Форма документа

Изменилась в ХVIII веке и форма документа. Определенное влия­ние на нее оказало введение в 1699 году гербовой бумаги. Было ут­верждено три образца гербовой бумаги разной стоимости: в 20 или 10 копеек, в 2 деньги или одну копейку и одну деньгу. И на столб­цах – 25 и 50 копеек. Изображения (государственный герб – орел) – “клейма” были разных размеров соответственно стоимости бумаги: “большое клеймо”, “среднее” и “меньшее”. Под клеймом указывалась стоимость бумаги. С 1719 года рядом с ценой указывался год выпуска бумаги, с 1720-1723 годов клейма не имели цены листа. Проставление клейма в определенном месте организовывало текст документа, создавало определенность размера его формы.

В 1700 году указами Петра I были отменены столбцы.

Изменение формы документа повлияло на организацию всего де­лопроизводства. Прежде всего, сокращалась переписка. При столбцо­вой форме легче было составить новый документ, чем отыскать ста­рый.

2.3. Формуляр текстового документа XIX - начала XX века Регламентация документирования

Порядок документирования определялся новыми принципами уп­равления. Он был жестко регламентирован законами, манифестами о создании высших органов управления и “Общим учреждением мини­стерств”.

Большое место в документировании деятельности учреждений XIX века занимали записки: докладные (“пространные”), “дополни­тельные”, “краткое изложение”, записки и представления, вносимые в Государственный совет и Комитет министров, конфиденциальные и служебные записки. Они составлялись по особым правилам. Так, док­ладная записка должна была “содержать в себе: изложение дела, справку и выписку из законов”.

Многие документы получают табличную форму изложения содержа­ния, описательная часть в них сокращается. Это особенно касается документации статистической, бухгалтерской.

Имели свои особенности и эпистолярные документы XIX – начала XX века. Продолжают издаваться специальные руководства (“письмовники”) по составлению писем. В них определялась форма документа – место автора, адреса и даже качества бумаги – и содержание: на­чальная фраза обращения (“Милостивый государь”) и заключительная часть (“с совершенным почтением”).

Стремление облегчить процесс составления документов вырази­лось в создании документов с элементами трафаретных текстов – унифицированные отдельные фразы или части текста, содержащие идентичную и постоянно повторяющуюся информацию. Такие документы получают довольно широкое распространение в XIX – начале XX века.

Кроме трафаретных, создавались типовые тексты (тексты-образ­цы, тексты-стереотипы, на основе которых могли быть построены тексты аналогичного содержания): “препровождается с покорнейшею просьбой сообщить при возвращении настоящей бумаги начальству округа надлежащие сведения и заключения”.

Создание типовых и трафаретных текстов свидетельствовало о начавшемся процессе унификации документов.

Вид документа

Все документы, кро­ме писем (сношений), себя называют. Количество видов документов в рассматриваемый период возросло (рис. 17, 18).

Рис. 17. Прошение белгородского купца Василия Дубинина о выдаче свидетельства об объявлении капитала (1809 г.)

С изданием положения 19 февраля 1861 года возникли документы, оформлявшие отношения помещиков с крестьянами: добровольные условия, акты увольнительные об обязательных отношениях, уставные грамоты. Создание новых средств связи и документационной техники привели к появлению таких видов документов, как телеграмма, теле­фонограмма, стенограмма и др.

Рис. 18. Письмо белгородского головы И. Муромцева

курскому губернатору о сборе пожертвований на народный дом в г. Уфе (1909 г.)

Законами устанавливались виды документов, создаваемых на разных уровнях управления. Мнения, манифесты, указы повеления издавали высшие органы государственной власти. Делопроизводственные документы по характеру составления и исполнения были разделены на четыре группы: 1) внутренние документы, 2) переписка, 3) “проси­тельские” документы, 4) акты.

Большую группу документов составляли акты.