Приложение № 3 к приказу ректора университета 11.04.2000 № 07/21

Реквизит 22 – подпись. Право подписи управленческих документов, как правило, является компетенцией руководителя организации или его заместителей в соответствии с распределением их обязанностей, установленным правовым актом (уставом, положением об организации, приказом о распределении обязанностей и др.).

Доклады, докладные записки, справки и другие документы справочного, информационного и аналитического характера могут быть подписаны исполнителем (автором) документа, но только в тех случаях, когда решаемые в документе вопросы не выходят за пределы его прав и компетенции.

Документ может быть подписан двумя или более должностными лицами, если за его составление и содержание ответственны несколько должностных лиц. Например, документы, в которых содержатся сведения денежного, матери­ального, кредитного характера, являющиеся основанием для приема и выдачи денег, товарно-материальных и других ценностей; документы, изменяющие кредитные и расчетные обязательства, подписывают и руководитель организации, главный бухгалтер. Документы, составленные совместно двумя или более организациями, подписывают руководители этих организаций.

В состав реквизита “подпись” входит наименование должности лица и наименование организации, которую оно возглавляет (если документ подготовлен без использования бланка), личная подпись, инициалы и фамилия.

Председатель правления

“Кристаллбанка” личная подпись М.В. Николаев

Если документ оформлен на бланке, то реквизит “подпись” включает краткое наименование должности, личную подпись, инициалы и фамилию.

Ректор университета личная подпись В.И.Теплов

Если документ подготовлен двумя организациями и его подписывают лица равных должностей, то их подписи располагают двумя группами на одном уровне. Например:

Заместитель директора ОАО “Кристалл” личная подпись В.П. Кац

Заместитель директора ОАО “Агат” личная подпись Ю.Б. Смык

В таком случае документы оформляют не на бланках и под­писывают столько экземпляров документа, сколько организаций принимало участие в их разработке. Таким образом, каждая ор­ганизация (учреждение) имеет официально оформленный под­линник документа.

Если документ подписывают несколько должностных лиц одной организации, их подписи располагают одну под другой в порядке, соответствующем степени значимости занимаемых ими должностей. Например:

Генеральный директор личная подпись А.Д. Лакеенков

Главный бухгалтер личная подпись Л.Д. Жукова

Две подписи оформляются на документах коллегиальных органов – протоколы и выписки из них подписывают председа­тель и секретарь.

Документы, составленные комиссией (акты), подписывают председатель и все члены комиссии.

Председатель комиссии	Личная подпись	В.И. Карсев
Члены комиссии	Личная подпись	Е.А. Семухина
	Личная подпись	О.Е. Алексеева
	Личная подпись	И.В. Козлова

Подпись должна быть как на документах, направляемых в другие организации, так и на тех, которые остаются в делах ор­ганизации – автора документа. Приложения к документам так­же должны быть подписаны в установленном порядке.

Подпись располагают после текста и отметки о наличии приложений, отступив 2-3 межстрочных интервала.

В отечественной практике оформления документов часто встречается проставление косой черты или предлога “за” перед наименованием должности руководителя, означающих, что до­кумент подписан другим должностным лицом. Такая практика недопустима, это нарушает юридическую силу документа. Доку­мент может подписать лицо, официально исполняющее обязанности руководителя. Использование предлога “за” или сокраще­ния “зам”, “врио” недопустимо.

Допускается в реквизите “подпись” центрирование наимено­вания должности лица, подписавшего документ, относительно самой длинной строки. Например:

Начальник архивного

отдела администрации области подпись С.В. Хабаров

В ряде случаев (для подписания приглашений, извещений, справок, внутренних документов) может быть использовано факсимиле. Факсимильная подпись – это механическое вос­произведение собственноручной подписи руководителя. Органи­зация самостоятельно определяет порядок использования фак­симильной подписи и виды документов, которыми она заверя­ется. Правила пользования факсимиле закрепляются либо изда­нием распорядительного документа, либо инструкцией по дело­производству. При этом необходимо помнить, что использова­ние факсимильной подписи вместо настоящей не должно про­тиворечить закону или иным правовым актам.

Федеральный закон “Об информации, информатизации и защите информации” установил порядок удостоверения доку­мента, хранимого, обрабатываемого и передаваемого с помощью информационных и телекоммуникационных систем. Юридиче­ская сила таких документов удостоверяется электронной цифро­вой подписью.

Реквизит 23 – гриф согласования документа.

Проекты документов, подготовленные в одной организации и затрагивающие интересы других, согласовываются с ними в установленной очередности. При этом согласование оформляет­ся или на последнем листе проекта документа, ниже всех подписей, или выносится на отдельный лист согласования, который является приложением к подлиннику документа. Согласование при этом оформляется в виде грифа, включающего слово “СО­ГЛАСОВАНО”, должности руководителя и наименования орга­низации, с которой согласовывают документ, его личной подпи­си, инициалов, фамилии и даты. Гриф согласования на доку­менте располагают ниже подписи слева.

Если согласование осуществляется отдельным документом вышестоящей организации или коллегиальным органом после обсуждения документа на его заседании, то гриф согласования оформляется следующим образом:

СОГЛАСОВАНО СОГЛАСОВАНО

Протокол заседания Письмо министра связи