- •О.Б. Пономарева
- •Содержание
- •Введение
- •Тема 1. Назначение курса, источники и литература
- •1. Предмет, содержание, задачи и методы его изучения
- •2. Источники и литература
- •Контрольные вопросы
- •Тема 2. Документ, его функции и способы документирования
- •1. Понятия “информация” и “документ”
- •1.1. Развитие понятий “информация” и “документ”
- •1.2. Законодательные акты, определяющие обязательность документирования информации
- •2. Функции документа
- •3. Способы документирования
- •3.1. Текстовое документирование
- •3.2. Техническое документирование
- •3.3. Фотодокументирование
- •3.4. Кинодокументирование
- •3.5. Фоно- и аудиодокументирование
- •3.6. Документирование с применением электронно-вычислительной техники
- •4. Материальные носители информации
- •4.1. Материалы для письма
- •4.2. Средства и орудия письма
- •Контрольные вопросы
- •Тема 3. Признаки документа
- •1. Оригинальность документа
- •2. Подлинность документа
- •3. Копийность документа
- •Контрольные вопросы
- •2. Создание и развитие традиционной формы документа
- •2.1. Формуляр текстового документа хvi-хvii веков
- •Общие вопросы документирования
- •Вид документа
- •Автор документа
- •Адресатдокумента
- •Дата документа
- •Удостоверение документа
- •Помета (резолюция)
- •Отметки на документе
- •Форма документа
- •2.2. Формуляр текстового документа хviii века
- •Вид документа
- •Автор документа
- •Адресат документа
- •Дата документа
- •Удостоверение документа
- •Отметки на документе
- •Форма документа
- •2.3. Формуляр текстового документа XIX - начала XX века Регламентация документирования
- •Вид документа
- •Автор документа
- •Дата документа
- •Адресат документа
- •Удостоверение документа
- •Резолюция
- •Отметки на документе
- •Форма документа
- •3. Формуляр современного управленческого документа
- •3.1. Реквизиты, регламентируемые государственным стандартом
- •3.2. Форматы бумаги
- •Форматы делятся на три основных ряда – а, б, в
- •3.3. Бланки документов
- •3.4. Правила оформления отдельных реквизитов документов
- •Начальнику департамента финансов
- •23.04.2000 № 34
- •14. 05. 2004
- •Личная подпись Сидоров
- •10. 07. 2004
- •Приложение № 3 к приказу ректора университета 11.04.2000 № 07/21
- •30.11.2000 № 12 18.11.2000 № 12/34-09
- •05.09.2004
- •05.09.2004
- •709 44 23
- •Требования к изготовлению документов
- •4. Текст документа
- •4.1. Сценарий подготовки текста
- •4.2. Общие требования к тексту документов
- •4.3. Лингвистические особенности текстов служебных документов
- •5. Унификация текста документа
- •5.1. Унификация документа как одно из направлений его совершенствования
- •5.2. Унификация структуры текста
- •Контрольные вопросы
- •Список литературы
- •Приложения
- •Примерный перечень документов, заверяемых печатью
- •Пономарева Ольга Борисовна документоведение
- •308023, Г. Белгород, ул. Садовая, 116а
2. Функции документа
Можно выделить следующие функции документа: информационную, социальную, политическую, культурную, управленческую, коммуникативную, правовую, учета, исторического источника.
Типологически они объединяются в следующие блоки (рис. 1):
\
Рис. 1. Блоки функций документа
Поскольку содержание и само понятие “документ” связаны с материализацией информации, постольку основной и наиболее обобщающей функцией документа является информационная.
Все остальные функции документа в принципе можно трактовать как различные аспекты, составные части или подфункции, поскольку они базируются на разных модификациях или интерпретациях содержащейся в документе информации. Однако специфика этих аспектов столь существенна, что позволяет каждому из них с полным правом претендовать на статус самостоятельной функции.
Социальная функция документа состоит в запечатлении, хранении и передаче именно социальной информации.
Политическая функция документа определяется необходимостью запечатления, сохранения и передачи информации о политическом процессе, то есть о внутренней и внешней политике государства, деятельности политических партий и крупных общественных организаций, политической оппозиции, политических лидерах, политическом аспекте материалов в средствах массовой коммуникации и т.п.
Тесно связана с информационной коммуникативная функция документа. По своему содержанию коммуникативная функция есть функция организации и поддержания информационной связи между индивидами в обществе и между различными элементами общественной структуры. Она играет, таким образом, социально цементирующую роль.
В управленческой функции документ выступает как средство управленческой деятельности. Эту функцию выполняют документы, созданные для целей управления и в процессе его реализации, для обеспечения процесса принятия решений.
Правовая функция – функция фиксации закрепления и изменения правовых норм и правоотношений.
Функция учета ближе всего стоит к социальной, но если социальная функция закрепляет какую-то качественную определенность, то функция учета дает количественную характеристику информации.
Одна из важнейших функций документа – культурная. В данной функции он выступает в качестве средства закрепления и передачи культурной традиции.
Функция документа как исторического источника изучается исторической наукой и, прежде всего, источниковедением и дипломатикой, исследующими документ через анализ его формы и содержания, происхождения, авторства, языка, материала, на котором документ изготовлен.
Практически каждый документ полифункционален. Например, жалованная грамота содержит информационную, культурную, коммуникативную, социальную, управленческую, правовую и функцию исторического источника; дневник – информационную, культурную, социальную, исторического источника; аттестат зрелости – информационную, культурную, социальную, правовую, исторического источника.
Причём с течением времени соотношение между функциями документа изменяется, поскольку изменяется место и роль документа в социальной и информационной среде, а оперативная информация превращается в ретроспективную. В результате некоторые функции документа полностью исчерпываются и вытесняются другими