Розділ 5. Процес комунікацій та управлінські рішення

Комунікації є невід'ємним атрибутом процесу управління. Вони зв'язують окремі елементи організації у єдине ціле, даючи можливість координувати їх дії, аналізувати успіхи та невдачі, виправляти допущені помилки, доручати нові завдання тощо; з'єднують її із зовнішнім середовищем – дозволяють отримувати інформацію про стан ринку та поведінку на ньому суб'єктів господарювання, повідомляти партнерів по бізнесу і споживачів про свої наміри та впливати на їх поведінку. Отже, організаційні комунікації мають відбуватися у різних напрямках – всередину організації і назовні, в межах одного управлінського рівня (горизонтальні) і між рівнями (вертикальні), здійснюватися по діагоналі, якщо в обговорення шляхів усунення проблеми включаються суміжні підрозділи, а також бути вільними від усяких обмежень і відбуватися неформальним чином (через поширення чуток). Кожен із зазначених видів комунікацій переслідує свою задачу і здійснюється за певними правилами чи процедурами, дотримання яких забезпечує їх ефективність.

У КП «Райкоопринкторг» процес комунікацій здійснюється за допомогою наступних засобів:

• Засоби виготовлення документів (друкарські машинки (1 шт.), засоби комп’ютеризованого набору (7 шт)).

• Засоби копіювання та розмноження документів (копіювальна техніка (3 шт.), комп’ютерні засоби обробки та зберігання інформації(7 шт)).

• Засоби зберігання, групування та пошуку документів (стелажі, папки, каталоги, комп’ютерні системи – масиви, бази даних).

• Засоби обробки інформації (засоби автоматизації збору і аналізу даних – комп’ютерні системи).

• Засоби передачі інформації (радіо- і телефонні засоби, автовідповідачі (8шт.)).

• Засоби обчислювальної техніки (механічні та електронні обчислювальні машини (12 шт)).

Зазначимо, що кожний управлінський працівник забезпечений комп`ютером та принтером. Ксерокси є лише в директора підприємства, головного бухгалтера. На комп`ютерах встановленно сучасне програмне забезпечення, яке дозволяє редагувати документи, виправляти помилки, змінювати текст тощо. Збережений документ можна роздрукувати у будь-якій кількості примірників та у будь-який час.

Для здійснення процесу комунікацій на підприємстві необхідна наявність наступних умов:

• наявність мінімум двох осіб: відправник – особа, яка генерує інформацію, що призначена для передавання; одержувач – особа, для якої призначена інформація, що передається;

• наявність повідомлення, тобто закодованої за допомогою певних символів інфомації, призначеної для передавання;

• наявність засобу, за допомогою якого передається інформація;

• наявність зворотнього зв’язку, тобто процесу передавання повідомлення у зворотньому напрямку: від одержувача до відправника. Таке повідомлення містить інформацію про ступінь сприйняття і зрозумілості отриманого ним повідомлення.

Негативним моментом на підприємстві є відсутність мережі «Інтернет». Інтернет-мережі – це локальні комунікаційні мережі, які діють у межах однієї фірми. Вони дають змогу кожній структурній одиниці фірми накопичувати інформацію про себе і робити її доступною для своїх працівників, а при потребі і обмінюватися інформацією з іншими функціональними відділами. Але найближчим часом керівництво КП «Райкоопринкторг» планує провести Інтернет-мережу на власному підприємстві.

На даному підприємстві в більшості наради проводяться один раз на десять днів. Можуть проводитися позапланові наради, які пов`язані з виникненням непередбачуваної проблеми. Ділова нарада — це поширена форма управління для вироблення оптимальних рішень, що дозволяє використовувати колективний розум і знання для вирішення складних актуальних проблем, організувати обмін інформацією, думками й накопиченим досвідом між окремими працівниками, структурними підрозділами підприємства.

Для ефективного проведення наради керівнику необхідно:

• заздалегідь повідомляти його учасників про порядок денний;

• запрошувати на нараду тільки тих, хто пов`язаний з обговорюваною проблемою;

• стежити за дотриманням регламенту наради: 5-7 хвилин кожному на виступ, а тривалість наради не повинна перевищувати однієї години;

• говорити чітко та коротко самому, а також вимагати цього від виступаючих.

Сам керівник перед початком наради має продумати саму мету проведення наради, тему яка виноситься на обговорення. Ціль наради – це опис необхідного результату, потрібного типу рішення, бажаного підсумку роботи (можливі варіанти цілей: попередній обмін думками, підготовка рекомендацій для ухвалення рішення, ухвалення рішення по питанню й ін.). Тема наради – це предмет обговорення. Тема повинна бути сформульована так, щоб зацікавити кожного учасника наради. Кожний повинний знати, що він вносить свій внесок у рішення загальної задачі. Теми стають цікавими, коли вони сформульовані конкретно.

На досліджуваному підприємстві на нараду виносяться ті питання, які неможливо вирішити в робочому порядку. Перед тим як проводити нараду потрібно спочатку створити порядок денний (це письмовий документ, який наперед розсилається учасникам наради). Він містить в собі таку інформацію: тему та ціль наради, перелік питань, які підлягають обговоренню, а також дані про час початку та закінчення наради, місце її проведення, зазначаються прізвища доповідачів, які відповідальні за підготовку питань, що виносяться на нараду, зазначається відведений час на кожне питання. Порядок денний дає можливість учасникам краще підготовитись до наради.

У КП «Райкоопринкторг» тривалість проведення наради в середньому становить годину-півтори. Чисельність учасників наради становить 5-7 чоловік. Зазначимо, що в основному наради на підприємстві проводяться 4 рази на місяць. Лише при виникненні непередбачуваних проблем скликається позапланова нарада.

Керівник повинен регулювати спрямованість, діловитість виступів. Для цього варто не допускати відхилень від теми наради, затягування виступів, стимулюючи конкретність, наявність змістовного аналізу і реальних пропозицій. Якщо виявлено, що якесь питання є не підготовленим, то його знімають з розгляду, а особі, яка мала його підготувати виносяться зауваження.

Нарада на підприємстві починається з вступного слова керівника, у якому він формулює мету та задачі майбутньої роботи. Порядок роботи може бути різним. Якщо на обговорення виносяться заздалегідь підготовлені пропозиції, то вони доводяться до присутніх, після чого обговорюються. Якщо це не зроблено, то пропонується вносити пропозиції, а вже потім їх обговорювати.

Наприкінці наради керівник КП «Райкоопринкторг» повинен коротко підвести її підсумки, також подякувати учасникам за висловлені конструктивні пропозиції, поставити задачі по реалізації прийнятих рішень.

Управлінське рішення — результат альтернативної формалізації економічних, технологічних, соціально-психологічних, адміністративних методів менеджменту, на основі якого керуюча система організації безпосередньо впливає на керовану.

Сам процес прийняття управлінського рішення у КП «Райкоопринкторг» складається з наступних етапів:

1. Виникнення ситуації, яка потребує прийняття рішення. Включає в себе виникнення проблеми, діагноз проблеми, формування вимог до інформації.

2. Далі проводиться збір та обробка інформації щодо отриманих методів менеджменту, а саме: збір інформації, оцінювання інформації, формування обмежень і критеріїв для прийняття рішень.

3. Виявлення та оцінювання альтернатив, закладених у розроблених методах менеджменту: з’ясування альтернатив та їх оцінювання.

4. Підготовка та оптимізація управлінського рішення, яке приймається (вибір альтернатив): вибір оптимального варіанта, оформлення оптимального варіанта.

5. Прийняття управлінського рішення (узаконення альтернативи): обговорення проекту, затвердження проекту, оформлення рішення і видача розпорядження про його виконання.

6. Реалізація управлінського рішення і оцінка результатів: організація виконання рішень, контроль за виконанням рішень і оцінка його ефективності, звіт про виконання рішення.

В загальному можна сказати, що аналізоване підприємство забезпечене засобами збору, обробки та обробки інформації. Також розроблена система проведення нарад та прийняття управлінських рішень.