констпекты лекций / 3119_Protsesi_ta_efektivn_st_upravl_nnya_organ_z

Принцип зовнішнього доповнення.

В системах управління необхідно досліджувати проблему компенсації наслідків, які викликані недостатнім рівнем формалізації системи управління.

Поняття механізм означає, що для вирішення проблеми необхідно встановити основні функції конкретних працівників, певні способи взаємодії фахівців, методи рішення задач, відповідальність, інформацію.

Механізм компенсації наслідків (МКП) припускає, що наслідки можна виправляти у міру, або передбачати і попереджати їх. Відповідно використовуються два види режиму цього механізму: переслідування і передбачення.

Для розвинутих підприємств характерне використання першого механізму, для наших підприємств інший режим.

Якісні характеристики (ЯХ) властиві будь-якому об'єкту, проте їх рівень може істотно відрізнятися навіть для об'єктів однієї галузі, одного пояса рівнозначних потенційних можливостей. Основна причина таких відмінностей полягає в тому, що СУ формується переважно в режимі зовнішнього доповнення або шляхом застосування принципу зовнішнього доповнення. Визначення принципу: "В системах управління повинен функціонувати механізм компенсації наслідків, викликаних недостатнім рівнем формалізації СУ".

Відомо, що формалізована частина СУ - сукупність організаційних правових і соціально-економічних способів рішення складних проблем.

Механізм компенсації наслідків припускає застосування двох схем: передбачення і переслідування.

Вибір тієї або іншої схеми залежить від складності проблем, ступеня пізнання відповідного процесу, мистецтва керівництва.

3. Забезпечення рівня якісних характеристик

Механізм використання принципу зовнішнього доповнення тісно переплітається практично зі всіма якісними характеристиками.

3.1. Адаптивність - здатність СУ змінювати свою структуру і параметри процесів відповідно до зміни внутрішніх і зовнішніх умов.

Основними параметрами адаптивності є: гнучкість організаційної структури управління, її здатність оперативно змінювати склад структурних підрозділів, зміст функцій, переналагоджувати І.С., вводити нові елементи в інші складові: технологію, кадри, стиль керівництва.

Низький рівень адаптивності зумовлює такі недоліки, як значні втрати доходу внаслідок нереалізованих можливостей, збільшення витрат виробництва і обігу.

Надійність - здатність системи управління забезпечувати встановлений режим процесу підготовки, ухвалення і реалізації рішень. Надійність досягається в основному за рахунок підтримки параметрів І.С. орг. структури, виконавчої дисципліни, застосування виборчої системи заохочень і стягнень. Особливе значення для надійності мають створені раніше комплексні системи оцінки якості праці.

11

Рівень надійності - відношення кількості своєчасно реалізованих рішень до загальної кількості рішень необхідних для виконання всього об'єму робіт у сфері управління.

Параметри надійності вимірюються на стадії детального аналізу або в процесі промислової діагностики.

В практиці управління особливе значення має робота по забезпеченню надійності рішень. Це досягається шляхом поліпшення інформаційного забезпечення, виконавчої дисципліни, стилю керівництва. Такі заходи в рівній мірі поліпшують надійність і адаптивність.

3.2. Технологічність СУ визначає міру готовності СУ до впровадження прогресивних методів і засобів управління технології управлінської праці, заснованій на застосуванні ЕОМ і формалізованих засобів. Технологічність звичайно передбачає підвищення готовки СУ до упровадження безпаперової технології. На стадії, що передує упровадженню такої технології аналізуються наступні параметри СУ: рівень кваліфікації кадрів, відповідність функціональної структури складу задач А.І.С, характеристики стилю керівництва основних категорій керівників. Параметри технологічності можна зміряти шляхом їх зіставлення з відповідними параметрами системи еталона.

3.3. Рівень співвідносності (У.С.) - інтегральна характеристика, визначальна здатність СУ достатньою мірою впливати на об'єкт управління і його складові частини. Відповідно до закону необхідної різноманітності рівень співвідносності - міра відповідності потенціалу СУ сукупної потреби в управлінській дії керованого об'єкту.

Формула визначення показника ідентична формулі ЗНР. Маємо:

n

Ki pi

U so i 1

m .

Nigi

j 1

В практиці У.С. вимірюється тільки при виконанні складних перетворень. Головна задача апарату управління визначити відхилення в окремих підсистемах. Звичайно це нераціональна схема розподілу функції, невідповідність складу інформації потребам персоналу для підготовки варіантів рішень, порушення маршрутів руху документів.

Рівень самоорганізації (СМО) - визначає здатність основних категорій персоналу систематично контролювати і удосконалювати свою діяльність без прямої дії вищого керівництва. Початком процесу СМО є використовування методу делегування повноважень. Звичайно повноваження делегуються нижчестоячим ланкам для вирішення поточних задач. Виконання цієї роботи пов'язане з поліпшенням зв'язків і відносин в колективі, перерозподілом функцій по горизонталі, досягненням відповідності інформації, функцій і результатів діяльності.

Рівень самоорганізації вимірюється відношенням кількості елементів СУ встановлюваних в режимі СМО і загальній кількості елементів СУ

12

3.4. Економічність - інтегральна характеристика СУ, що визначає співвідношення економічних результатів до витрат на зміст апарату управління. Економічність досягається в процесі поліпшення всіх якісних характеристик. Чим вище рівень якісних характеристик тим вище результати діяльності СУ. Приклад: на машинобудівному заводі механозбірний цех розробляє підсистему оперативного управління, що дозволить на 0.5 млн. грн. витрат отримати приріст прибутку за 4 роки 0,8 млн. грн.

Економічність дорівнює:

0,2 Э 0,5 0,4 .

Будь-які перетворення в СУ впливають на економічність. Проте оптимальний рівень економічності СУ досягається шляхом значного поліпшення якісних характеристик. Тому економічність доцільно розглядати як функцію з багатьма змінними: Н – надійності; А – адаптивності; Т – технологічності; З – співвідносності; Р – самоорганізації. Залежність економічності від інших характеристик для конкретного об'єкту можна визначити за допомогою математичної статистики. Для степеневої залежності формула в абстрактному вигляді має вигляд:

Э F(H x1 Ax2 T x3 Cx4 Px5).

Аналогічно складаються формули і для інших форм кореляційної залежності (параболічній, лінійній, логарифмічній і ін.). Форма залежності визначається по максимальному коефіцієнту множинної кореляційної залежності в процесі моделювання на ПЕВМ.

Питання для самоперевірки

1.Назвіть стадії розвитку систем управління.

2.Охарактеризуйте кожну стадію системи управління.

3.Дайте визначення якості системи управління.

4.Сформулюйте Закон необхідної розмаїтості.

5.Принцип зовнішнього доповнення.

6.Принцип обмеження розмаїтості.

7.Суть і засоби поліпшення якісних характеристик: надійність, адаптивність, технологічність, співвідносність, самоорганізація системи управління й економічність управління.

13

РОЗДІЛ 3. ФУНКЦІОНАЛЬНА СТРУКТУРА (ФС) ПРОЦЕСІВ УПРАВЛІННЯ І ЇЇ ВПЛИВ НА ЕФЕКТИВНІСТЬ ВИРОБНИЦТВА

План

1.Основні підходи до побудови ФС процесів управління.

2.Взаємозв'язок процесів розвитку і ресурсного забезпечення.

3.Ефективність процесів розвитку.

4.Ефективність процесів ресурсного забезпечення.

1. Основні підходи до побудови ФС процесів управління

Процеси управління покликані диференціювати і конкретизувати загальні функції управління, орієнтуючи їх на рішення спеціальних задач, по основних напрямах діяльності колективу. Найприйнятнішою формою вказаних перетворень є створення функціональної структури процесів управління ФСПУ - сукупність функцій, задач і процедур управління, що дозволяють забезпечити роботу всіх підрозділів підприємства по всіх напрямах його функціонування і розвитку.

ФС звичайно відображає схему розподілу конкретних задач управління по структурних підрозділах апарату управління. При побудові ФС використовується декілька підходів:

1)на основі оргструктури управління;

2)шляхом копіювання типових схем розподілу функцій з деякою доробкою схеми в умовах роботи конкретного об'єкту;

3)на основі методології процесів управління.

Перші два підходи мають істотні недоліки: дублювання функцій; збереження адміністративних бар'єрів між підрозділами; ігнорування багатьох складних проблем ресурсозабеспечення, екології, завоювання нових ринків і ін. Особливий інтерес має третій підхід заснований на детальному аналізі зв'язків А.У. з сферами виробництва і господарської діяльності.

2. Взаємозв'язок процесів розвитку і ресурсного

забезпечення

Методологія дослідження процесів управління заснована на розділенні всієї безлічі функцій на певні групи, кожна з яких орієнтована на рішення задач в певній сфері роботи колективу. Спочатку виділяються два напрями: перше - розвиток підприємства, друге - забезпечення функціонування підприємства. Відповідно утворюються процеси розвитку і ресурсного забезпечення.

До першої групи відносяться чотири основні процеси:

1)управління планово - економічною діяльністю колективу;

2)управління соціальним розвитком;

14

3)організація управління;

4)управління науково - технічним розвитком підприємства.

В другу групу - ресурсне забезпечення роботи об'єкту, входять процеси:

1)оперативне управління основним видом діяльності;

2)управління матеріально - технічними ресурсами;

3)управління фінансовою діяльністю;

4)управління трудовими ресурсами;

5)управління організаційно - технічними сферами роботи об'єкту (ремонтне, транспортне обслуговування, капбудівництво і ін.).

Процеси першої і другої групи взаємозв'язані і знаходяться в постійній взаємодії. Основне призначення процесів розвитку - формувати і постійно поліпшувати організаційно - інтелектуальний потенціал (ОЇТП) колективу. Його параметри: рівень професіоналізму, оперативність рішення складних проблем, питома вага стратегічних задач, рівень виконавчої дисципліни, а також всіх рівнів якісних характеристик управління. Формуючи ОЇТП, апарат управління активізує процеси другої групи і поліпшує таким чином роботу всіх підрозділів підприємства.

Особливе значення для поліпшення роботи підприємства мають розробки в області організації управління, до яких відносяться: оргструктура, інформаційна база, технологія і організація управлінської праці.

Наявність зворотного зв'язку сприяє конкретизації проектів і рішень, поліпшенню зв'язків і відносин по вертикалі і горизонталі, досягненню збалансованості і скоординованості системи управління.

3. Ефективність процесів розвитку

Загальна оцінка організації процесів управління повинна показати ступінь їх впливу на рівень ефективності роботи підприємства. З цією метою використовується формула економічності управління, а розрахунки проводяться за декілька років. Динаміка показника економічності показує якою мірою ПУ поліпшують (погіршують) фінансово - економічні показники підприємства.

Для підвищення рівня ефективності ПУ необхідно виконати спеціальні умови соціально - економічного, фінансового і організаційно - технічного характеру.

Загальні умови:

1)стиль і методи керівництва повинні враховувати сучасні концепції управління: стратегічне планування, маркетинг, інжиніринг, управління проектами і др.;

2)необхідно формалізувати зв'язки і відносини між підрозділами, виконуючими ПУ 1 і 2 - й груп, особливо по нових задачах і напрямах діяльності;

3)для вдосконалення ПУ керівники підприємства повинні виділяти в повному об'ємі фінансові і матеріально - технічні засоби;

4)вдосконаленню ПУ повинні надавати належну увагу керівники і фахівці підприємства, особливо на вищому рівні, при виробленні стратегії розвитку підприємства.

15

підвищення кваліфікації кадрів. Ефективність системи управління трудовими ресурсами досягається за умови, що по всім конкретним задачам будуть розроблені оригінальні способи ухвалення і реалізації управлінських рішень.

Питання для самоперевірки

1.Основні підходи до побудови функціональної структури процесів управління. 2.Два напрямки процесів управління.

3.Взаємозв'язок процесів розвитку і ресурсного забезпечення. 4.Ефективність процесів розвитку.

5.Ефективність процесів ресурсного забезпечення.

РОЗДІЛ 4. ТЕХНОЛОГІЧНА СТРУКТУРА ПРОЦЕСІВ

УПРАВЛІННЯ

План

1.Сутність і призначення технологічної структури процесів управління.

2.Структура організаційно - розпорядних операцій.

3.Конструктивно - аналітичні операції.

4.Інформаційно - технічні операції.

1. Сутність і призначення технологічної структури процесів управління

Процес рішення управлінських задач грунтується на використанні технології управління, властивої кожній конкретній організації. Технологія - це сукупність операцій, що виконуються в певній послідовності і за допомогою наявних технічних засобів. В одній організації можуть використовуватися декілька взаємозв'язаних технологій, а іноді і декілька десятків для особливо крупних об'єктів. Це визначено специфікою управлінської праці, комплексами технічних засобів (КТЗ), рівнем формалізації управління і іншими чинниками.

Слід враховувати, що технологія управління є похідною від технологічної структури процесу управління - системи технологічних операцій, норм і правил їх виконання, орієнтованій на певний КТЗ. Технологічна структура складається з 3-х основних груп операцій:

-організаційно - розпорядливої;

-конструктивно - аналітичної;

-інформаційно - технічної.

Технологічна структура тісно пов'язана з функціональною структурою процесу управління. Кожний процес ФСУ може включати всі групи технологічних операцій. Взагалі, це дві пересічні і взаємодоповнюючі структури.

17

Приклад - процес соціального розвитку включає: соціальне нормування; соціальне забезпечення; соціальний захист; створення соціального базису розвитку об'єкту; соціальне пристосовування і орієнтацію в колективі. Всі задачі розв'язуються за певною технологією обробки інформації

Встановлення стабільності роботи колективу за рахунок соціальних гарантій формування соціально - психологічного клімату в колективі, а також інші результати можуть бути отримані шляхом реальних дій: збір і обробка інформації; вибір конструктивних рішень; розробка програм створення соціального базису колективу. Т.ч. поєднання елементів функціональної і технологічної структур сприяє досягненню конкретних результатів.

2. Структура організаційно - розпорядливих

операцій (ОРО)

До цієї групи відносяться найважливіші операції, від яких залежить затвердження рішення, його реалізація і отримання результатів. ОРО ділиться на наступні підгрупи: організаційні, розпорядливі, комунікаційні, координаційні, контрольно - оцінні.

Організаційні операції (ОО) виконуються переважно в тих ситуаціях, коли необхідно забезпечити узгодженість декількох виконавців робіт. Організація включає: визначення графіка виконаних робіт і складу виконавців; встановлення завдання кожному виконавцю; коректування графіків роботи. Якщо роботу виконує одна людина організаційні операції такі необхідні, проте їх склад істотно скорочується. Приклад - демонтаж устаткування: заст. начальника цеху, гл. технолог, механік цеху, майстер і інші.

Розпорядливі операції (Ро) - перетворюють аналітичну інформацію в команди - конкретні рішення і рекомендації. Р.О. виконуються в усній і письмовій формі. Співвідношення усних і письмових рішень має важливе значення для підвищення ефективності і оперативності управління. Ро завжди направлені на вибір ефективного варіанту рішення затвердження рішення і передачу нового варіанту його виконавцям.

Комунікаційні операції - виконуються в процесі наладки і використовування службових комунікацій (СК). СК звичайно рахують зв'язки між виконавцями усередині організації і із зовнішнім середовищем. Комунікації формуються переважно на формальній основі: положення про відділи, стандарти підприємства, інструкції, алгоритми і т.п. Неформальні відносини можуть тільки доповнити. Виключення складають комунікації в тіньовій економіці, які створюються виключно на неформальній основі.

Координаційні операції (КО) є різновидом організаційних операцій. КО - узгодження дій і виконавців для досягнення поставленої мети. Виконавцями можуть бути, як окремі працівники, так і колективи структурних підрозділів. КО сприяють досягненню єдності в методах рішення проблеми, термінах виконання роботи, ресурсах і інших компонентах. Приклад - координація роботи технологів, конструкторів, постачальників, при проектуванні нових виробів і технічному переозброєнню виробництва.

Контрольні оцінні операції виконуються в процесі реалізації рішень. З цією метою застосовуються спеціальні способи контролю:

1)зіставлення результатів з нормами, планами, програмами;

2)визначення відхилень від основних параметрів процесу;

18

3)самоконтроль з боку працівників;

4)оцінка кінцевих результатів роботи кожного працівника;

5)оцінка кінцевих результатів роботи кожного структурного підрозділу.

3. Конструктивно - аналітичні операції (КАО)

КАО призначені для пошуку ефективних варіантів управлінських рішень і підготовки їх до ствердження компетентною особою. Всю сукупність дій персоналу в цьому напрямі можна розділити на дві групи операцій: аналітичні і конструктивні. В практиці обидва вказаної групи операцій, як правило, виконуються однією особою. Суть КАО зводиться до осмислення ситуацій шляхом аналізу відомих положень і показників. Аналіз дозволяє виробляти варіанти рішень - конструювати моделі процесів і явищ.

Ефективність КАО залежить від уміння персоналу застосовувати загальні і спеціальні методи дослідження процесів управління. До загальних методів відносять: системний аналіз; діагностика стану об'єкту; економічний аналіз; функціонально - вартісній аналіз і ін. Кожний з вказаних загальних методів призначений для певної проблеми. При виборі методу ураховуються складність проблеми, поставлені цілі, наявність інформації і ін.

Спеціальні методи безпосередньо призначені для виконання КАО. До спеціальних відносяться наступні методи: мозкового штурму, аналогій, інверсій, сценаріїв, морфологічного аналізу і ін. Найбільш часто в практиці застосовується метод сценаріїв, дозволяючий виробляти аналітичні моделі рішення складних ситуацій: розробка і затвердження новій оргструктуры; акціонування підприємства; підготовка до випуску нових видів продукції і ін.

При розробці і реалізації сценаріїв визначаються практичні події, факти, що дозволяє завчасно, в режимі передбачення, виробляти ефективні способи і засоби досягнення цілей організації.

Рішення складних проблем в окремих випадках може здійснюватися шляхом комплексного застосування загальних і спеціальних методів. Наприклад: на основі системного аналізу, фахівці визначили початок кризового стану фірми. Пошук шляхів виходу з кризи доцільно проводити шляхом застосування різних методів: аналогій, інверсії, мозкового штурму. В такій складній ситуації необхідно створити матричну структуру, що дозволяє використовувати досвід і знання всіх кваліфікованих фахівців.

4. Інформаційно - технічні операції (ІТО)

ІТО - мають найбільшу питому вагу в управлінській діяльності (на середньому і нижньому рівні 60-80 %) в загальних трудовитратах управління (40-60% на вищому рівні управління). Ця група об'єднує операції збору первинної обробки, зберігання, пошуку, видачі інформації. При автоматизованій обробці даних технологія ускладнюється за рахунок операцій введення даних, їх перезапису, контролю достовірності, кодування і ін. робіт, виконуваних персоналом по спеціальних інструкціях.

19

Щоб скоротити до мінімуму питому вагу ІТО необхідно створювати на базі ПЕВМ і формалізованих засобів, технологію ухвалення управлінських рішень. Їх відмінності від звичайної автоматизації управління полягають в наступному:

-наявність в АСУ бази знань, включаючій блоки штучного інтелекту по основних напрямах діяльності підприємства;

-інтеграція баз даних і баз знань в процесі вироблення управлінських рішень;

-здатність блоків і підсистем АСУ видавати інформацію у формі прикладів, розпоряджень, прийомів, звітів виробничих завдань, нормативів, аналізів, описів ситуацій і др.;

-наявність автоматичних засобів реєстрації і збору інформації, постійне зниження питомої ваги документальних джерел реєстрації даних;

-інтеграція блоків спеціальних систем САПР, АСУТП, АСУП, що дозволяє значно скоротити участь персоналу в обробці, осмисленні, перетворенні даних.

Такі системи можна створити тільки в організаціях з високим рівнем розвитку і достатнім фінансовим забезпеченням процесів виробництва і управління.

На малих підприємствах проблему зниження витрат на виконання ІТО можна вирішувати більш простими засобами, які не вимагають складних технічних засобів і інвестування. До таких методів і засобів відносять:

1)визначення оптимальних об'ємів даних для організації ППР, що досягається в основному за рахунок мистецтва управління, високого професіоналізму, делегування повноважень;

2)впорядкування систем документації і технології документування;

3)підвищення відповідальності осіб за достовірність усних повідомлень, виключення внаслідок цього зайвих документопотоков;

4)використовування принципу управління по відхиленнях.

Питання для самоперевірки

1.Основні передумов і умови побудови технологічної структури процесів управління.

2.Основні методи удосконалювання технологічних операцій.

3.Поняття управлінських комунікацій і їхня роль у підвищенні якості й оперативності управління.

4.Взаємозв'язок розпорядницьких, координаційних і контрольнооцінювальних операцій.

5.Вплив технології виконання розпорядницьких і контрольно-оцінювальних операцій на ефективність управління.

20