- •О.Б. Пономарева
- •Содержание
- •Введение
- •Тема 1. Назначение курса, источники и литература
- •1. Предмет, содержание, задачи и методы его изучения
- •2. Источники и литература
- •Контрольные вопросы
- •Тема 2. Документ, его функции и способы документирования
- •1. Понятия “информация” и “документ”
- •1.1. Развитие понятий “информация” и “документ”
- •1.2. Законодательные акты, определяющие обязательность документирования информации
- •2. Функции документа
- •3. Способы документирования
- •3.1. Текстовое документирование
- •3.2. Техническое документирование
- •3.3. Фотодокументирование
- •3.4. Кинодокументирование
- •3.5. Фоно- и аудиодокументирование
- •3.6. Документирование с применением электронно-вычислительной техники
- •4. Материальные носители информации
- •4.1. Материалы для письма
- •4.2. Средства и орудия письма
- •Контрольные вопросы
- •Тема 3. Признаки документа
- •1. Оригинальность документа
- •2. Подлинность документа
- •3. Копийность документа
- •Контрольные вопросы
- •2. Создание и развитие традиционной формы документа
- •2.1. Формуляр текстового документа хvi-хvii веков
- •Общие вопросы документирования
- •Вид документа
- •Автор документа
- •Адресатдокумента
- •Дата документа
- •Удостоверение документа
- •Помета (резолюция)
- •Отметки на документе
- •Форма документа
- •2.2. Формуляр текстового документа хviii века
- •Вид документа
- •Автор документа
- •Адресат документа
- •Дата документа
- •Удостоверение документа
- •Отметки на документе
- •Форма документа
- •2.3. Формуляр текстового документа XIX - начала XX века Регламентация документирования
- •Вид документа
- •Автор документа
- •Дата документа
- •Адресат документа
- •Удостоверение документа
- •Резолюция
- •Отметки на документе
- •Форма документа
- •3. Формуляр современного управленческого документа
- •3.1. Реквизиты, регламентируемые государственным стандартом
- •3.2. Форматы бумаги
- •Форматы делятся на три основных ряда – а, б, в
- •3.3. Бланки документов
- •3.4. Правила оформления отдельных реквизитов документов
- •Начальнику департамента финансов
- •23.04.2000 № 34
- •14. 05. 2004
- •Личная подпись Сидоров
- •10. 07. 2004
- •Приложение № 3 к приказу ректора университета 11.04.2000 № 07/21
- •30.11.2000 № 12 18.11.2000 № 12/34-09
- •05.09.2004
- •05.09.2004
- •709 44 23
- •Требования к изготовлению документов
- •4. Текст документа
- •4.1. Сценарий подготовки текста
- •4.2. Общие требования к тексту документов
- •4.3. Лингвистические особенности текстов служебных документов
- •5. Унификация текста документа
- •5.1. Унификация документа как одно из направлений его совершенствования
- •5.2. Унификация структуры текста
- •Контрольные вопросы
- •Список литературы
- •Приложения
- •Примерный перечень документов, заверяемых печатью
- •Пономарева Ольга Борисовна документоведение
- •308023, Г. Белгород, ул. Садовая, 116а
Начальнику департамента финансов
и бюджетной политики
Правительства администрации
Белгородской области
В.Ф. Боровику
При адресовании документов нескольким однородным учреждениям или организациям фамилии опускают, а должности указывают обобщенно. Например:
Администрации городов и районов
Белгородской области
Документ, предназначенный для отправки, не должен содержать более четырех адресов. Слово “копия” перед вторым и другими адресатами не проставляется. При печатании документа каждый адрес отделяется один от другого 2-3 интервалами.
При направлении документа одного содержания в несколько адресов исполнитель документа составляет список на рассылку, в котором перечисляются адреса, наименования организаций и фамилии должностных лиц. На основании этого списка оформляется адресат в каждом конкретном документе.
Почтовый адрес может указываться только на конверте. При необходимости в состав реквизита “адресат” может входить почтовый адрес. Элементы почтового адреса указывают в последовательности, установленной правилами оказания услуг почтовой связи. В этом случае сначала указывается название организации, а затем почтовый адрес. Например:
Редакция газеты “Новый мир”
Малый Путинковский пер., 1/2,
Москва, К-6 ГСП 103806
При адресовании документа физическому лицу адресование оформляют в последовательности: инициалы, фамилия получателя, почтовый адрес. Например:
М.И. Комарову
ул. Королева, д. 8, кв.12,
Белгород, 308034
Почтовый адрес на конвертах и документах указывается в соответствии с действующими почтовыми правилами. Постановление Правительства Российской Федерации от 26 сентября 1996 года № 1239 “Об утверждении Правил оказания услуг почтовой связи”.
Помимо документов, направляемых за пределы организации, адресование используется и в оформлении внутренних документов с целью определения круга исполнителей, оперативного направления документа тем должностным лицам, в компетенцию которых входит их рассмотрение (приказы, распоряжения, указания), а также с целью регулирования направления отдельных документопотоков (докладные и объяснительные записки, заявления). Адресование внутренних документов оформляется либо с указанием конкретных должностных лиц, либо обобщенно. Например, приказ руководителя организации может иметь такой адрес:
Начальникам производственных служб
Реквизит печатают, отступив от верхнего поля 4-5 межстрочных интервала или 32 знака (что соответствует четвертому положению табулятора пишущих машинок) от границы левого поля.
Каждая составная часть реквизита “адресат” печатается с новой строки через один межстрочный интервал, фамилия адресата отделяется от остальных частей адресования 1,5-2 интервалами.
Реквизит 16 – гриф утверждения документа. Документы, которые не могут быть введены в действие их авторами, приобретают юридическую силу после утверждения руководителем организации, коллегиальным (совещательным) органом или вышестоящим органом власти (управления).
Процедура утверждения оформляется двумя способами, имеющими одинаковую силу проставлением на документе грифа утверждения или изданием специального распорядительного документа с указанием его выходных данных на утверждаемом документе.
1. Утверждение изданием распорядительного документа практикуется в тех случаях, когда требуются дополнительные разъяснения или какие-то действия, мероприятия по внедрению утверждаемого документа. В этом случае на утверждаемом документе проставляется гриф утверждения со ссылкой на распорядительный документ. При утверждении документа постановлением, решением, приказом, протоколом гриф утверждения состоит из слова УТВЕРЖДЕН, УТВЕРЖДЕНА, УТВЕРЖДЕНЫ или УТВЕРЖДЕНО, наименования утверждающего документа в творительном падеже, его даты и номера. Например:
УТВЕРЖДЕНО
Приказом начальника
архивного отдела