БухУчет Конспект Лекций

Найменування інвентаризованих цінностей і об'єктів (предметів) та їх кількість відображаються в описах за субрахунками, номенклатурою та в одиницях виміру, прийнятих у обліку.

На цінності, які не належать установі, але знаходяться в її розпорядженні, складаються окремі описи з розподілом: на орендовані,

прийняті на відповідальне зберігання і таке інше.

При проведенні інвентаризації основних засобів та інших матеріальних цінностей виявляються всі невикористовуванні в установі цінності, які можуть бути реалізовані.

Дані інвентаризації з кожного виду цінностей записуються в інвентаризаційні описи окремо, за місцезнаходженням цінностей і особами, відповідальними за їх зберігання.

Ці описи складаються в двох примірниках.

При зміні матеріально відповідальних осіб складається три примірники опису.

Описи підписуються головою та всіма членами інвентаризаційної комісії, а матеріально відповідальні особи пишуть на кожному описі розписку про те, що всі цінності, відмічені в опису, перевірені в його присутності, прийняті ним на відповідальне зберігання і що він ніяких претензій до комісії не має.

Таким чином інвентаризаційні описи являють собою документи,

фіксуючі фактичну наявність і стан коштів господарства на певну дату.

Описи можуть бути заповнені як ручним способом, так і засобами обчислювальної та іншої оргтехніки. Описи, що складаються вручну,

заповнюються чорнилами або кульковою ручкою чітко і ясно. Жодні виправлення і підчистки є неприпустимими.

На кожній сторінці опису прописом вказуються число порядкових номерів матеріальних цінностей і загальний підсумок кількості всіх цінностей у натуральних показниках, записаних на даній сторінці,

незалежно від того, в яких одиницях виміру (штуках, кілограмах, метрах і

таке інше) ці цінності вказані. У тих випадках, коли матеріально відповідальні особи виявлять після інвентаризації помилки в описах, вони повинні негайно (до відкриття складу, комори, секції і таке інше) заявити про це голові інвентаризаційної комісії.

Інвентаризаційна комісія виконує перевірку вказаних фактів і, у

випадку їх підтвердження, проводить виправлення виявлених помилок у встановленому порядку. Виправлення повинні бути вказані і підписані всіма членами інвентаризаційної комісії і матеріально відповідальною особою. В описах не можна залишати незаповнені рядки. На останніх сторінках описів незаповнені рядки перекреслюються.

У разі зміни матеріально відповідальної особи в описах особа, яка прийняла цінності розписується про їх отримання, а та, яка здала, - про їх здачу.

На період між інвентаризаціями в установах з великою номенклатурою цінностей можуть проводитись вибіркові інвентаризації матеріальних цінностей в місцях їх зберігання і переробки.

Контрольні перевірки правильності проведення інвентаризацій і вибіркові інвентаризації, які проводять в період між інвентаризаціями,

виконуються інвентаризаційними комісіями за розпорядженням керівника установи.

Після закінчення інвентаризації оформлені описи (акти) здаються в бухгалтерію для перевірки, виявлення і відображення в обліку результатів інвентаризації. При цьому кількісні та цінові показники за даними бухгалтерського обліку проставляються проти відповідних даних опису і шляхом співставлення виявляються розходження між даними інвентаризації і даними обліку.

Результати інвентаризації цінностей, які належать іншим організаціям,

з додатком копії опису повідомляють їхнім власникам.

Інвентаризаційна комісія перевіряє правильність визначення бухгалтерією результатів інвентаризації і свої висновки та пропозиції відображає у протоколі засідання інвентаризаційної комісії.

У протоколі приводяться докладні дані про причини та осіб, винних в недостачах, втратах, а також надлишках і вказуються які вжито заходи стосовно винних осіб.

Не пізніше ніж за десять днів після закінчення інвентаризації,

протоколи інвентаризаційної комісії затверджуються керівником установи.

Матеріали інвентаризації та рішення щодо регулювання розбіжностей затверджуються керівником установи з включенням результатів у звіт за той період, в якому закінчена інвентаризація, а також і в річний звіт.

Термін зберігання документів з інвентаризації (інвентарні описи, акти,

протоколи засідань інвентаризаційних комісій) в установах, становить три роки за умови завершення ревізій.

Виявлені при інвентаризації розходження між фактичними залишками матеріальних цінностей і грошових коштів з даними бухгалтерського обліку регулюються установою в такому порядку:

•основні засоби, матеріальні цінності, цінні папери, грошові кошти та інше майно, які виявлені в надлишку, підлягають оприбуткуванню та зарахуванню відповідно на збільшення фінансування установи з подальшим установленням причин виникнення надлишків і винних у цьому осіб;

•втрата матеріальних цінностей в межах затверджених норм природних втрат списується за розпорядженням керівника установи на зменшення фінансування;

•недостача цінностей понад норми природних втрат, а також втрати від псування цінностей відносяться на рахунок .винних осіб за цінами, за якими обчислюється розмір шкоди від крадіжок, недостач,

знищення і псування матеріальних цінностей;

• втрати і недостачі понад норми природних втрат матеріальних цінностей, включаючи готову продукцію, у тих випадках, коли винні не встановлені або у стягненні з винних осіб відмовлено судом, зараховуються на зменшення фінансування.

У випадках стягнення втрат з винних осіб, заподіяних крадіжкою, недостачею або втратою, визначення сум збитків здійснюється відповідно до постанови Кабінету Міністрів України від 22.01.96 №116 "Про затвердження Порядку визначення розміру збитків від розкрадання, нестачі, знищення (псування) матеріальних цінностей" та Закону України "Про визначення розміру збитків, завданих підприємству, установі, організації розкраданням, знищенням (псуванням), недостачею або втратою дорогоцінних металів, дорогоцінного каміння або валютних цінностей".

При встановленні недостач і втрат, які виникли внаслідок зловживань, відповідні матеріали протягом п'яти днів після встановлення недостач і втрат підлягають переданню до слідчих органів, а на суму виявлених недостач і втрат подається цивільний позов.

У документах, які установи подають для оформлення списання недостач понад норми природних втрат і втрат від псування матеріальних цінностей, слід вказати заходи, яких вжито задля попередження таких втрат.

Списання з балансу установи витрат на припинене будівництво, витрат на проектно-розвідувальні роботи з нездійсненого будівництва проводиться на підставі документів інвентаризації.

Загальна методика та стадії проведення інвентаризації активів під-

приємства та фінансових зобов’язань наведена на рис. 5.5.1— 5.5.2.

Порядок та послідовність визначення, регулювання та відображення результатів інвентаризації наведені на рис. 5.5.3.

Інформація, що міститься у прийнятих до обліку первинних документах, систематизується на рахунках бухгалтерського обліку в облікових регістрах.

Облікові регістри — це носії інформації встановленої форми і змісту,

призначені для реєстрації, відображення, накопичення, групування й узагальнення господарських операцій, оформлених відповідними первинними документами, на рахунках бухгалтерського обліку.

Записи господарських операцій у регістрах називаються обліковою реєстрацією.

Для обліку та реєстрації господарських операцій підприємства застосовують різноманітні за формою, змістом, способом відображення і нагромадження інформації облікові регістри. Склад облікових регістрів залежить від прийнятої на підприємстві форми бухгалтерського обліку.

У бухгалтерському обліку за зовнішнім виглядом використовують такі облікові регістри: книги, журнали, відомості, картки, машинограми, окремі листки.

За характером записів облікові регістри поділяють на хронологічні,

систематичні та комбіновані.

Хронологічними називають такі облікові регістри, в яких записи здійснюють у календарній послідовності відповідно до часу здійснення і оформлення господарської операції (реєстраційний журнал операцій,

касова книга тощо).

Систематичні облікові регістри призначені для відображення у визначеній послідовності з певним групуванням однорідних за економічним змістом операцій на відповідних синтетичних і аналітичних рахунках

(Головна книга, картки складського обліку та ін.).

Комбіновані — це такі регістри, в яких поєднано хронологічні та систематичні записи (книга Журнал-Головна, журнали-ордери, відомості тощо).

За обсягом змісту облікові регістри поділяються на регістри синтетичного, аналітичного обліку та комбіновані.

У регістрах синтетичного обліку ведеться облік в узагальненому вигляді за синтетичними рахунками у грошовому вимірнику, аналітичного

— за аналітичними, де інформацію подають у натуральних, трудових і вартісних вимірниках. Регістром синтетичного обліку є Головна книга,

реєстраційний журнал операцій, до регістрів аналітичного обліку належать картки, книги тощо. У комбінованих регістрах синтетичний та аналітичний облік поєднуються. До комбінованих регістрів можна віднести окремі журнали-ордери, відомості, машинограми.

За своєю будовою (формою) облікові регістри розрізняються односторонні, двосторонні, багатографні та шахові.

В односторонніх регістрах уся облікова інформація розміщена з однієї сторони (як правило, праворуч). Прикладом можуть бути усі типові картки аналітичного обліку.

Двосторонні регістри складаються з двох частин: ліва призначена для обліку дебетових записів, права — для кредитових. До таких регістрів належить Головна книга.

У багатографних регістрах одна із граф (найчастіше дебетова)

поділена на кілька граф для деталізації записів. Прикладом такого регістру є картка аналітичного обліку витрат виробництва, в якій за дебетом рахунка «Виробництво» розшифровуються витрати, що списуються з багатьох інших рахунків.

Шахові облікові регістри побудовані за принципом шахової дошки.

Записи суми господарських операцій в таких регістрах роблять тільки один раз у клітинці на перетині стовпчика і рядка таблиці, що означає кредит одного рахунка та дебет іншого. Така будова значно скорочує кількість записів, оскільки подвійний запис здійснюється в один робочий прийом. Шахова форма є характерною ознакою журнально-ордерної форми бухгалтерського обліку.

Класифікація облікових регістрів представлена на рис. 5.6.1.

Рис. 5.6.1. Класифікація облікових регістрів

Порядок облікової реєстрації регламентується Законом України «Про бухгалтерський облік і фінансову звітність в Україні», Положенням про документальне забезпечення записів у бухгалтерському обліку, Планом рахунків бухгалтерського обліку активів, капіталу, зобов’язань і господарських операцій підприємств і організацій та інструкцією про його застосування.

У регістрах синтетичного та аналітичного обліку систематизується інформація, що міститься у прийнятих до обліку первинних документах.

Дані аналітичних рахунків повинні бути тотожні відповідним рахункам синтетичного обліку на перше число кожного місяця.

Облікові регістри повинні мати назву, період реєстрації господарських операцій, прізвище і підписи або інші дані, що дають змогу ідентифікувати осіб, які брали участь у їх складанні.

Господарські операції повинні бути відображені в облікових регістрах

утому звітному періоді, в якому вони були здійснені.

Уразі складання та зберігання облікових регістрів на машинних носіях інформації підприємство зобов’язане за свій рахунок виготовити

їхні копії на паперових носіях на вимоги інших учасників господарських

операцій, а також правоохоронних органів та відповідних органів у межах їхніх повноважень, передбачених законами.

Підприємство повинне вживати всіх необхідних заходів для запобігання несанкціонованому та непомітному виправленню записів у первинних документах і регістрах бухгалтерського обліку та забезпечувати їхнє належне зберігання протягом встановленого строку.

Відповідальність за несвоєчасне складання первинних документів і облікових регістрів та недостовірність відображених у них даних несуть особи, які склали та підписали ці документи.

Первинні документи та облікові регістри можуть бути вилучені у підприємства тільки за рішенням відповідних органів, прийнятим у межах їх повноважень. Посадова особа підприємства має право в присутності представників органів, які здійснюють вилучення, зняти копії документів,

що вилучають. Обов’язковим є складання реєстру документів, що вилучаються, у порядку, встановленому законодавством.

5.7. Форми бухгалтерського обліку

Форми бухгалтерського обліку — це певна система взаємопов’язаних облікових регістрів встановленої форми і змісту для відображення наявності та руху активів, капіталу, зобов’язань і процесів господарської діяльності, а також способів і технічних засобів запису операцій в облікових регістрах.

Ознаками форм бухгалтерського обліку є:

зовнішній вигляд і будова регістрів хронологічного і систематичного (синтетичного й аналітичного) обліку;

взаємозв’язок облікових регістрів;

способи і технічні засоби запису господарських операцій в облікові регістри.

За час існування бухгалтерський облік пройшов довгий шлях розвитку

і при цьому на кожному його етапі застосовувалися різні форми. Тому за