Контрольные вопросы

1. Каковы основные предпосылки возникновения документа?

2. Раскройте взаимосвязь понятий “информация” и “документ”.

3. Почему различные научные дисциплины по-разному определяют понятие документа?

4. Как определяется понятие документа в Государственном стандарте?

5. Дайте характеристику основных функций документа.

6. Дайте определения понятий “документирование” и “способы документирования”.

7. Назовите основные этапы в развитии письма. Чем они отличались друг от друга?

8. В чём заключаются особенности технического документирования?

9. Охарактеризуйте основные группы и виды технической документации.

10. Что есть общего между фото- и кинодокументированием?

11. Что такое видеозапись? Чем она отличается от кинодокументирования?

12. Каковы особенности аудиодокументирования?

13. Раскройте сущность понятия “аудиовизуальные документы”. Где они используются?

14. В чём состоит принципиальное отличие документирования с применением электронно-вычислительной техники от всех других способов документирования?

15. Дайте определение материального носителя документированной информации.

16. Какие материалы использовались в древности для письма?

17. Какие ручные пишущие средства документирования использовались человеком на различных этапах истории?

18. Охарактеризуйте пишущие средства, которыми Вы пользуетесь.

19. Какую роль в процессе документирования сыграли пишущие машины? Каковы перспективы их использования?

20. Когда и каким образом началось использование в процессе документирования электронно-вычислительной техники?

Тема 3. Признаки документа

1. Оригинальность документа.

2. Подлинность документа.

3. Копийность документа.

1. Оригинальность документа

Документы, создавае­мые в первый раз, уникальные, пред­ставляющие первоисточники, приня­то рассматривать как подлинник. Стандарт на термины и определения ГОСТ Р 51141-98 “Делопроизводство и архивное дело” определяет подлинник (официального документа) как “первый или единичный экземпляр официального документа”. В слова­ре синонимов русского языка у сло­ва “подлинник” есть синоним – “ори­гинал”; от лат. оriginalis – первоначаль­ный. Определяется в словарях слово “оригинал” через слово “подлинник”, подлинное произведение, авторская рукопись. Оригинальный – это уни­кальный, индивидуальный текст или изображение, предназначенные для воспроизведения (копирования).

Однако, несмотря на уникальный характер подлинников, нередко встре­чаются “умноженные” оригиналы, то есть оригиналы, составляемые в не­скольких экземплярах, например до­говоры. Уже древнейшие договоры составлялись в нескольких экземплярах, и каждый считался оригиналом, так как договор составляется между договаривающимися сторонами, счи­тающими себя равными, и каждая сто­рона должна иметь экземпляр совер­шенно точный, имеющий одинаковую юридическую, доказательную силу.

С современной техникой переда­чи документов на расстояние связа­но появление “двукратных оригина­лов”. При телеграфной и радиопере­дачах, если телеграмма и радиограм­ма не диктуется, появляются два до­кумента: предъявленный для переда­чи и собственно телеграмма или радиограмма. И тот и другой экземпля­ры будут оригиналами, они имеют одинаковый текст, но по своему внеш­нему виду и составу оформительских реквизитов, то есть по своим харак­теристикам, это не один и тот же до­кумент.

Телефонограммы – переданная и принятая – также имеют одинаковый текст, но они различаются по внеш­нему виду и имеют разные подписи: секретаря, передавшего телефоног­рамму на одном экземпляре и при­нявшего телефонограмму на другом.