01.07.2010

Директор Інституту О. О. Сушко

Пояснювальна записка — 1) це документ особистого характеру, в якому пояснюються певні дії особи; 2) вступна частина основного документа (плану, програми, звіту), в якому обґрунтовується мета його створення, структура, зміст, призначення, актуальність і новизна).

Пояснювальну записку пише працівник на вимогу адміністрації, у деяких випадках - з ініціативи підлеглого.

Пояснювальну записку, що не виходить за межі установи, оформлю­ють на стандартному аркуші, що виходить за межі установи - на бланку і реєструють.

Взірець пояснювальної записки:

Директорові Інституту політології та права проф. Андрусишину Б. І. студентки 305 ур групи Коваленко Марини

Пояснювальна записка Я не з'явилася 18 травня 2010 року на заняття через хворобу Курсову роботу з історії філософії освіти здала 22 травня 2010 року.

22.05.2010 Підпис

2.7.5. Протокол. Витяг з протоколу

Протокол - документ, що відбиває процес і результат роботи по­стійних та тимчасових колегіальних органів, проведення зборів, за­сідань, нарад, конференцій, обговорень тощо.

Протокол веде секретар або інша спеціально призначена особа, конспектуючи, стенографуючи або записуючи на диктофон виступи учасників засідання.

За обсягом фіксованої інформації протоколи поділяють на:

• стислі — записують порядок денний,■прізвища доповідачів, назву питання, формулюють ухвалу;

• повні - крім порядку денного, ухвали, стисло фіксують виступи доповідачів, інших осіб, які беруть участь у роботі колегіаль­ного органу;

• стенографічні — весь хід засідання записують дослівно.

Реквізити протоколу:

1. Назва виду документа (Протокол).

2. Індекс (номер).

3. Дата.

4. Місце засідання.

5. Гриф затвердження (якщо протокол підлягає затвердженню).

6. Заголовок до тексту.

7. Текст.

8. Підпис голови.

9. Підпис секретаря.

Вимоги до оформлення протоколу

Протокол оформлюють на загальних бланках формату А4.

Датою протоколу є дата засідання. Протоколи мають порядкову нумерацію з початку року, яка водночас означає й кількість проведених засідань. Правильне ведення протоколу має важливе значення, оскільки ухвалені рішення набувають юридичної сили тоді, коли вони оформлені протоколом. Протокол дає можливість перевірити правильність при­йнятих рішень, контролювати їх виконання.

У тексті протоколу виділяють дві частини:

• вступна частина має постійну інформацію (голова, секретар, присутні) та змінну (ініціали та прізвища голови, секретаря, присутніх). Слова: Голова, Секретар, Присутні пишуть від лі­вого берега. Прізвища присутніх і запрошених подають за абет­кою. Якщо їх кількість перевищує 15, до протоколу додають список присутніх, а у вступній частині протоколу вказують загальну кількість: Були присутні 130 осіб. Вступну частину протоколу закінчують порядком денним. Слова Порядок денний друкують від лівого берега, кожний пункт якого нумерують і записують з нового рядка. Питання формулюють у називному, а не у знахідному відмінку (форма Про розгляд і затверджен­ня... не рекомендована).

ПОРЯДОК ДЕННИЙ:

1. Звіти викладачів про виконання індивідуальних планів за II се­местр 2009-2010 навчальний рік.

2. Завдання членів кафедри з поліпшення запровадження кредитно- модульної системи навчання.

3. Підсумки зимової екзаменаційної сесії.

4. Наукова робота студентів у проблемних групах.

• Основна частина тексту протоколу складається з розділів, які відповідають пунктам порядку денного.

Текст кожного розділу будують за схемою:

1. СЛУХАЛИ:

2. ВИСТУПИЛИ:

3. УХВАЛИЛИ:

Після двокрапки з абзацу пишуть прізвище й ініціали доповідача, через тире - короткий виклад тексту виступу. У тих випадках, коли текст доповіді додають, виступ не записують, а після прізвища доповідача вказують: текст доповіді додається.

У розділі УХВАЛИЛИ викладають прийняте рішення, яке може складатися з одного чи декількох пунктів або мати форму резолюції. 1. СЛУХАЛИ:

Інформацію проф. Шевчук С. В., завідувача кафедри культуриукраїнської мови, про запровадження вступного іспиту до аспірантури з української мови (за професійним спрямуванням) (текст доповіді додається). ВИСТУПИЛИ:

Лобода Т.М., доцент кафедри культуриукраїнської мови - запропо­нувала створити типову програму вступного іспиту до аспірантури з української мови (за професійним спрямуванням) на підставі типової навчальної програми курсу.

Кабиш О. О., доцент кафедри культури української мови - вказала на необхідність запровадження тестування під час вступного іспиту до аспірантури. УХВАЛИЛИ:

1. Інформацію проф. Шевчук С. В. взяти до відома.

2. Створити комісію у складі 5 осіб для укладання типової про­грами вступного іспиту до аспірантури з української мови (за професійним спрямуванням).

3. Розробити систему тестів з української мови (за професійним спрямуванням).

Запам'ятайте! Доповідь, план заходівзатверджуютьІнформаціюберуть до відомаЗаходисхвалюютьПроект документазатверджують у пропонованій редакції прийма­ють упершому (другому) читанні, із внесенням змін та поправок

Якщо на зборах проводять вибори таємним голосуванням, резуль­тати оформлюються окремими протоколами лічильної комісії: в одно­му зазначається склад комісії, а в другому - результати голосування: За Федоренка С. В. - 10 голосів, проти - 1, утримався — 1.

Протокол, складений під час засідання, редагують, за наявності стенограми - розшифровують і друкують. Документ набуває чинності після підписання секретарем і головою або після затвердження відпо­відними (визначеними законодавством) установами чи посадовцями. Протокол засідань комісій підписують усі члени комісії.

Взірець протоколу:

ПРОТОКОЛ № 5 звітно-виборних зборів профспілкової групи кафедри джерелознавства і спеціальних дисциплін 31.10,2009

Голова:проф. С. В. Шеховець.Секретар:доц. А. В. Гошилик.

Присутні:проф. Шеховець С. В., доц. Гошилик А. В., доц. Дудик О. В., доц. Коломієць О. О., доц. Карплюк І В., доц. Міськевич Т. М., доц. Приходько С. В., викл. ПоліщукЛ. В., викл. Захарчук В. І., голова профспілкового комітету Інституту історичної освіти доц. Л.В. Бака.

ПОРЯДОК ДЕННИЙ:

1. Звіт про роботу профгрупорга кафедри джерелознавства і спеціальних дисциплін І. В. Карплюк за період з вересня 2006 року по вересень 2009 року

2. Вибори профгрупорга кафедри джерелознавства і спеціальних дисциплін.

1. СЛУХАЛИ:

Звіт профгрупорга кафедри джерелознавства і спеціальних дисциплін І. В. Карплюк за період з вересня 2006 року по вересень 2009 року (звіт додається).

ВИСТУПИЛИ:

Доц. Т.М. Міськевич відзначила плідну працю І. В. Карплюк на профспілковій ниві.

Доц. О. В. Дудик наголосила на тому, що на посаді профорга

1. В. Карплюк своєчасно інформувала колектив кафедри про профспілкове життя інституту та університету і гідно представляла кафедру перед профкомом інституту і університету.

Доц. С. В. Приходько - завдяки І. В. Карплюк привертається увага до проблем працівників кафедри (оздоровлення, надання путівок, матеріальної допомоги), організовано побут кафедри. УХВАЛИЛИ:

1. Роботу профгрупорга кафедри джерелознавства і спеціальних дисциплін І. В. Карплюк за період з вересня 2006 року по вересень 2009 року схвалити.

2. СЛУХАЛИ:

Про вибори профгрупорга кафедри джерелознавства і спеціальних дисциплін. ВИСТУПИЛИ:

Доц. О. О. Коломієць запропонувала обрати профорга відкритим голосуванням.

Викл. Л.В. Поліщук запропонувала переобрати І. В. Карплюк | на посаду профорга на новий термін.

Викл. В. І. Захарчук підтримала пропозицію Л. В. Поліщук. УХВАЛИЛИ:

1. Вибори профгрупорга провести відкритим голосуванням.

2. Висунути кандидатуру І. В. Карплюк на посаду голови профспілкової групи кафедри.

РЕЗУЛЬТАТИ ГОЛОСУВАННЯ: «За» - одноголосно. «Проти» - немає. «Утрималися» - немає.

Головою профгрупи кафедри обрано доц. І. В. Карплюк.

Голова зборів С. В. Шеховець

Секретар зборів А. В. Гошилик

Витяг з протоколу - це відтворення частини протоколу, яка сто­сується розгляду окремого питання. Його складають, надсилають (або передають) окремим особам чи підприємствам на їхню вимогу. Реквізити:

1. Назва виду документа.

2. Заголовок протоколу.

3. Дата протоколу.

4. Текст витягу.

5. Дата складання витягу.

6. Підпис секретаря або голови засідання.

7. Печатка.

Від протоколу витяг відрізняється тим, що в ньому подається ухвала дише з одного питання, тому порядок денний не зазначається. Витяг засвідчується підписами голови та секретаря зборів і скріплюється печаткою.

У протоколі роблять помітку про витяг, а також зазначають, кому його вручено або надіслано.

Взірець витягу з протоколу:

Міністерство освіти і науки України Національний педагогічний університет імені М. П. Драгоманова

ВИТЯГ З ПРОТОКОЛУ № 11 засідання Вченої ради Національний педагогічний університет імені

М. П. Драгоманова

27 квітня 2010 року СЛУХАЛИ:

Про затвердження типової програми кандидатського іспиту з української мови за професійним спрямуванням. Укладачі: Шевчук С. В., Висоцький А. В., Клименко І. В.

УХВАЛИЛИ:

Затвердити типову програму кандидатського іспиту з української мови за професійним спрямуванням. Укладачі: Шевчук С. В., Висоцький А. В., Клименко І. В.

30.04.2010

Голова Вченої ради В. П. Андрущенко

Вчений секретар Вченої ради О. Г. Ярошенко

ПРАКТИЧНИМ БЛОК

Кожна людська здібність подібна до мускула: розвивається від вправ і атрофується від бездіяльності.

Д. Писарев

Вправа 1. Напишіть прес-реліз анонс про Всеукраїнську студентську на­укову конференцію «Українська мова вчора, сьогодні, завтра в Україні і світі».

Вправа 2.Прочитайте заголовки звітів. Зредагуйте їх, якщо потрібно. До­пишіть відсутні відомості.

1) Про проведення тижня українського кіно у м. Києві голови Спілки українських кінематографістів з 14.01.2010 до 20.01.2010; 2) студентки Ін­ституту української філології Сологуб Надії Іванівни; 3) Броварської гімназії імені С. І. Олійника за 2009-2010 навчальний рік; 4) про виробничу практи­ку студента Науменка С. В.; 5) про результати літньої екзаменаційної сесії за 2010 рік; 6) студентки 3 курсу Хоменко Наталії про педагогічну практику, що проходила у зош № 117 з 1 березня по 9 квітня 2010 року.

Вправа 3.Запишіть речення відповідно до правописних норм. Укажіть на характер помилок.

Згідно з планом кафедри, було проведено заняття та подано для обгово­рення плани конспекти занять. Упродовж звітного періоду, відвідувала від­криті заняття викладачів кафедри. За час педагогічної практики проводила по- закласну роботу зі спеціальності, лінгвістичну вікторину, тиждень української мови. Практика допомогла виробити практичні уміння й навички проводити уроки різних типів, перевіряти будь які види письмових робіт. Педагогічна практика поглибила і закріпила знання здобуті в університеті з фахових і психологопедагогічних дисциплін, випробувати себе, як класний керівник.

Вправа 4.Напишіть звіт про проведену науково-практичну конференцію студентів вашого інституту.

Вправа 5.Складіть звіт про роботу студентської ради факультету (ін­ституту), використовуючи безособові форми на -но,-то, утворені від поданих дієслів.

Переобрати, прийняти, узгодити, призначити, схвалити, взяти, затвердити.

Вправа6. Складіть документ, у якому обґрунтовано потребу передплати фахових періодичних видань.

Вправа 7.Проаналізуйте фрагменти пояснювальних записок. Виправте помилки.

Я, студентка Кравець Л. М., не змогла вчасно приступити до занять 9 лютого 2010 року. Займаючи посаду старости, я зіткнувся з проблемою катастрофічної нестачі аудиторії для проведення практичних занять. Вважаю необхідним прийняти щодо Степанова С. Т. сурові міри дисциплінарної від­повідальності. У відповідності з Вашим дорученням мною перевірено стан підготовки вузів до нового 2004-2005 учборого року.

Вправа 8.Знайдіть помилки в оформленні пояснювальної записки. Зре­дагуйте текст, обґрунтуйте виправлені помилки.

Завідувачу шкільним відділом

київського педагогічного коледжа

при національному ун-ті ім. Т.Г. Шевченка

пану А. А. Корнійчук

від студента 23 групи

Бутейко Миколая Іл'їча

Пояснювальна записка.

Я, студент М. І. Бутейко, не був присутнім на заняттях 15 квітня завдяки хворобі. Справка№ 18-05/106, видана травматологом, що працює в поліклініці № 2 Деснянського района м. Києва паном Коляда С.Г. 16.04.05, прикладається.

17.04.10 р. (підпис) Бутейко М. І.

Вправа 9.Зредагуйте типові мовні звороти, що вживаються в службових записках. Складіть з ними речення, ускладнені відокремленими обставинами та означеннями.

Приняти міри, ігнорувати думку, заслуговувати увагу, при таких обстави­нах, при аналізі подій, завідувач кафедрою, учбовий відділ, по власній ініціа­тиві, відстаючі студенти, співставляти факти, діючий закон, слідуючі питання.

Вправа 10.Який фрагмент протоколу єправильним?

а) Порядок денний:

1. Про виробничу практику студентів II курсу в музеї.

2. Стан успішності студентів І курсу в І семестрі 2009-2010 навч. року.

б) Порядок денний:

1. Про виробничу практику студентів II курсу в музеї.

1. Про стан успішності студентів І курсу в І семестрі 2009-2010 навч. року.

в) Порядок денний:

• Проведення виробничої практики студентів II курсу в музеї.

• Стан успішності студентів І курсу в І семестрі 2009-2010 навч. року.

Вправа 11. Виправте помилки в оформленні документа. Зредагуйте текст, укажіть на характер помилок. З'ясуйте особливості поєднання виділених слів.

ПРОТОКОЛ № 11 Проведення виробничої наради з працівниками НВК «Лісові дзвіночки» Від «23» серпня 2010 р.

Присутні: 6 вчителів, 3 вихователі ГПД, заступник з НВР Санковська

І. М., завхоз Строй Г. Ф. Відсутні: помічники вихователів. ПОВІСТКА ДЕННА:

1. Дотримання правил внутрішнього трудового розпорядку.

2. Затвердження графіків роботи працівників.

3. Готовність НВК до нового навчального року.

4. Технічний стан закладу. ВИСТУПИЛИ:

   1. питання. Директор Телецька Л.В. повідомила всіх працівників під осо­

бисту розписку правила внутрішнього трудового розпорядку.

2. питання. Заступник директора з НВР Санковська І. М. поінформувала

учасників наради про графік роботи закладу.

3. питання. Доведено до відома присутніх, що заклад повністю готовий

до нового навчального року, про що свідчить акт готовності закладу, наданий районним управлінням освіти.

4. питання. Строй Г. Ф. довела до відома присутніх про технічний стан

закладу. Технічний стан в закладі в задовільному стані. УХВАЛИЛИ:

1. Прийняти та виконувати Правила внутрішнього трудового розпоряд­ку без доповнень та зауважень.

2. Затвердити графіки роботи, запропоновані адміністрацією.

3. Звернутися з проханням до районного управління освіти про надання допомоги у вирішенні питань технічного стану.

Секретар: Чернецька Л. І.

Вправа 12. Зредагуйте текст, допишіть відсутні реквізити. Визначте, який це документ за: а) походженням; б) місцем виникнення; в) призначенням; г) формою.

Протокол

загальних зборів студентів II курсу 11.10.2009.

Голова: Панченко О. Г.

Присутні: декан факультету проф. Зеленов В.П., доц. Кравець І. В., сту­денти II курсу. Повістка денна:

Про підготовку до зимової сесії.

Про дисципліну та успішність студентів II курсу.

Вправа 13. Складіть за допомоги редактора МісгозоЇЇ \Л/огсі стислий про­токол зборів студентів вашої групи, розмістивши подані реквізити відповідно до правил та додавши необхідні відомості.

Протокол; голова; порядок денний; звіт голови профгрупи за 2009 рік; секретар; слухали; різне; про надання гуртожитку; ухвалили; підписи; дата; номер; про обрання делегатів на звітні профспілкові збори студентів універ­ситету; виступили.

Вправа 14.Запишіть усі можливі варіанти оформлення виступу в протоколі захисту курсових робіт, коли використовують кожен варіант?

Вправа 15.Проаналізуйте наведені нижче складові витягу з протоколу, зредагуйте і запишіть виправлених варіант, укажіть на характер помилок.

Витяг з протоколу № 7 засідання вченої ради Національного університету імені Тараса Шевченка від 21 червня 2010 року.

Витяг № 4 з протоколу засідання кафедри історії України про обрання деле­гатів на міжнародну наукову конференцію «Військова доктрина XX століття».

Слухали: Виступ старости групи Адаменка О. І. Ухвалили:

До 20.12.2009 р. ліквідувати всі негативні оцінки.

Голова Секретар

Панченко О.К. Штанюк Р. Д.

Вправа 16.Напишіть витяг з протоколу засідання студентського науко­вого гуртка, який ви відвідуєте, про: а) затвердження тем наукових робіт; б) рекомендацію наукових робіт до участі у студентській науковій конференції.

М. С. Левчук

(підпис)

Начальник ЖЕКу

Вправа 18. Зредагуйте текст довідки. Поясніть особливості відмінювання прізвищ

а) Видана Дидик Олександру Павловичу в тому, що він являється студен­том 5 курсу філологічного факультету;

б) Видана Коваленко Сергію Степановичу в тому, що він проживає по адресу: м. Миколаїв, вул. Садова, 15 кв. 102, займає жилу площу 32 ква­дратних метрів.

Вправа 17.Прочитайте документ. З'ясуйте відсутні реквізити, зредагуйте текст та запишіть, дотримуючись правил оформлювання.

Довідка

Дана довідка видана для підтвердження того, що Щуревський С. А. дійсно проживає і зареєстрований в м. Броварах по адресу: бул. Незалежності, 7, кв.15. Вона видається по місцю вимоги.

БЛОК ІНДИВІДУАЛЬНИХ ПРОБЛЕМНИХ ЗАВДАНЬ

Правильно складений та оформ­лений документ є свідченням високого рівня культури його виконавця.

З посібника

Завдання 1. Запишіть словосполучення, дібравши з поданих у дужках по­трібний прийменник, вжити його з відповідною формою іменника.

З'ясувалося (при, під час - обговорення), екзамен (з, по - мова), дбати (про, за - рідні), прийшов (по, у - справа), звернутися (по, за, на - адреса), списати (по, за - акт), зустрітися (в, о - дванадцята година), обміняти (за, по — курс банку), накреслені заходи (щодо, по, для - проведення урочистостей), працювати (протягом, на протязі, упродовж - рік), телефонувати (по, за, на - номер), діяти (по, за, згідно з - закон).

Завдання 2. Перекладіть подані словосполучення українською мовою. З'ясуйте особливості прийменникових конструкцій в обох мовах.

Работать по вьіходньїм дням; зкзамен по украинскому язику; прочитать с первой по десятую страницу; по истечении срока; добрьій по характеру; я к вам по делу; комиссия по составлению резолюции; по отношению к нему; по предложению; по обьїкновению; обучать на родном язьіке; к вашему све- дению; с общего согласия; по обоюдному согласию; говорить на английском язьіке; на наличньїе деньги; бьіть к восьми часам; прибегнуть к хитростям.

Запам'ятайте!

Після прикметників у вищому ступені, якщо далі йде порівняння, обов'язково вживаються прийменники від, за: легший за повітря, дорожчий за золото.

Після прикметників багатий, скупий, швидкий перед іменником вжи­вається прийменник на: багатий на корисні копалини, скупий на слова, швидкий на язик.

Завдання 3. Користуючись словниками, довідниками з культури мови, з'ясуйте, чи з однаковим значенням уживаються подані прийменники.

Для - задля, за — під (редакція), відповідно до - згідно з, з - за (ініціати­ва), з-за (допомога), щодо - стосовно (проблема), незважаючи на - попри (обставини).

Завдання 4. Зредагуйте словосполучення. Укажіть на причини помилок.

Тлумачити по-другому, робити помітки, піднімати питання, поставляти продукти, заставляти мовчати, по крайній мірі, устав студентського братства, воєнна тайна, тезиси доповіді, збори постановили, честолюбивий, терпелива людина, багаточисленна аудиторія, від чистого серця, завзятий шахматист, строїтися в шеренгу, коротше кажучи, хто крайній, крупномасштабний про­ект, шарикова ручка, користуватися вспишкою, легше всього, переписувати­ся з партнерами, відігравати значення, мигдальний торт, мова йде, поділити пополам, давайте навчимося, нажимати на клавішу, найменш вразливіший, говорити невпопад, невірна відповідь, оплачувати за проїзд, рідке пальне, пам'ятник Тараса Шевченка, переводити текст, виписувати газети, грошовий перевод, перекличка учнів, переключати швидкість, під ранок, під кінець дня, під редакцією, під соусом, під прикриттям, учитися музиці, учений ступінь, подзвони мені без чверті сім, два інженера, палата общин.

Завдання 5.Підготуйте прес-реліз до РР-акції «Молодь за професіоналізм і якісну освіту».

Завдання6. Проілюструйте правило: дієприслівниковий зворот вживаєть­ся тоді, коли дію, виражену в ньому, виконує той же суб'єкт, що і основну дію, виражену присудком.

Завдання 7.Утворіть словосполучення, поєднавши дієслово з потрібним іменником. Обґрунтуйте вибір. Утворені словосполуки введіть у речення, що можуть бути використані у тексті звіту.

Займати, обіймати, згоджуватися, приставати, підтримувати, звільнити, усунути, присвячувати, приурочувати.

БЛОК САМОКОНТРОЛЮ

1. Які документи належать до довідково-інформаційних?

2. Що таке доповідна записка?

3. Які типи доповідних записок розрізняють?

4. Що таке пояснювальна записка?

5. Які реквізити містять доповідна й пояснювальна записки?

6. Що таке прес-реліз?

7. Які є підстави для написання прес-релізів?

8. Назвіть основні реквізити прес-релізу.

9. Які виділяють різновиди прес-релізу?

10. Яких правил бажано дотримуватися, готуючи прес-реліз?

11. Якою є структура прес-релізу?

12. Які технічні особливості оформлення прес-релізу?

13. Як проілюструвати прес-реліз?

14. Назвіть шляхи та розкрийте особливості поширення прес-релізу.

15. Що таке звіт? Які є види звітів?

16. За якою схемою складається текст звіту?

17. У яких випадках звіт адресують керівникові?

18. За яких умови звіт затверджує керівник?

19. Які є види доповідних записок? Чим відрізняється їх оформлення?

20. Які особливості розташування реквізитів пояснювальних записок?

21. Що таке рапорт?

22. За якими правилами оформлюють текст протоколу?

23. На які види поділяються протоколи за обсягом фіксованих у них відомостей?

24. Що таке витяг з протоколу?

25. На які групи поділяються довідки за змістом?

ТЕМИ РЕФЕРАТІВ ТА НАУКОВИХ ПОВІДОМЛЕНЬ

1. Сучасні технології паблік рілейшнз.

2. Прес-реліз у РК-акціях.

3. Матеріали для преси: інформаційні повідомлення, прес-релізи.

4. Створення прес-релізу для Інтернет-ЗМІ.

5. Оголошення. Повідомлення про захід.