Задание № 5. Сортировка и фильтрация в таблицах

1. Создайте таблицу Успеваемость2, представленную на рис. 4.6.

2. Отсортируйте таблицу Успеваемость2 по столбцам Группа и Номер зачетки.

3. Выберите из таблицы Успеваемость2 тех студентов, средний балл которых >=4.

4. Выберите из таблицы Список записи со студентами группы ДКХ, у которых Вид оплаты равен 1. Результат поместите в отдельный выходной блок, разместив его ниже исходной таблицы.

5. Найдите в таблице Список тех студентов, у которых фамилия начинается с буквы Б.

6. Измените в таблице Список фамилию студентки Ефремовой на новую – Приходько.

7. Рассчитайте средние баллы по всем дисциплинам каждой из учебных групп.

Рис. 4.6. Измененная форма таблицы Успеваемость2

Технология работы

1. Скопируйте таблицу Успеваемость, сформированную в задании 2 (см. рис. 2.16), вставьте ее на новом листе Успеваемость2 и преобразуйте ее к заданному виду (см. рис. 4.6).

2. Сортировка табличных данных:

• выделите диапазон таблицы, включая шапку (А3:F15);

• выполните команду Данные  Сортировка;

• в открывшемся диалоговом окне Сортировка диапазона (см. рис. 4.1) в поле Сортировать по выберите из списка имя столбца Группа, а в поле Затем по – Номер зачетки, установив переключатели для обоих столбцов по возрастанию;

• нажмите кнопку ОК.

3. Фильтрация (выбор) данных из таблицы осуществляется с помощью Автофильтра:

• выделите диапазон таблицы, включая шапку (A3:F15);

• выполните команду Данные  Фильтр  Автофильтр. Ячейки с названиями колонок превратятся в раскрывающиеся списки;

• раскройте список в столбце Средний балл студента;

• выберите в раскрывающемся списке Автофильтра команду Условие. В окне Пользовательский автофильтр (рис. 4.7) в левом верхнем поле выберите операцию больше или равно, а в правом – выберите (введите) значение 4;

• нажмите кнопку ОК. В таблице останутся только строки, удовлетворяющие введенному условию;

• чтобы отобразить таблицу полностью, выберите в раскрывающемся списке столбца Средний балл студента опцию ВСЕ.

Рис. 4.7. Диалоговое окно Пользовательский автофильтр

4. Работа с расширенным фильтром:

• на листе Список сформируйте диапазон условий (A18:B19), отделив его от исходного диапазона (A4:D16) хотя бы одной пустой строкой:

• скопируйте заголовки полей исходного диапазона, которые будут ключевыми при отборе записей (для нашего случая – это Группа и Вид оплаты) в ячейки А18 и В18 соответственно;

• в ячейку A19 введите критерий *Х (Х на английской раскладке клавиатуры!);

• в ячейку B19 введите значение 1.

• сформируйте выходной диапазон, скопировав заголовки полей исходной таблицы в диапазон D18:G18, отделив его пустой строкой или столбцом от диапазона исходной таблицы и диапазона условий (см. рис. 4.8);

Рис. 4.8. Работа с расширенным фильтром на примере данных таблицы Список

• установите курсор в любую ячейку исходного диапазона;

• выполните команду Данные  Фильтр  Расширенный фильтр. В диалоговом окне Расширенный фильтр (рис. 4.9) выполните следующие действия:

• включите переключатель скопировать результат в другое место (исходная таблица не изменится, а отобранные записи будут помещены в выходной диапазон);

• вполеИсходный диапазон введите ссылку на диапазон, содержащий исходную таблицу (A4:D16) (ввод ссылок во всех полях диалогового окна легче и лучше всего осуществлять путем протаскивания указателя мыши по нужному диапазону в исходной таблице);

• в поле Диапазон условий введите ссылку на диапазон условий (A18:B19);

• в поле Поместить результат в диапазон установите ссылку на выходной диапазон (D18:G26), так как выбран переключатель скопировать результат в другое место. Рекомендуется, выделяя выходной диапазон, захватить достаточное количество пустых строк для размещения в них отобранных данных;

• включите флажок Только уникальные записи, чтобы одинаковые записи не повторялись;

• нажмите кнопку ОК. Результаты работы расширенного фильтра сразу же отобразятся на рабочем листе.

Если включить переключатель фильтровать список на месте, то подобно автофильтру команда Расширенный фильтр скроет все строки, которые не прошли через фильтр. Номера отобранных строк отобразятся синим цветом, а в строке состояния будет указано число найденных записей.

5. Использование формы данных:

• выделите таблицу вместе с шапкой (A4:D16);

• выполните команду Данные  Форма (откроется форма данных – рис. 4.10);

• нажмите кнопку Критерии – в окне формы поля ввода очистятся;

• в поле Ф.И.О., которое будет участвовать в определении критерия, введите критерий отбора Б*;

• нажмите кнопку Далее или Назад, чтобы перейти к записи, удовлетворяющей введенному критерию, а затем нажмите кнопку Закрыть.

6. Редактирование данных с помощью формы:

• выделите таблицу вместе с шапкой (A4:D16);

• выполните команду Данные  Форма (откроется форма данных – рис. 4.10);

• нажмите кнопку Критерии и в поле Ф.И.О. введите Ефремова Д.А.;

• нажмите кнопку Далее или Назад, чтобы перейти к записи, удовлетворяющей введенному критерию;

• введите в поле Ф.И.О. новую фамилию и инициалы Приходько Д.А.;

• нажмите кнопку Закрыть. В исходной таблице Список произойдет замена фамилии.

7. Подведение частных и общих итогов:

• в таблице Успеваемость2 выделите диапазон A3:F15;

• выполните команду менюДанные  Итоги и в раскрывшемся диалоговом окне Промежуточные итоги (рис. 4.11):

• в поле При каждом изменении в – из раскрывающегося списка выберите Группа;

• в поле Операция – из раскрывающегося списка выберите Среднее;

• в поле Добавить итоги по: – включите флажки Математика, Информатика, Философия, Средний балл студента, а остальные выключите;

• включите флажок Итоги под данными;

• нажмите кнопку ОК;

• округлите полученные итоги до двух десятичных знаков с помощью команды Формат  Ячейки.

Результат работы команды Итоги представлен на рис. 4.12: подсчитаны средние баллы по группам и общий средний балл.

Рис. 4.12. Результаты выполнения команды Итоги

Если с экрана убрать детали, нажав кнопку с изображением цифры «2» (второй уровень итогов), расположенную левее нумерации строк, то на экране останутся только полученные итоги (рис. 4.13).

Рис. 4.13. Результат показа второго уровня итогов

Для получения развернутой информации по группе нажмите кнопку с изображением знака «+» для соответствующей группы; для свертывания – нажмите кнопку с изображением знака «-».

8. Сохраните рабочую книгу в файле ФЭУТ4.xls в папке Отчет ЛЗ-09.

Выводы

1. Основное назначение электронных таблиц состоит в хранении и обработке числовой информации.

2. Документ MSExcelназываетсярабочей книгой. Рабочая книга может состоять из несколькихрабочих листов. На рабочем листе можно создаватьрабочую таблицу. Рабочая таблица состоит из ячеек, которые образуются в местах пересечения строк и столбцов. В ячейке могут храниться данные трех типов: числовые, текстовые и формулы.

3. Для автоматизации вычислений в MSExcelможно работать с группой ячеек, как с единым целым. Такая группа ячеек называетсядиапазоном.

4. Автоматическое заполнение ячеек дает возможность ускорить заполнение ячеек определенной последовательностью строк произвольное количество раз.

5. В случае необходимости таблицы можно представить в виде диаграмм. С помощью MSExcel можно строить диаграммы разных типов.

6. MSExcelпозволяет осуществлять сортировку введенных данных, а также выбирать в таблицах данные, удовлетворяющие заданным критериям (осуществлять фильтрацию данных).