БухУчет Конспект Лекций

5.3Класифікація документів

Бухгалтерські документи, що використовуються для оформлення господарських операцій, на практиці класифікують за різними ознаками: за ступенем узагальнення господарських операцій; за способом використання; за місцем складання; за призначенням; за характером задокументованих операцій; за кількістю позицій (записів); за технікою складання та опрацювання (рис. 5.3.1).

Рис. 5.3.1. Класифікація бухгалтерських документів

За ступенем узагальнення господарських операцій документи поділяються на первинні і зведені. Первинні документи складають в момент здійснення господарської операції або відразу після її здійснення. Прикладом первинних документів є прибуткові й видаткові касові ордери, накладні,

приймальні квитанції, вимоги, наряди тощо. Зведені документи складають на підставі первинних документів, вони узагальнюють господарські операції, які вже зафіксовані в первинних документах. Прикладом зведених документів є звіти касира, звіти про рух виробничих запасів, авансові звіти та ін.

Застосування в обліку зведених документів значно зменшує обсяг облікових записів на синтетичних та аналітичних рахунках.

За способом використання документи поділяють на разові та накопичувальні. Разові документи використовують для оформлення кожної господарської операції в момент її здійснення (вимоги, накладні, акти, чеки,

касові ордери, приймальні квитанції тощо). Накопичувальні документи використовуються для відображення протягом тижня, декади, місяця однорідних господарських операцій відповідно до їх здійснення (лімітно-

забірні картки, особисті картки працівників, бригадні наряди, відомості ви-

пуску готової продукції).

За місцем складання документи поділяють на внутрішні та зовнішні.

Внутрішні — це такі документи, які складають на самому підприємстві

(вимоги, прибуткові ордери, звіти матеріально відповідальних осіб та ін.).

Зовнішні — це такі документи, які надходять від інших підприємств і організацій (рахунки-фактури, платіжні вимоги, платіжні доручення тощо).

За призначенням бухгалтерські документи поділяються на розпорядчі,

виконавчі (виправдні), бухгалтерського оформлення і комбіновані.

До розпорядчих відносять документи, які містять розпорядження на здійснення певної господарської операції. До них належать накази,

письмові розпорядження, доручення, чеки на одержання грошових коштів у банку тощо. Розпорядчі документи не підтверджують факту здійснення операцій, тому не можуть бути підставою для облікових записів.

Виконавчими (виправдними) називають документи, які підтверджують факт здійснення господарської операції. Наприклад,

виписки банку з поточного рахунка, прибутковий ордер, акти, квитанції,

авансові звіти та ін.

Документи бухгалтерського оформлення складаються працівниками бухгалтерії на підставі виконавчих та розпорядчих документів для підготовки облікових записів. До них належать бухгалтерські довідки,

групувальні та розробні таблиці, відомості нарахування амортизації,

розподілу загальновиробничих витрат, звітні калькуляції тощо.

На практиці документи часто поєднують у собі ознаки всіх перелічених вище документів (розпорядчих, виконавчих і бухгалтерського оформлення), тому їх називають комбінованими. Прикладом комбінованих документів є прибуткові та видаткові касові ордери, акти на заміну матеріалів, лімітно-забірні картки, наряди на виконання робіт та ін.

Суттєве значення має побудова первинних документів за кількістю позицій, тобто кількістю рядків. За цією ознакою документи поділяються на однорядкові (однопозиційні) та багаторядкові (багатопозиційні).

За способом складання документи поділяються на документи, що складаються вручну, і документи, що складаються за допомогою ЕОМ.

5.4 Порядок прийняття, перевірки та обробки документів

Після того як документи складено на місцях або прийнято від сторонніх організацій, вони потрапляють до бухгалтерії у порядку й строки, встановлені керівником підприємства.

Документи, що надійшли до бухгалтерії, підлягають арифметичній перевірці, формальній та юридичній і за суттю, тобто з погляду законності й доцільності господарської операції.

При цьому забороняється приймати до виконання та оформлення первинні документи за операціями, які суперечать законодавству і встановленому порядку приймання, зберігання та використання активів і зобов’язань. Такі документи передаються безпосередньо головному бухгалтеру для прийняття відповідних рішень. Первинні документи можуть бути прийняті до обліку в тому разі, якщо вони складені за формою та підписані особою, на це уповноваженою.

Прийняті документи підлягають перевірці перед рознесенням їхніх даних на рахунки бухгалтерського обліку. Залежно від мети контролю первинних документів використовуються різні методичні прийоми їхньої перевірки: формальна, арифметична, експертна, логічна, економічна,

нормативно-правова та інші.

Після перевірки документи підлягають подальшому опрацюванню,

тобто вони повинні пройти всі стадії обробки (рис. 5.4.1).

Групування документів полягає в об’єднанні однорідних за змістом первинних документів у групи і запису в групувальні відомості для визначення загального підсумку за кожною групою.

Інвентаризація проводиться відповідно до Інструкції з інвентаризації основних засобів, нематеріальних активів, товарно-матеріальних цінностей, грошових коштів і документів, розрахунків та інших статей балансу, затверджену Наказом Головного управління Державного казначейства України 30.10.98 №90

Інвентаризація є обов'язковим доповненням документації. Інвентаризація проводиться з метою забезпечення достовірності даних

бухгалтерського обліку шляхом їх зіставлення з фактичною наявністю майна.

Інвентаризації підлягає все майно установи, незалежно від його місцезнаходження, і всі види фінансових зобов'язань.

Інвентаризація майна проводиться за його місцезнаходженням та за матеріально відповідальними особами. Під час інвентаризації в обов'язковому порядку проводиться констатація наявності об'єктів.

Основними задачами інвентаризації є:

1.виявлення фактичної наявності основних засобів, матеріальних цінностей, бланків суворої звітності, грошових коштів у касах, на реєстраційних, бюджетних, валютних та поточних рахунках;

2.виявлення невикористовуваних матеріальних цінностей;

3.дотримання умови зберігання матеріальних цінностей і грошових коштів, а також правил утримання та експлуатації матеріальних цінностей;

4.перевірка реальної вартості обліковуваних на балансі матеріальних цінностей, сум дебіторської та кредиторської заборгованості,

втому числі - щодо якої термін позовної давності минув, та інших статей балансу.

Установи зобов'язані проводити інвентаризацію:

• будівель, споруд та інших нерухомих об'єктів - не менше за один раз

втри роки;

• бібліотечних фондів - один раз в п'ять років;

•інших основних засобів, малоцінних і швидкозношуваних предметів не менше за один раз в рік.

•інвентаризація основних засобів проводиться не раніше першого жовтня;

•капітальних робіт інвентарного характеру і капітальних ремонтів - не менше за один раз на рік, але не раніше першого грудня;

•готових виробів, сировини та матеріалів, пального, кормів, корму та інших матеріалів - не менше одного разу на рік, але не раніше першого жовтня;

•продуктів живлення і спирту - не менше одного разу на квартал;

•незавершеного виробництва і напівфабрикатів власного виробництва

-не раніше першого жовтня звітного року і, крім того періодично - в

терміни, які встановлюють відповідно міністерства, інші центральні органи виконавчої влади, місцеві державні адміністрації, виконавчі органи місцевих рад;

•грошових коштів, грошових документів, цінностей і бланків суворої звітності - не менше за один раз на квартал;

•реєстраційних, бюджетних, валютних і поточних рахунків - у міру отримання виписок банків;

•розрахунків платежів до бюджету - не менше за один раз на квартал;

•розрахунків із дебіторами та кредиторами - не менше двох разів на рік, розрахунків у порядку планових платежів і з депонентами - не менше одного разу на місяць.

Інвентаризація всіх цінностей проводиться у встановлені терміни,

включаючи цінності, на предмет наявності яких проведені позапланові перевірки протягом року.

Кількість інвентаризацій в звітному році, дати їх проведення і перелік майна та зобов'язань, що підлягають інвентаризації під час кожної з них,

визначаються керівником установи - крім випадків, коли проведення інвентаризації є обов'язковим.

Проведення інвентаризації є обов'язковим:

1.перед складанням річної бухгалтерської звітності, крім випадків,

передбачених вище;

2.при зміні матеріально відповідальних осіб (на день прийняття-

передачі справ);

3.при встановленні фактів крадіжок або зловживань, псування цінностей (на день установлення таких фактів);

4.після пожежі або стихійного лиха (повені, землетрусів і ін.)-

терміново після ліквідації пожежі або стихійного лиха;

5.у випадку ліквідації установи;

6.згідно з розпорядженням судових і слідчих органів;

7.при передачі майна установи в оренду;

8.при передачі підприємств, установ, організацій або їх структурних підрозділів із одного підпорядкування в інше (на встановлену дату передачі).

Відповідальність за організацію інвентаризації, правильне і своєчасне її проведення несе керівник установи.

Для проведення інвентаризації наказом керівника установи створюється комісія з числа працівників установи за обов'язкової участі головного (старшого) бухгалтера. Інвентаризаційну комісію очолює керівник установи чи його заступник.

Наказом установлюється також терміни початку і закінчення робіт з проведення інвентаризації та порядок відображення й результатів у обліку.

В установах, у яких унаслідок великого обсягу робіт проведення інвентаризації не може бути забезпечене однією комісією, утворюються також місцеві комісії, очолювані керівниками відповідних структурних підрозділів, на які покладається проведення інвентаризації в структурних підрозділах цих установ. Забороняється призначати головою місцевої інвентаризаційної комісії в одній і тій самій установі одного й того самого працівника два роки підряд. До складу місцевої комісії включається

працівник бухгалтери. Робота місцевих комісій організовується та контролюється центральною комісією.

Проведення інвентаризації в установах, які обслуговуються централізованою бухгалтерією, оформляється наказом керівника установи,

при якому утворена централізована бухгалтерія, а також затверджується розподіл працівників централізованої бухгалтерії в установах для участі їх у місцевих інвентаризаційних комісіях. На підставі цього наказу керівники установ, які обслуговуються централізованою бухгалтерією, призначають місцеві інвентаризаційні комісії, до складу яких обов'язково входять працівники бухгалтерії і інші фахівці (інженери, технологи, економісти і ін.), які добре знають об'єкт інвентаризації та первинний облік. Місцеві інвентаризаційні комісії очолюються представником керівника установи,

який призначив інвентаризацію.

Центральна інвентаризаційна комісія проводить інвентаризацію матеріальних цінностей і грошових коштів, які належать централізованій бухгалтерії та установі, при якій вона створена, а також коштів у розрахунках та бланків суворої звітності, і керує роботою місцевих інвентаризаційних комісій; у разі потреби (при встановленні серйозних порушень правил проведення інвентаризації та інше) проводить, за рішенням керівника установи, повторні суцільні інвентаризації, розглядає пояснення, отримані від осіб, які припустилися недостачі чи псування цінностей, а також інших порушень, та дає пропозиції про порядок врегулювання виявлених недостач і втрат від псування цінностей.

Місцеві інвентаризаційні комісії проводять зняття фактичних залишків матеріальних цінностей, звіряють наявність вказаних цінностей з даними бухгалтерського обліку і складають свої висновки про виявлені недостачі та надлишки, вносять пропозиції з питань впорядкування приймання, зберігання та відпуску матеріальних цінностей, покращення ,

обліку та контролю за їх збереженням.

Дані бухгалтерського обліку, які проставляються в описах скріпляються підписом працівника бухгалтерії. Матеріали інвентаризації розглядаються та затверджуються особами, які були призначені комісією для проведення інвентаризації.

Інвентаризаційні комісії несуть відповідальність за:

•своєчасність і дотримання порядку проведення інвентаризації відповідно до наказу керівника установи;

•повноту і достовірність внесення до інвентаризаційних описів даних про фактичні залишки майна, основних засобів, матеріальних цінностей,

грошових коштів і документів, нематеріальних активів, цінних паперів та заборгованості в розрахунках;

• правильність і своєчасність оформлення матеріалів інвентаризації відповідно до встановленого порядку.

Члени інвентаризаційних комісій за внесення в описи неправильних даних про фактичні залишки матеріальних цінностей з метою приховання недостач або лишків матеріальних цінностей несуть відповідальність у встановленому законом порядку.

Забороняється проводити інвентаризацію цінностей при неповному складі членів інвентаризаційної комісії. Відсутність хоча б одного члена комісії при проведенні інвентаризації є підставою для визнання результатів інвентаризації недійсними.

Проведення інвентаризації звичайно приурочується до 1 числа місяця,

що полегшує подальшу звірку даних інвентаризації з показниками обліку.

На початок інвентаризації в місцях зберігання цінностей, які перевіряються повинна бути закінчена обробка всіх документів. Всі предмети, які підлягають інвентаризації, повинні бути розкладені по найменуваннях, сортах, розмірах.

Наявність цінностей при інвентаризації виявляється шляхом обов'язкового підрахунку, зважування, обміру і таке інше, виходячи зі встановлених одиниць виміру.