3. Управление собственным временем Тема«Управление собственным временем»
Лекция
Планирование личной работы руководителя и эффективное управление собственным временем.
Техника планирования личного времени, рациональность его использования (самоанализ и самоконтроль соблюдения установленного распорядка дня, выявление причин отклонения в планировании, поиск резервов оптимального использования рабочего времени и уровня организации труда, повышение качества управления).
Тема «Время руководителя и эффективность его использования»
Практическое занятие
Г р у п п о в а я р а б о т а с т у д е н т о в
Методом «мозговой атаки» разработайте и защитите проект, содержащий наиболее оптимальные способы экономии рабочего времени руководителем.
Тема«Планирование личной работы руководителя»11
Семинар
В о п р о с ы д л я о с м ы с л е н и я
Каковы основные принципы планирования работы руководителя?
Какие виды планирования вы знаете?
Какие инструменты существуют для планирования времени?
Каковы ваши предпочтения в выборе способов планирования и управления временем?
В чем, на ваш взгляд, главный смысл грамотного планирования личного труда руководителя?
П л а н с е м и н а р а
Эффективность управления своим временем:
планирование – основа производственной деятельности;
реализация плана;
мониторинг и контроль;
взаимодействие с другими людьми.
Планирование личного труда руководителя:
анализ бюджета времени;
определение содержания планируемых дел;
определение времени, необходимого для выполнения этих дел;
определение основных дел на год;
составление тематического списка дел на месяц, плана действий на неделю, рабочих планов на день.
Распорядок рабочего дня:
планирование дел, исполнению которых не должны помешать никто, ничто.
Техника планирования личного времени руководителя:
календарь-еженедельник;
дневник времени;
структура дневного времени (календарная часть, раздел служебных и частных дат, раздел адресов и телефонов, общая часть);
компьютерные системы организации труда;
тайм-менеджер.
Задумайтесь, прежде чем планировать
Руководитель должен уметь анализировать свое рабочее время и всегда составлять план работы. Однако прежде чем приступить к плану действий, необходимо четко поставить перед собой цель, а для этого дать оценку ситуации, честно ответив себе:
Всегда ли я могу сказать, на что потрачен рабочий день.
Всегда ли я определяю, сколько времени требуется для выполнения дел?
Что помогает мне повысить работоспособность? Что мешает?
Самостоятельная работа
З а д а н и я
В словаре выдающего знатока русского слова В.И. Даля дано исчерпывающее толкование понятия «время»:
«Время – средняя длительность бытия; пространство в бытии; последовательность существования; продолжение случаев, событий; дни за днями и века за веками; последовательное течение суток за сутками».
Вдумайтесь в это определение.
Проанализируйте и опишите, как вы планируете свое время и управляете им. Попытайтесь выяснить причины потери своего рабочего времени, назовите необходимые, на ваш взгляд, условия и предложите способы наиболее экономного его использования.
Известный американский ученый в области управления Питер Друкер так характеризует время:
«Время» − самый ограниченный капитал, и если не можешь им распоряжаться, не сможешь распоряжаться ничем другим».
Согласны ли вы с этим утверждением?
4. Постоянный дефицит времени является неотъемлемой частью поведения человека, привыкшего все делать спонтанно, решать проблемы по мере их возникновения, не думающего о том, что многие из них можно было бы предотвратить. Опишите, часто ли вы придерживаетесь таких принципов в личной жизни, переносите ли их на общий стиль жизни своей организации.
5. Ознакомьтесь с материалами научно-информационного вестника «ВУЗ. XXI век». Какие проблемы построения личной карьеры там не раскрыты? Что нового внесли бы в эту проблему? Напишите об этом.
6. «Поспешай медленно», – гласит народная мудрость. Проанализируйте и опишите, как вам удается «медленно спешить» и кто в этом случае выигрывает.
Тематика рефератов
Управление своим временем, реализацией жизненных целей.
Разработка рекомендаций по эффективному использованию рабочего времени менеджера.
Анализ потерь рабочего времени менеджера (из опыта) и пути его рационального использования.
Управление временем и рабочими нагрузками.
Организация планирования каждого, отдельно взятого рабочего дня с записью текущих дел.
Рабочее время и его элементы. Стиль, приемы, техника личной работы по учету рабочего времени.
Контрольные задания
Уточните сущность понятий и процессов: «рабочее время», «основное время», «вспомогательное время», «подготовительно-заключительное время», «обслуживание рабочего места», «время технологических и организационных перерывов», «хронометраж операций», «норма времени», «комплексная норма времени», «норматив времени», «диагностика рабочего времени», «самодиагностика времени».
Проанализируйте процесс своей учебы с точки зрения присутствия в нем различных элементов рабочего времени.
Произведите фотографирование своего рабочего дня и осуществите его анализ.
Приведите примеры видов деятельности менеджера с анализом хронометража операций (необходимых и бессмысленных).
Проведите рефлексию12 планирования своего времени как руководителя, сопоставьте его с рекомендациями А.М. Омарова.
Назовите известные способы планирования времени и предложите свой.
Рекомендации
по планированию последовательности рабочего дня руководителя13
Изучение бюджета рабочего времени по основным направлениям контактов руководителя с вышестоящим руководством, партнерами по горизонтали, подчиненными.
Анализ содержания включаемых задач и определение времени, требуемого для их решения. Приемлемый расчет рабочего времени, необходимый для исполнения той или иной работы.
Выявление меры планируемого объема работы и его согласования с бюджетом личного времени. В случае расхождения сравниваемых величин, что весьма вероятно, принимаются меры к их сбалансированию (посредством пересмотра круга решаемых руководителем вопросов, ужесточения режима работы).
Составление перспективного плана, горизонт которого различен в зависимости от специфики деятельности руководителя. План оформляется чаще всего в виде графика (одновременно используемого в качестве инструмента детализации перспективного плана), в котором последовательно представлены все работы и время их выполнения (к плану рекомендуется приложить список дел, не имеющих конкретных сроков выполнения).
