3. Сохранение документа

Документы MS Wordсохраняются в виде файлов со стандартным расширением.DOC.Кроме того, можно сохранять документы в форматах.XML,.HTM,.DOT,.RTF,.TXTи др. Параметры сохранения файла задаются командами меню Сервис  Параметры вкладкаСохранение, на которой выбираются необходимые параметры (рис. П1.3).

Существуют два режима сохранения файла:

• Всегда создавать резервную копию – сохраняется дубль исходного файла с расширением .BAK;

• Разрешить быстрое сохранение – весь документ при сохранении не перезаписывается, лишь в конец исходного файла дописываются изменения.

Для правильного воспроизведения документа на другом компьютере или под управлением другой ОС в документ можно включить используемые шрифты, установив флажок Внедрять шрифты TrueType.После внедрения в документ шрифтов этот документ нельзя редактировать.

Переключатель Автосохранение каждые:устанавливает интервал времени (минуты), через который будет сохраняться документ.

Первоначальное сохранение нового либо сохранение существующего документа под другим именем, на другом диске, в другом каталоге выполняется командами менюФайл  Сохранить как. В открывшемся диалоговом окнеСохранение документа(рис. П1.4) обязательно выбирается формат сохраняемого документа указанием в спискеТип файла.

Если подготовлен стандартный по форме документ, содержащий типовые элементы текста или графику, форматы (стили оформления), элементы автотекста и пр., то его можно сохранить как шаблон документови использовать в дальнейшем для создания новых документов. Для этого в раскрывающемся спискеТип файланадо выбрать опциюШаблон документа(*.dot).

Повторное сохранение файла, имеющего имя, рекомендуется выполнять командой Файл  Сохранитьили с помощью кнопкиСохранить.

4. Открытие документа

Ранее сохраненный документ открывается с помощью команды меню Файл  Открыть или щелчка по кнопкеОткрыть. При этом открывается диалоговое окноОткрытие документа(рис. П1.5). Для выбора файла документа выбирается папка, а также тип файла.

5. Печать документа

Для печати документов необходимо настроить параметры печати с помощью командыСервис  Параметры вкладкаПечать(рис. П1.6):

• Черновой – печать документа с минимальным форматированием;

• Обновлять поля – перед печатью все поля документа обновляются;

• Обновлять связи – перед печатью просматриваются ссылки на связанные объекты и обновляется содержимое объектов, вставленных в документ;

• Преобразование A4/Letter – автоматическое преобразование документов для размещения на бумаге стандартного размера данной страны;

• Фоновая печать – возможность продолжения работы в Word во время печати документа. Печать в фоновом режиме требует дополнительной памяти, поэтому для ускорения печати снимите этот флажок;

• В обратном порядке – печать страниц в обратном порядке, начиная с последней страницы документа;

• Графические объекты – печать всех графических объектов. Если снять флажок, при печати вместо графических объектов будут выводиться пустые рамки.

Формат и ориентация печатной страницы задаются командами меню Файл  Параметры страницы, по которой открывается одноименное диалоговое окно (рис. П1.7):

• На вкладке Поляустанавливаются размеры полей, ограничивающих область размещения текста на странице. Здесь же выбирается ориентация страницы:Книжная– вертикальное расположение иАльбомная- горизонтальное расположение.

• На вкладке Размер бумагивыбираются (устанавливаются) размеры страницы.

Перед выводом на печать документ можно просмотреть с помощью команд менюФайл  Предварительный просмотр(или нажать кнопкуПредварительный просмотрна панели инструментовСтандартная) (рис. П1.8).

Команды меню Файл  Печатьвызывают диалоговое окноПечать(рис. П1.9), в котором делаются установки для печати документа:

• полеИмя – раскрывающийся список установленных принтеров;

• кнопка Свойства – настройка параметров принтера;

• флажок Печать в файл – формирование файла печати (отложенная печать);

• флажок Двусторонняя печать – возможность печати документа на обеих сторонах листа. После того, как будет произведена печать на одной стороне, Word попросит снова вставить бумагу;

• переключатели Страницы – Все, Текущая (там, где находится курсор ввода), Выделенный фрагмент, Номера (указываются через запятую или дефис) – выбор объектов печати;

• поле Включить – Все страницы диапазона, Нечетные страницы, Четные страницы;

• поле Напечатать – раскрывающийся список для выбора объекта печати (Документ, Сведения о документе, Примечания, Стили, Элементы автотекста, Сочетания клавиш);

• поле Число копий – указывается число печатных копий;

• кнопка Параметры – аналог команд меню Сервис  Параметры  Печать;

• кнопки ОК – для начала печати документа и Отмена – для выхода из режима печати.

С помощью кнопки Печатьна панели инструментовСтандартнаяосуществляется непосредственный запуск печати документа с ранее установленными параметрами диалогового окнаПечать.