БухУчет Конспект Лекций

Кожний бухгалтерський документ повинен бути оформлений так, щоб

вньому містилися всі відомості, необхідні для отримання повного уявлення про проведену операцію і забезпечення його доказової сили.

Велика різноманітність господарських операцій викликає необхідність

врізних формах облікових документів, що містять відповідні реквізити.

Разом з тим в кожному обліковому документі повинні бути реквізити,

що є обов'язковими для будь-якого документа. До таких реквізитів відносяться:

•найменування документа

•дата і місце складання документа

•зміст господарської операції

•вимірники господарської операції

•підписи осіб відповідальних за проведення господарських операцій і оформлення документа.

Господарські операції, які проводяться на підприємстві, можуть відбиватися також і в машинних носіях, інформація на яких відповідним образом захищена, і забезпечується юридична сила господарських операцій, що проводяться, а також встановлюється відповідальність за них.

На основі первинних документів здійснюються записи в облікових регістрах: рахунках, журналах і т.п.

Види документів:

1. За місцем складання облікові документи бувають зовнішніми і внутрішніми.

Зовнішні документи находять на підприємство з боку державних органів, вищестоящих організацій, банків, податкової інспекції, від засновників, постачальників і ін. Ці документи складаються за типовими формами.

Прикладом такого документа може служити платіжне доручення,

платіжна вимога, рахунок-фактура постачальника.

Внутрішні документи складаються безпосередньо на підприємстві.

2. За призначенням документи бувають:

•розпоряджувальні

•виправдальні (виконавчі)

•комбіновані

•бухгалтерського оформлення

Розпоряджувальні - це такі документи, в яких містяться розпорядження, вказівки про виробництво, проведення тих або інших господарських операцій. Вони не служать основою для запису в бухгалтерському обліку, але по них здійснюється попередній контроль.

Наприклад, платіжне доручення і платіжна вимога.

Виправдувальні (виконавчі) документи засвідчують факт проведення господарських операцій. До них відносяться: прибуткові ордери, акти приймання матеріалів, акти приймання-вибуття основних коштів.

Виправдувальні документи підписують особи, відповідальні за виконання господарських операцій і за їх правильність оформлення в документах (начальники цехів, завідуючі складами, майстри).

Виправдувальні документи, що находять до бухгалтерії підприємства,

перевіряються, а потім приймаються до обліку.

Комбіновані документи - це такі документи, які одночасно є і розпоряджувальними і виконавчими. До них відносяться: прибуткові і витратні касові ордери, розрахунково-платіжні відомості на видачу зарплати працівникам підприємств, авансові звіти підзвітних осіб.

Документи бухгалтерського оформлення складаються тоді, коли для записів бухгалтерських операцій немає інших документів або при узагальненні і обробці виправдувальних і розпоряджувальних документів.

До них відносяться довідки, розрахунки, відомості розподілу і т.д.

3. За обсягом змісту документи поділяються на первинні і зведені.

Первинні документи складаються на кожну операцію в момент її здійснення. До них відносяться: документи про надходження на

підприємство матеріалів і відпустці їх зі складів підприємства в цехи, про відвантаження продукції покупцям, про нарахування зарплати працівникам за вироблену продукцію і т.д.

Зведені документи узагальнюють показники шляхом відповідного їх угрупування, систематизації з первинних документів (наприклад,

розрахунково-платіжна відомість працівникам цехів, підприємства загалом і т.д.). Від накопичувальних документів зведені відрізняються тим, що зведений документ складається на основі первинних документів і є їх зведенням, а накопичувальний документ - це первинний документ, що складається поступово.

4. За способом обхвату операцій документи діляться на разові і накопичувальні.

Разові документи відображають одну або одночасно декілька господарських операцій. Відмінна риса цих документів - відразу після складання вони можуть бути передані в бухгалтерію, і використовуватися в бухгалтерському обліку (прибуткові ордери, платіжні вимоги).

Накопичувальні документи служать для оформлення однорідних операцій, що проводяться на підприємстві в різний час (за тиждень,

декаду). Їх складають з метою зменшення числа документів, які виписуються по тих операціях, які проводяться на підприємстві багато разів протягом короткого часу. Наприклад, авансовий звіт, в ньому відбиваються всі витрати, зроблені підзвітною особою за час, що пройшов з моменту отримання авансу.

Документування господарських операцій складається із 2-х частин:

•прийняття даних про проведену операцію (підрахунок, вимірювання)

•занесення отриманих відомостей в документ (проставлення його реквізитів)

Прийняття даних і занесення їх в документи називається первинним

обліком. Первинний облік може здійснюватися двома способами:

1. ручним

2. машинним Складання документів вручну займає багато часу і приводить іноді до

спотворення відображених в них операцій через неправильне їх занесення в документ.

Машинний спосіб набагато збільшує продуктивність праці як по сприйняттю даних, так і заповненню документів.

Облікова (бухгалтерська) документація повинна відповідати наступним основним вимогам:

•бути точною, тобто відповідати фактично проведеним господарським операціям за їх характером, кількісному і грошовому вираженню

•простою і ясною, зрозумілою не тільки працівникам облікового апарату, але і споживачам (працівникам ДПІ, банків, менеджерам,

засновникам)

• своєчасно оформленої і орієнтованої на обробку її в умовах автоматизації облікового процесу

Бухгалтерська інформація, яка відображається в облікових документах, повинна бути якісною і ефективною, тобто формуватися з найменшими витратами праці і часу.

Вимоги, що пред'являються до документів: чіткі записи; не допускати помарок і підчисток; не допускається виправлення банківських і касових документів; якщо є виправлення, то вони повинні бути завірені тими особами, які їх зробили.

5.2 Документація як спосіб первинного відображення об’єктів

бухгалтерського обліку

Бухгалтерський облік здійснює суцільне й безперервне спостереження за господарськими процесами і відображає його в документах, які складають на кожну господарську операцію.

Будь-яка господарська діяльність відображається в бухгалтерському обліку способом суцільного і безперервного документування всіх господарських операцій, які здійснюють на підприємстві. Закон України «Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні» № 996–ХІV, затверджений 16.07.99 р. та «Положення про документальне забезпечення записів у бухгалтерському обліку», затверджене наказом МФУ № 88 від 24 травня 1995 р. визначають порядок створення, прийняття і відображення у бухгалтерському обліку та вимоги щодо складання документів. Відображення об’єктів обліку у первинних бухгалтерських документах називається документацією.

Документ — це безперечне письмове свідчення про здійснення господарської операції або письмове розпорядження на право її здійснення. Термін «документ» походить від латинського documentum і буквально означає свідоцтво, доказ. У теорії і практиці під документом розуміють матеріальний носій, на якому зафіксована інформація за допомогою різних засобів і способів.

Бухгалтерський документ — це документ певної форми і змісту, що містить інформацію про господарську операцію та юридично підтверджує факт її здійснення або розпорядження на право її проведення.

Первинний документ — це документ, який складено безпосередньо в процесі ведення господарської операції або відразу після її завершення.

Дані первинних бухгалтерських документів є основою первинної облікової інформації, а первинна документація — першим етапом облікового процесу.

Зведений обліковий документ — це документ, складений на підставі декількох первинних документів для використання їх для контролю та впорядкування оброблення даних.

Первинні та зведені облікові документи можуть бути складені на паперових або машинних носіях і повинні мати такі обов’язкові реквізити:

назву документа (форми);

дату і місце складання;

назву підприємства, від імені якого складено документ;

зміст та обсяг господарської операції, одиницю виміру господарської операції;

посади осіб, відповідальних за здійснення господарської операції та правильність її оформлення;

особисті підписи або інші дані, що дають змогу ідентифікувати особу, яка брала участь у здійсненні господарської операції.

Залежно від характеру операцій і технології опрацювання облікової інформації до первинних документів можуть бути внесені й інші додаткові реквізити: ідентифікаційний код підприємства; номер документа; підстава для здійснення операцій; дані про документ, що засвідчує особу одержувача, тощо.

Документи складаються на бланках типових форм, затверджених Державним комітетом статистики України, а також на бланках спеціалізованих форм, затверджених міністерствами та відомствами України, або виготовлених самостійно бланках, які повинні обов’язково містити реквізити типових або спеціалізованих форм. Нижче наведено перелік типових форм які використовують на підприємствах України для документації господарських явищ і процесів (табл. 5.2.1).

Головною складовою документа є інформація. Інформація може бути недокументальною — не закріпленою, та документальною — закріпленою на відповідному носії (папері, магнітній стрічці, дискеті, лазерному диску тощо), який призначений для її зберігання та передавання в просторі та часі.

Матеріальний об’єкт, спеціально призначений для запису, зберігання та передачі інформації, називають матеріальним носієм або носієм інформації.

Таблиця 5.2.1

ПЕРЕЛІК ТИПОВИХ ФОРМ, ЩО ЇХ ВИКОРИСТОВУЮТЬ ДЛЯ

ПЕРВИННОЇ ДОКУМЕНТАЦІЇ ГОСПОДАРСЬКИХ ЯВИЩ І

ПРОЦЕСІВ НА ПІДПРИЄМСТВАХ УКРАЇНИ

Закінчення табл. 5.2.1