7.4 Інформаційні системи в менеджменті підприємства

Інформаційні системи – є системи, які базуються на використанні комп'ютерів, і направляють апаратні засоби, програмне забезпечення і людські ресурси на підтримку організаційної інформації і задоволення комунікативних потреб.

Основні категорії інформаційних систем представлені в таблиці 7.2.

Таблиця 7.2 - Основні категорії інформаційних систем

Операційні інформаційні системи обробляють одержувані в ході бізнесів-операцій дані	Інформаційні системи менеджменту забезпечують інформацію і підтримку ухвалення ефективних управлінських рішень	Інші інформаційні системи
Системи обробки трансакцій реєструють і обробляють дані про бізнеси-операції (системи за допомогою яких ведеться облік продажу споживачам, закупівель у постачальників, змін запасів, виплати заробітної платні робочим) Системи контролю над виробничими процесами здійснюють моніторинг і контроль над процесами виробництва і збуту Офісні автоматизовані системи дозволяють прискорити офісні процедури, сприяють поліпшенню комунікацій і підвищенню продуктивності (електронна пошта, процесори редактори, телекомунікації, створення комп'ютерних баз даних)	Інформаційні системи звітності забезпечують інформацією у формі запропонованих звітів Системи підтримки ухвалення рішень - це інтерактивні комп'ютерні інформаційні системи, в яких використовуються різні моделі ухвалення рішень і спеціалізовані бази даних, які забезпечують діяльність відповідальних за ухвалення рішень робочих. Системи інформації виконавчого керівництва забезпечують вищий менеджмент спеціально організованою інформацією. Вони полегшують ухвалення стратегічних рішень на вищому рівні управління, оскільки надають можливість швидкого доступу до необхідної внутрішньої і зовнішньої інформації	Система підтримки групових рішень – це інтерактивні комп'ютерні системи, які полегшують ухвалення групових рішень (система робочої співпраці). Полегшує взаємодію членів команди, дозволяє оперативно одержувати необхідну інформацію. Експертні системи копіює розумові процеси, властиві професіоналам і менеджерам. Експертні системи розробляються з допомогою копіювання знань фахівців з області правил ухвалення рішень, які записуються в комп'ютерною програму, яка в свою чергу моделює певну стратегію рішення задач. Застосовуються для роботи з повторюваними пробами-лемами у вузьких сферах діяльності.

7.5 Організація діловиробництва на підприємстві.

Діловиробництво – це діяльність, яка пов’язана зі створенням документів і організацією роботи з ними в процесі управління.

Робота з документами займає від 30% до 50% робочого часу менеджерів, тому раціоналізація діловиробництва розглядається як один із шляхів підвищення ефективності управління.

В державі створена та функціонує Єдина Державна Система Діловиробництва (ЄДСД), яка являє собою комплекс основних положень, правил, нормативів і рекомендацій, які визначають і регламентують процеси створення, передачі, використання і зберігання різних документів в установах і організаціях держави.

Контроль системи діловиробництва здійснюється на основі журналів, які ведуться окремо для вхідних та вихідних документів.

Журнал вхідних документів призначений для фіксації дати одержання документу, назви документів, короткого змісту документа, назви підрозділу або посади, яким цей документ передано. Якщо документ потребує відповіді, фіксується дата контролю за підготовкою цієї відповіді.

Журнал вихідних документів містить інформацію про реєстраційний номер документу, назву документу, зміст документу, ким підготовлений і назва установи, куди цей документ надсилається.

Для підвищення ефективності роботи з документами проводиться уніфікація документів та типізація текстів.

В залежності від рівня централізації роботи з документами на підприємстві може бути застосована:

• централізована система діловиробництва, коли вся робота з документами зосереджена в канцелярії у секретаря;

• децентралізована система, коли робота з документами проводиться кожним підрозділом самостійно;

• комбінована система діловиробництва, коли документи виготовляються підрозділами, а реєструються і направляються за межі підприємства канцелярією або секретарем.

Центральною ланкою всієї системи діловиробництва є документ. Документ – це засіб закріплення інформації різними засобами на спеціальних носіях.

Управлінський документ – це документ, що містить відомості організаційного, розпорядчого або повідомляючого характеру, який створюється з метою управлінського впливу і відповідним чином оформляється на бумазі або іншому носії. В сучасній практиці діловиробництва налічується біля 1000 різновидів управлінської документації.

Вимоги до тексту документа:

1. Достовірність.

2. Точність.

3. Повнота і краткість.

4. Переконливість (докази).

5. Ділова мова – характеризується логічністю, послідовністю, виразністю і строгістю.

Текст будь-якого документу складається з 3 логічних елементів: вступ, доказ і заключення. У вступі викладається привід складання документу, викладається історія питання. Доказ містить викладення сутності питання, заключення містить викладення мети, заради якої складається документ.

Види управлінських документів:

1. Розпорядницькі: наказ, вказівка, розпорядження.

2. Організаційні: положення, статут, інструкція, протокол.

3. Інформаційно-довідкові: довідка, доповідна або пояснювальна записка, акт, службовий лист, телеграма. Листи бувають різних видів: лист-запит, претензійний лист, лист-нагадування, циркулярний лист (ініціативний лист, що надсилається в підвідомчі підрозділи і носить розпорядницький характер).

4. особисті документи: автобіографія, заява, доручення.