7.4. Автозаполнение данных: формул, числовых, текстовых. Создание пользовательских списков для автозаполнения.

Автозаполнение формул: Выделите ячейку, которая содержит формулу для заполнения смежных ячеек. Перетащите маркер заполнения по ячейкам, которые нужно заполнить. Чтобы выбрать способ заполнения выделенного диапазона, нажмите кнопку Параметры автозаполнения и выберите нужный вариант. Откройте вкладку Файл. В меню Excel выберите пункт Параметры и выберите категорию Формулы. В разделе Параметры вычислений см. группу Вычисления в книге: 1.Автоматически2.Автоматически, кроме табл. данных.3.Вручную.4.Обновить результаты вычислений перед сохранением книги.

Автозаполнение числовых данных: 1 способ: заполнить две соседние ячейки нужными значениями; выделить эти ячейки; протянуть маркер заполнения. 2 способ: ввести начальное значение в первую ячейку; протянуть маркер заполнения правой кнопкой мыши; в контекстном меню выбрать команду Прогрессия; в диалоговом окне выбрать тип прогрессии - арифметическая и установить нужную величину шага. 3 способ: ввести начальное число; выделить диапазон заполнения; на вкладке Главная в группе Редактирование → Заполнить→Прогрессия; в диалоговом окне сформулировать правило заполнения. Автозаполнение текстовых данных:

Если ячейка содержит только текстовые данные, то протягивание маркера копир. текст, кроме спец. значений, явл. назначенными эл-ми списка. Такими знач. Явл., например, названия дней недели, месяцев. Просмотреть наборы списков и определить новые списки можно в диалоговом окне Кнопка MicrosoftOffice→кнопка Параметры Excelвыбрать раздел Основные, а затем в группе Основные параметры работы с Excel нажмите кнопкуИзменить списки.

Создание пользовательских списков для автозаполнения:

1. Если ряд эл., который необходимо представить в виде пользовательского списка автозаполнения, был введен ранее, выделите его на листе.

2. В меню Сервис выберите команду Параметры и откройте вкладку Списки.

3. Выполните одно из следующих действий: чтобы использовать выделенный список, нажмите кнопку Импорт;чтобы ввести новый список, выберите Новый список из списка Списки, а затем введите данные в поле Элементы списка, начиная с первого элемента. После ввода каждой записи нажимайте клавишу ENTER. Нажмите кнопкуДобавить после того, как список будет введен полностью.

7.5. Возможности деловой графики в Excel.

Деловая графика предназначена для наглядного представления числовых данных, отображения соотношения различных значений или динамики изменения показателей.Она включает диаграммы (графики) различных видов.

Диаграмма – графическое представление числовых данных.

Элементы диаграммы:

1. ряд – связанная группа данных

2. область диаграммы – прямоугольная область, где размещаются все другие элементы диаграммы

3. область построения – прямоугольная область в пределах области диаграммы, которая используется для построения рядов диаграммы и линий сетки

4. заголовок

5. легенда

6. заголовок осей

7. подписи данных

В зависимости от вида графического представления данных диаграммы различаются по типу: гистограмма, линейчатая диаграмма, круговая диаграмма, кольцевая диаграмма, диаграмма с областями, график, радар, точечная диаграмма, объемная поверхностная диаграмма.

Построение диаграммы:

1. выделить диапазон ячеек с исходными данными

2. Выполните команду Вставка► Диаграмма или нажмите кнопку [Мастер диаграмм] на панели инструментов. Открывшеесяокно мастера диаграмм осуществит построение новой диаграммы за четыре шага.

3. В окне Мастер диаграмм (шаг 1 из 4): тип диаграммы на вкладке Стандартные в списке Тип выберите ,из форматов данного типа в списке Вид выберите вариант

4. В окне Мастер диаграмм (шаг 2 из 4): источник данных диаграммна вкладке Диапазон данных проверьте правильность установленного диапазона, а для задания ориентации рядов установите переключатель Ряды в столбцах.На вкладке Ряд установите курсор в поле Подписи категорий и, перейдя на лист , выделите ячейки для создания легенды.

5. В окне диалога Мастер диаграмм (шаг 3 из 4): параметры диаграммы на вкладке Заголовки в поле Название диаграммы введите заголовок диаграммы. На вкладке Легенда установите флажок Добавить легенду и выберите размещение легенды. На вкладке Подписи данных в группе переключателей Подписи значений установите опцию. Нажмите кнопку [Далее].

6. В окне диалога Мастер диаграмм (шаг 4 из 4); размещение диаграммыустановите переключатель ,а в правом поле введите имя листа. Нажмите кнопку [Готово].

7.7.   Возможности Excel по работе со списком (базой данных): работа с формой, сортировка, фильтрация, подведение итогов, создание сводных таблиц. База данных в Excel – список. Строки БД- записи. Столбцы – поля.

Работа с формой:

1. Перемещение по полям записи мышью или клавишей [Tab];

2. Перемещение по записям с помощью полосы прокрутки и кнопок [Назад] и [Далее];

3. Ввод или просмотр записей. Достоинством ввода информации через форму является автоматическое копирование формул и автоматическая поддержка форматов данных.

4. Удаление и добавление записей с помощью кнопок [Добавить] и [Удалить]. При добавлении новой записи, она всегда добавляется в конец таблицы.

5. Редактирование значений полей в записях.

6. Поиск данных по критерию с помощью кнопки [Критерии], после нажатия которой в появившемся окне в соответствующих полях задаются критерии. Задание критериев позволяет просматривать через окно Формы только те записи, которые удовлетворяют некоторым условиям поиска (критериям).

Сортировка:Упорядочение табличных данных в выделенных строках по алфавиту, величине или дате. Данные → Сортировка

Второе, третье, и т.д. поля сортировки используют, если имеется несколько записей с одинаковыми значениями предыдущих полей сортировки. Фильтрация: Данные→ Сортировка и фильтр → [Фильтр] – для автофильтра. Данные→ Сортировка и фильтр → Дополнительно – для расширенного фильтра

Условия фильтрации:

• Первые 10 =это отбор по наибольшим или наименьшим значениям списка

• Настраиваемый фильтр – задание двух условий для отбора по одному полю

Особенности расширенного фильтра:

• Выборка осуществляется на списке или вне его

• В выборке можно отбирать разные поля

• Условия отбора можно накладывать на несколько полей

• Условия связываются между собой функциями ИЛИ иИ

Подведение итогов: Отсортировать список по полю группировки итогов. Данные → Промежуточные итоги

создание сводных таблиц: В меню Данные выберите пункт Сводная таблица, откроется окно Мастер сводных таблиц и диаграмм. Мастер создает сводную таблицу за три шага, после каждого шага нажимайтеДалее.

• Шаг первый. Выберите пункты: a) создать таблицу в списке или базе данных MicrosoftExcel. b) выберите вид создаваемого отчета.

• Шаг второй. Укажите диапазон, содержащий исходные данные. Мастер предлагает свой диапазон, при необходимости его можно изменить.

• Шаг третий. ВыберитеПоместить таблицу в новый лист и нажмите Готово.