2.7.3. Довідка

Довідка - це документ інформаційного характеру, що підтверджує факти з життя й діяльності окремих громадян, різні обставини діяль­ності установ, організацій, підприємств.

Довідки можуть бути особисті й службові.

Особисті довідки підтверджують певний юридичний факт конкрет­ної особи. Оскільки текст довідки особистого характеру типовий, то слід використовувати бланки установи чи підприємства, на яких власноручно заповнюють тільки індивідуальні реквізити (кому, про що, для подання куди).

Довідки службового характеру складають на запит або за вказівкою вищої організації чи службової особи. Вони повинні об'єктивно відо­бражати стан справ конкретного структурного підрозділу, всієї установи.

Зовнішні довідки підписує керівник і засвідчують печаткою. Вну­трішні печаткою не засвідчують.

Довідка містить такі обов'язкові реквізити:

1. Назва організації, що видає довідку.

2. Дата і номер.

3. Назва виду документа.

4. Текст, у якому вказують прізвище, ім'я та по батькові особи, якій видається довідка у давальному відмінку; текст, у якому під­тверджують певний факт; призначення довідки (куди подається).

5. Підписи службових осіб, печатка, без якої довідка не має юри­дичної сили.

Взірець довідки:

Міністерство освіти і науки України Національний педагогічний університет імені м.П. Драгоманова

27.06.2010 № 177

Довідка

Сергієнку Василю Олексійовичу в тому що він є студентом 3 курсу Інституту іноземної філології Національного педагогічного університету імені М. П. Драгоманова.

Видано для подання за місцем вимоги.

Директор Інституту іноземної філології В. І. Гончаров

Секретар Д.С. Микитенко

2.7.4. СЛУЖБОВІ ЗАПИСКИ

Під загальним терміном службові записки найчастіше розуміють такі різновиди довідково-інформаційних документів: доповідна записка, пояснювальна записка, рапорт.

Реквізити службових записок:

1. Адресат (Керівникові проекту «Україна дітям» Висоцько- му А. В.; Ректорові Національного економічного університету імені Вадима Гетьмана).

2. Адресант (кафедра історії та культури української мови; до­цента кафедри філософії Козачука С. В.)

3. Назва виду документа(Доповідна записка; Пояснювальна за­писка; Рапорт).

4. Заголовок(про відрядження, про запровадження державного іспиту з української мови (за професійним спрямуванням), про порушення трудової дисципліни).

5. Текст.

6. Дата.

7. Підпис.

Доповідна записка - це документ на ім'я керівника установи, у яко­му повідомляють про певний факт, подію, подають звіт про виконання службових доручень або взятих на себе зобов'язань.

За змістом доповідні записки поділяють на інформаційні, звітні, ініціативні, за походженням - внутрішні, зовнішні.

Зміст доповідної записки повинен бути точним і лаконічним, для зручності поділятися на частини. Текст доповідної записки має дві частини - описову (констатаційну)- в якій висвітлюється ситуація, що склалася; у другій частині сформульовані висновки і пропозиції або прохання, способи їх виконання.

Якщо доповідна записка надсилається з установи або структурного підрозділу, то підписується керівником, укладається на бланку і має, окрім зазначених реквізитів, вихідний реєстраційний номер.

Взірець доповідної записки:

Навчально-методичне управління Директорові Інституту

іноземної філології ДОПОВІДНА ЗАПИСКА проф. Гончарову В. К

15.01.2010 №38-12/35 Про планування годин

Доводимо до Вашого відома, що Наказом МОН України від 09.07.2009 року № 642 «Про організацію вивчення гуманітарних дис­циплін за вільним вибором студента» та наказом НПУ імені М. П. Драгоманова від 09.11.2009 «Про організацію вивчення дис­циплін циклу гуманітарної та соціально-економічної підготовки» запроваджено обов'язкове вивчення дисципліни «Українська мова (за професійним спрямуванням)» обсягом З ЕСТЗ кредити і підсум­ковий контроль у формі іспиту.

Просимо внести зміни до навчальних планів до 10 лютого 2010 року.

Начальник навчально-

методичного управління Г. М. Бойко

Рапорт - 1) письмове офіційне повідомлення про що-небудь вищій інстанції, керівництву; 2) різновид доповідної записки, в якій стисло, але докладно викладено суть якої-небудь справи.

Взірець рапорту з резолюцією:

Бойку Г. М.	Ректорові Національного
Підготувати проект наказу	педагогічного університету
до 15,07.2010	імені М. П. Драгоманова
підпис	академіке НАПН України
02.07.2010	професору Андрущенкові В.П.
	директора Інституту історичної освіти
	професора Сушка О. О.
	РАПОРТ
Доводжу до Вашого відома	що для завершення організаційної
роботи в приймальній комісії, формування особових карток і підготовки

індивідуальних планів студентів першого курсу Інституту історичної освіти старший викладач кафедри культури української мови Підкамінна Людмила Володимирівна розпочинає роботу з 07 серпня 2010 року.