Постановка задачи.
Система учета хозяйственных расходов состоит из двух основных компонентов:
таблица с журналом регистрации, в которой ведется ежедневный учет расходов и доходов с указанием номера счета;
таблицы, в которых ведется обработка информации из журнала регистрации.
Перечень проведенных хозяйственных операций за 5 месяцев приведен в Приложении, указанные данные не следует преобразовывать в записи типа "кредит одного счета – дебет другого"; счета (имена операций) и их номера - произвольные. Указанный перечень заносится на первый лист, который назовем ЖурналОпер.
На втором листе (ОбщИтоги) необходимо организовать автоматическое разделение и группирование всех операций по счетам – также по расходам и доходам.
На третьем и последующих листах книги, название которых соответствуют месяцу, нужно отобразить операции по расходам и доходам по отдельным счетам за какой-либо месяц.
На рисунке приведен вид таблицы с ежедневным учетом проводимых операций.
Реальные исходные данные приведены в Приложении.
Обработка данных.
Для группирования записей по счетам на листе ОбщИтоги в ячейку D4 (см.рисунок ниже) для статьи расходов должна быть введена следующая формула:
=СУММ(ЕСЛИ(ЖурналОпер!$D$4:$D$100=ОбщИтоги!$C4;1;0)*ЖурналОпер!$E$4:$E$100),
где: ЖурналОпер – имя листа, на котором расположена таблица 1;
ОбщИтоги – имя листа, на котором расположена таблица 2.
Для группирования записей по доходам в таблице 2 в ячейку Е4 (см.рисунок ниже) должна быть введена следующая формула:
=СУММ(ЕСЛИ(ЖурналОпер!$D$4:$D$100=ОбщИтоги!$C4;1;0)*ЖурналОпер!$F$4:$F$100).
Обе указанные формулы следует вводить как табличные формулы или формулы массива: для этого после набора формулы нажимается сочетание клавиш <Ctrl+Shift+Enter>, при этом формула в ячейке будет заключена в фигурные скобки (см.рисунок на следующем листе, строка формул). (Нельзя вводить фигурные скобки с клавиатуры – в этом случае Excel воспринимает формулу как текст.)
После ввода формул массива в ячейки D4 и E4 они (формулы) размножаются вниз на все строки, в которых указаны номера счетов (для рисунке – до 11 строки, см.след.лист).
Формула массива выполняет следующие процедуры для ячейки D4, в которой регистрируется значение расходов для номера счета 10:
- в логической формуле ЕСЛИ сравнивается текущий номер счета с номером счета в столбце D на листе учета текущих операций (ЖурналОпер), если они совпадают, на выходе функции будет значение 1, а если не совпадают – на выходе будет 0;
- полученный результат функции ЕСЛИ (0 или 1) умножается на соответствующее значение в столбце E листа ЖурналОпер;
- указанные действия суммируются для всего диапазона указанных ячеек и помещаются в ячейку D4.
Аналогичные результаты получаются для других ячеек столбца Расход.
Похожим образом рассчитываются результаты столбца Приход, только используется вторая формула массива.
Учет данных за каждый месяц иллюстрируется следующим рисунком.
В ячейке F4 находится похожая формула:
=СУММ(ЕСЛИ(МЕСЯЦ(ЖурналОпер!$B$4:$B$100)=МЕСЯЦ($B$4);1;0)*
ЕСЛИ(ЖурналОпер!$D$4:$D$100=январь!$D4;1;0)*ЖурналОпер!$F$4:$F$100),
которая вводится как табличная формула сочетанием клавиш <Ctrl+Shift+Enter>.
После ввода формулы из ячеек E4 и F4 размножаются вниз. Данные формулы выполняют следующие процедуры:
-
сравнивают месяц каждой даты столбцаВ
листа ЖурналОпер
со значением месяца в ячейке В4
текущего
листа;
- сравнивают номер счета на листе ЖурналОпер с номером счета в ячейке текущего листа;
- умножают получаемые значения нулей или единиц на соответствующую запись в столбце E или F листа ЖурналОпер.
Представление даты 01.01.2009, записанной в строке формул, в ячейке В4 в виде имени месяца производится путем задания формата данной ячейки, как показано на рисунке слева (в поле Тип: введено ММММ).
Приведенная методика позволяет автоматизировать учет хозяйственных операций по счетам, расходам, доходам и месяцам.
В формулах зарезервирован диапазон фиксируемых журнале операций данных до сотой строки (например, $B$4:$B$100). Этот диапазон можно расширить (например, до тысячной строки) и указать в табличных формулах.