5. Документообіг

Документообігом називають шлях, який проходять документи від моменту їх складання або одержання від інших підприємств до моменту використання в бухгалтерському обліку.

Порядок документообігу залежить від організації обліку, структури підприємства і засобів обчислювальної техніки. На кожному підприємстві на основі типового документообігу розробляється схема документообігу у вигляді плану-графіку. В ньому перераховуються всі первинні документи, які складаються, вказується їх призначення, хто і в які строки їх складає, куди і коли представляють кожен документ, хто приймає і обробляє, а також в які облікові реєстри їх записують. Цей план-графік документообігу затверджується керівником і доводиться до відома всіх матеріально-відповідальних осіб, до відома облікових працівників і осіб. План-графік документообігу дає можливість встановити строки виконання обліково-звітних робіт по підприємству, по структурних підрозділах і по кожному виконавцю.

6. Інвентаризація

Інвентаризація – спосіб перевірки наявності господарських засобів і співставлення їх з даними обліку.

Інвентаризація буває повною або частковою.

В залежності від характеру інвентаризація буває планова та раптова.

Інвентаризацію проводить інвентаризаційна комісія. Склад комісії, строки проведення визначаються наказом керівника організації. За своєчасність і якість проведення інвентаризації відповідає керівник і головний бухгалтер. Інвентаризація повинна бути проведена в мінімальні строки. Для цього до початку інвентаризації проводиться підготовча робота. До початку інвентаризації матеріально-відповідальні особи повинні здати всі прибуткові, видаткові документи, всі матеріали оприбуткувати та дати розписку, що ніяких документів у відповідної особи немає в наявності. Після цього ніякі документи до уваги не приймаються. Комісія шляхом переліку, зважування, обміру проводить інвентаризацію. Дані інвентаризації заносяться в інвентаризаційний опис, який складається в двох екземплярах і підписується всіма членами комісії. Для виявлення результатів інвентаризації в бухгалтерії складаються порівнювальні відомості. В порівняльні відомості заносяться тільки ті дані, по яких виявлені відхилення від облікових даних. Кінцеве рішення про характер виявлених нестач, лишок комісія виносить на основі письмового пояснення відповідальних осіб, всі висновки і рекомендації інвентаризаційна комісія оформлює протоколом, який затверджується керівником підприємства. В своїх висновках комісія визначає порядок регулювання отриманих різниць.

Тема 5. Облікові регістри

Мета вивчення:

Після вивчення цього розділу ви повинні знати та вміти пояснити такі терміни та поняття:

• поняття облікових регістрів;

• класифікація облікових регістрів за призначенням, змістом і зовнішнім виглядом;

• види записів в облікових регістрах, типи помилок, що допускаються в облікових регістрах, способи їх виявлення і виправлення.

1. Поняття і класифікація облікових регістрів

Облікові регістри представляють собою листи паперу, які призначені для реєстрації і угрупування даних про господарські засоби і джерела їх утворення, зафіксовані первинними документами, тобто це спосіб поточного обліку первинних документів з метою узагальнення облікової інформації для її відображення на рахунках бухгалтерського обліку і звітності.

За зовнішнім виглядом регістри класифікуються на:

• картки;

• книги;

• зведені листи.

Картки виготовлені із цупкого паперу спеціальної форми, стандартних розмірів, їх використовують в аналітичному обліку. Зберігаються картки в картотеках.

Зведені листи виготовляють із звичайного паперу великого формату. Зберігаються зведені листи в папках. Такі регістри використовуються для ведення журналів-ордерів, допоміжних відомостей.

В книзі всі сторінки пронумеровані, всі листи прошнуровані і в кінці книги за підписом головного бухгалтера вказано загальне число сторінок, які скріплені сургучною печаткою. Для кожного окремого рахунку в книзі відведено одна або декілька сторінок.

За характером записів регістри поділяються на:

- хронологічні;

- систематичні;

- комбіновані.

Хронологічні – це регістри, в яких реєстрація господарських операцій проводиться під час їх здійснення. Хронологічний облік забезпечує контроль за збереженням документів, що надійшли.

( Касова книга, журнал обліку на вантажів, що надійшли).

Систематичні – це регістри, в яких реєструють господарські операції з врахуванням їх економічного змісту, тобто в них здійснюється угрупування однорідних за економічним змістом господарських операцій. (Головна книга).

Комбіновані – це регістри, в яких спостерігається хронологічний і систематичний запис (журнали-ордери, допоміжні відомості).

За зовнішнім виглядом регістри поділяються на:

• синтетичні;

• аналітичні;

- комбіновані.

Синтетичні – регістри, в яких реєстрація господарських засобів,

джерел їх утворення і господарських процесів проводиться в загальному вигляді, на основі попередньо згрупованих документів.

(Головна книга, оборотна відомість по синтетичних рахунках).

Аналітичні регістри призначені для ведення обліку по окремих аналітичних рахунках ( картки, оборотні відомості по аналітичних рахунках).

Комбіновані регістри призначені для ведення синтетичного і аналітичного обліку. Комбіновані регістри виключають необхідність звірки записів між даними синтетичного і аналітичного обліку.

За формою регістри поділяються на:

• односторонні;

• двосторонні;

• - багатографні;

- шахові.

В односторонніх регістрах графи для дебетових і кредитових записів знаходяться на одній правій стороні, а зліва знаходяться графи для запису дати, змісту, номера і являються загальними як для дебетових, так і кредитових записів.

Регістри двосторонньої форми складаються із двох однакових частин. Ліва призначена для дебетових записів, права для кредитових.

Багатографні регістри характерні тим, що загальна сумова колонка ділиться на декілька граф. По цьому принципу побудовані регістри по обліку розрахунків з постачальниками, підрядниками, підзвітними особами. В них поєднується аналітичний і синтетичний облік.

Шахові регістри побудовані так, що кожна відображена сума характеризує два рахунки, один дебетовий, другий кредитовий і записується на перетині кореспондуючих рахунків.