3. Способы документирования

Документы появляются с момента зарождения письменности, “письменной речи” и становятся надежным средством записи, регистрации или, иначе говоря, документирования фактов, явлений, событий. До этого человеческое общество пользовалось живым словом, живой речью.

Живая речь имела, однако, ряд ограничений. Произнесенное слово жило недолго. Живую речь было трудно слово в слово воспроизвести повторно. Обращение с помощью живой речи ограничивалось пределами слышимости человеческого голоса, передать какую-либо информацию на расстоянии можно было только с помощью гонца. Еще труднее с помощью живого слова передавать информацию во времени – через годы, десятилетия, столетия после того, как произошли те или иные события. Живая речь, в силу сказанного, была в состоянии обеспечить потребности в запечатлении и передаче информации сравнительно несложных, расположенных на небольших территориях общественных организаций первобытнообщинного строя. Уже в глубокой древности человек пытался преодолеть эти недостатки. Для передачи сообщений на расстояние применялся язык костров, барабанов и иных специальных средств. Этот беспроволочный телеграф достигал высокой степени совершенства. Язык барабанов характерен для индейцев Южной Америки, народов Африки.

В глубокой древности появились и так называемые предметные пись­ма, или символы. Например, на Суматре в знак дружбы посылали соль, в знак гнева или вражды – перец; у славянских народов поднесение хлеба и соли означает знак приветствия и дружбы.

Широкое применение для передачи информации имели шнуры с узлами. Например, депеши племен Южной Америки инков – кипу – “письма”, написанные узелками на веревочке. Ряды разноцветных шнуров (их число доходило до 200) привязывались к главной веревке. В этом письме все имело свое значение: цвет шнуров, число узлов, их форма, расстояние друг от друга. Точно прочитать такое послание довольно сложно, у индейцев существовали специальные люди, владевшие “грамотой” (рис. 2).

Рис. 2 Кипу

С помощью графических знаковых систем стало возможным отделить информацию от субъекта и зафиксировать ее на каком-либо материале с целью последующей передаче во времени и пространстве.

Способы фиксации информации (способы документирования) определяются стандартом на термины и определения как “запись информации на различных носителях по установленным правилам” (ГОСТ Р 51141–98 “Архивное дело и делопроизводство”).

В результате появляется документированная информация, т.е. документ.

По мере усложнения общественной организации людей, развития цивилизации способы нанесения информации изменялись вместе с материалами, на которых они фиксировались. Исторически первым способом стало документирование с помощью текстового документа.

3.1. Текстовое документирование

Письменная речь сделала запечатление информации и ее передачу на расстояние и во времени более надежным.

Происхождение и развитие письма – один из сложнейших вопросов культуры. Письмо прошло несколько ступеней развития.

Первая ступень – пиктографическое письмо (картинно-синтетичес­кое, 8–6 тыс. лет до н.э.) – “письмо в картинках” (рис. 3, 4). Пиктографическое письмо характеризуется обобщенностью запечатления, оно передает целые сообщения, графически не рас­члененные на отдельные слова. Источник формирования пиктограмм – первобытное искусство, период, когда первобытные рисунки стали применяться не только для познания мира, но и для коммуникативных целей, т.е. передач каких-либо сообщений и для закрепления их во времени. С помощью пиктограмм записаны длинные истории и даже целые поэмы. Например, индейское племя делаваров записало с помощью пиктограмм свой эпос “Валум-олум”.

Рис. 3. Пиктограммы исибиди

У любого народа, стоявшего на уровне первобытнообщинного строя, существовало “рисунчатое письмо”. Языком рисунков пользовались многие народы нашей страны, не имевшие письменности, вплоть до начала XX века.

Язык рисунков нельзя читать. Информацию, написанную пиктограммой, можно лишь толковать на любом языке, понимая общий смысл. Эту возможность пиктографического письма передавать информацию на любом языке стали широко использовать в XX веке, когда расширились связи народов всего мира. Пиктографическое письмо в настоящее время применяется в изображении товаров на вывесках магазинов и мастерских, условных знаках на погонах, гербах и т. д. (рис. 5). Целые инструкции о порядке пользования различными приборами стали “писать” в картинках, чтобы эту информацию понял поку­патель в любом уголке мира. Самым ярким примером использования пикто­графического письма сегодня могут служить компьютерные программы, рас­считанные на использование в любой стране земного шара. Пиктографические картинки подсказывают вам, какое действие вызывает нажатие на ту или иную кнопку.

Рис. 4. Образцы пиктограмм, представляющих собой сложные изобразительные композиции

а – пиктографическая запись условий обмена 30 убитых на охоте (знак ружья) бобров на бизона, морскую выдру и овцу;

б – пиктографическое письмо семи индейских племен президенту США (просьба о разрешении переселиться в район трех озер; линии, соединяющие головы и сердца животных, указывают на единство мыслей и чувств племен).

Рис. 5. Пиктограммы видов спортивных состязаний

Вторая ступень – идеографическое (логографическое) письмо (рис. 6, 7). В этом типе письма отдельные знаки передают уже слова. Настоящее письмо, т. е. письмо, передающее звуковую речь, появляется при зарождении классо­вого общества. Его первые образцы дают нам древние цивилизации Египта и Двуречья.

В логографическом письме изобразительные знаки для конкретных предметов остались картинками. А для передачи общих понятий использова­лись слова со сходным звучанием. Например, по-египетски “ласточка” и “большой” звучат одинаково. Знак “ласточка” стал передавать оба эти значе­ния. Если не было близко звучавшего конкретного слова, то на помощь при­ходила образность. Например, “энергичный” – выходящий из сердца, “щед­рость” – протягивающий руки, “прохладный” – сосуд с льющейся водой. Рисунки древних писцов со временем постоянно упроща­лись и превратились в условные значки – иероглифы.

Рис. 6. Передача слов с помощью рисунков:

а – реалистических; б – схематических

б

Рис. 7. Передача иероглифами в китайском письме

отвлеченных понятий: а – посредством сочетания различных

иероглифов; б – путем повторения одного иероглифа

В Китае традиции древнего иероглифического письма живы до сих пор.

Логографические знаки используется и в настоящее время (знаки доллара, фунта стерлингов и т. п.). Достоинством логографического письма является его большая емкость (компактность), так как знак – это целое слово. Для передачи одного и того же текста требуется в 4 раза меньше знаков, чем русских слов. Например,. Недостаток такого способа запечатления мысли состоит в трудности передачи абстрактных понятий и имен, многознаковости языка, его консервативности.

Третья ступень – слоговое письмо (рис. 8). В этой системе письма каждый знак равен слогу (например, ассиро-вавилонская, урартская письменность, письмо майя, корейская, японская письменность, индейское слоговое письмо).

Рис. 8. Передача иероглифами слогов японской письменности

Письменность, построенная на слоговой системе, имеет от 35–40 до 200–300 знаков. Древнейшие слоговые знаки возникли во II тыс. до н.э. в шумерском письме из логограмм.

Четвертая ступень – буквенно-звуковое письмо. Возникло из сло­гового в II тыс. до н.э. Появление буквенно-звукового письма имело огром­ное значение для развития мировой культуры.

Первоначальное славянское письмо в период формирования у славян племенного строя представляло собой простейшие знаки типа “черт и резов”. B VII–VIII веках славяне, как и другие народы, заимствовали греческое письмо, преобразованное в протокирилловское. С конца IX века существовали две азбуки: глаголица и кириллица (рис. 9, 10). По своему алфавитно-буквенному соста­ву кириллица и глаголица почти совпадали, но начертания букв были различны. В кириллице буквы были геометрически просты, а в глаголице буквы, на­оборот, были замысловаты.

Рис. 9. Глаголический алфавит

Более удобная кириллица очень быстро почти повсеместно вытес­нила глаголицу. Этому способствовало и стремление государства к унифика­ции письма. В дальнейшем русское письмо (в отличие от западноевропейского) почти непрерывно развивалось. До XVIII века развитие шло стихийно, а с нача­ла XVIII века – путем государственных реформ. Реформами 1707–1710 годов были исключены буквы, заимствованные из греческого алфавита и не нужные при передаче славянской речи: “пси”, “кси”, “омега”, “юс”, “ферт”, “земля”, “иже” (кроме того, Академия наук проводила реформы в 1735, 1738, 1758 гг.). В связи с введением нового правописания и новой орфографии в 1917 – 1918 годах были исключены буквы – i, фита, ижица, ять. В 1935 году были введены буквы “й” и “ё”.

Рис. 10. Кириллическая азбука эпохи древнейших

славянских рукописей

Претерпела значительные изменения и графика русского письма. Древнейшим первоначальным типом почерка был устав, при котором каждый буквенный знак как бы рисовался, буквы имели четкие квадратные архитектурно-геометрические формы, писались перпендикулярно строке. В XIV веке возникает новая форма – полуустав, когда геометрически архитектурный принцип нарушается, появляется кривизна, наклонность букв, остроконечность. В полууставе много сокращений, выносных букв-титлов.

Появление полуустава – результат стремления ускорить процесс написания документов. В XIV веке возникает и декоративное письмо – вязь.

На смену полууставу приходит скоропись, для которой характерно совмещенное изображение соседних букв. В XVIII веке скоропись отличается введением гражданского шрифта и нового алфавита (в 1708 г. была проведена реформа азбуки: кириллицу заменила гражданская азбука), она продолжает разви­ваться в гражданской письменности XIX–XX веков Завершающим этапом яв­ляется современное письмо (рис. 11).

Письмо и письменность приняли на себя запечатление звуковой речи и сохранение содержащейся в ней информации о явлениях объективной действительности. Письмо стало устойчивым средством запечатления и передачи информации.

С изобретением англичанином Генри Милем пишущей машины появляется машинопись как спо­соб текстового документирования. Во второй половине XIX века (с 1867 года) началось промышленное изготовление пишущих машин. Машинопись быстро вытеснила ручные способы при окончательном оформлении документа и копировании. Однако и в на­стоящее время ручное текстовое документирование остается распространен­ным способом первоначального составления документа.

Поскольку человек говорит в 5–6 раз быстрее, чем пишет, издавна у разных народов появилась естественная потребность ускорить запись речи, упростив письмо. Так появилась стенография – скоростное письмо, ведущееся с помощью особых кратких знаков и по быстроте превосходящее обычное письмо в несколько раз. Скорость в стенографической записи приобретается за счет краткости знаков, сокращения и пропуска элементов слов, слитности написания слов и словосочетаний. Скорость стенографической записи дохо­дит до 120 и более слов в минуту.

Рис. 11. Эволюция русских почерков (устав, полуустав, вязь, скоропись и гражданское письмо начала XVIII века)

Текстовое документирование получило самое широкое распространение. С его помощью документируется деятельность государственных учреждений, предприятий, общественных организаций, коммерческих фирм, частных предприятий и отдельных лиц.

Но среди огромного количества документов, создаваемых в процессе деятельности человека, в связи с бурным развитием научно-технического прогресса, все большее место начинают занимать другие виды документирования.