бизнес-планирование

Сама популярна програма для створення електронних таблиць – Microsoft Excel. Поряд з Word вона є однієї з основних програм популярного пакета Microsoft Office. Зараз в основному використовуються Excel 2002 і 2003, але без усяких проблем файли однієї версії сприймають файли інших. Чому все-таки цей тип програм називаються «електронні таблиці» – у множині? Справа в тому, що при розробці програми врахований досвід бухгалтерської діяльності, що майже завжди пов'язана з обробкою безлічі джерел інформації, в основному таблиць, так чи інакше зв'язаних між собою. Тому файл в електронних таблицях являє собою книгу з безліччю аркушів, а кожний аркуш є сукупністю осередків для виконання обчислювальних операцій або розміщення даних.

Excel – серйозна програма для обчислень, одним з головних достоїнств якої є наявність безлічі вбудованих функцій. Ці функції дозволяють робити стандартні обчислення прямо в осередку: у потрібному місці ви виконуєте необхідну операцію, задавши аргументи, – і в полі таблиці одержуєте відображення готового результату. Функції згруповані по призначенню: математичні, статистичні чи фінансові.

Важлива функція Excel – подання результатів обчислень або накопичених даних у вигляді графіків (діаграм). Дійсно, іноді самі вражаючі цифри не здатні переконати настільки, наскільки це вдається зробити за допомогою найпростіших ілюстрацій. Excel має у своєму розпорядженні наймогутніші можливості малювання діаграм на будь-який смак і для будь-якого призначення.

Ще одна важлива функція Excel – написання макросів. Макрос – це послідовність команд, що зберігається в спеціальному модулі й може бути викликана користувачем якщо буде потреба її виконання. Макроси істотно спрощують рутинні операції та слугують для обмеження кількості надлишкових дій. Вони дозволяють створювати на базі Excel окремі документи – шаблони для підготовки бізнес-плану за змінними даними. Такі документи претендують на звання самостійних оболонок. Їхня цінність, звичайно, у розроблених авторами формулах, закріплених у таблицях. Іноді ці формули можуть бути захищені від змін – Excel легко дозволяє це зробити. Виходить зручний шаблон: його можна дозволити заповнювати навіть неуважному користувачеві, не побоюючись, що він все зіпсує.

2.2. Спеціалізовані програми.

Зрозуміло, розроблювачі програмного забезпечення створюють і спеціалізовані програми для фінансового та інвестиційного аналізу й бізнеспланування. У тому числі і спеціалізовані імітаційні програми.

Програмні продукти дозволяють провести комплексну оцінку інвестиційних проектів і розрахунок набору показників ефективності і спроможності, необхідних для підготовки бізнес-плану. В основі більшості цих програм лежить методика оцінки інвестиційних проектів, розроблена Організацією Об'єднаних Націй по промисловому розвитку (UNIDO). При цьому враховується специфіка

11

національної економіки (особливості бухгалтерського обліку, оподатковування та інфляції).

Призначення і можливості спеціальних програм:

-детально описати інвестиційний проект і схему грошових потоків;

-визначити схему фінансування підприємства, оцінити можливість і ефективність залучення коштів з різних джерел;

-програти різні сценарії розвитку підприємства, варіюючи значення параметрів, що впливають на його фінансові результати;

-сформувати бюджет інвестиційного проекту з урахуванням змін зовнішнього середовища (інфляції, ставки рефінансування);

-оцінити фінансову спроможність проекту (розрахувати показники рентабельності, оборотності й ліквідності);

-оцінити економічну ефективність інвестицій;

-сформувати основні форми фінансової звітності (звіт про рух грошових коштів, звіт про прибутки і балансовий звіт);

-провести аналіз чутливості проекту до змін основних його параметрів;

-одержати результати розрахунків у табличному та графічному виді;

-оформити результати розрахунків.

Як правило, роботу з такими програмами проводять у три етапи. Перший. Роблять аналіз умов розробки та здійснення проекту, формування і

введення необхідних вихідних даних для проведення наступних розрахунків. Другий. Здійснюють автоматичне створення фінансових звітів і розрахунок

основних показників проекту.

Третій. Проводять аналіз привабливості інвестиційного проекту та складають резюме.

Зараз на ринку вже набереться солідний список спеціалізованих програмних продуктів. Крім невеликих розходжень у можливостях, всі їх можна розділити на відкриті й закриті.

Закриті системи пропонують користувачеві використовувати готові форми й результати обчислень. При цьому функції і способи обчислень від користувача сховані та не можуть бути змінені. Закриті системи можна рекомендувати для роботи починаючим бізнесменам, що тільки приступають до складання бізнес-планів. Тут легко одержати кінцевий результат, не дуже поринаючи в розрахунки й формули. Користувач розуміє, що зроблено, але не розуміє, як це зроблено. Неможливість змін страхує від помилок і підтасувань, забезпечує відповідність результатів вихідним даним, що зберігає єдність методики при аналізі різних проектів різними фахівцями. У той же час деяку адаптацію під конкретні запити здійснюють за рахунок настроювання при введенні вихідних даних, а також шляхом створення власних форм звітності і аналітичних таблиць.

Відкриті системи набагато привабливіші для професіоналів. У них формули обчислень не сховані, користувач сам може перевірити їхню придатність до своїх умов і при необхідності коректувати. Наприклад, при зміні законодав-

12

ства, інфляції та т.п. Алгоритм розрахунку доступний для перегляду, можливо його форматування, що дозволяє вільно орієнтуватися в методиці розрахунків. Адаптацію під конкретні запити користувача здійснюють шляхом створення власних форм вихідних даних і алгоритмів розрахунків. При цьому необхідні певні знання: користувач повинен розбиратися в суті економічних розрахунків і мати навичку роботи з електронними таблицями, на базі яких побудовані відкриті системи. Відкриті системи усе більше популярні і їхній вибір значно ширше.

Однієї з перших спеціалізованих програм була Comfar, розповсюджувана під егідою UNIDO. Comfar – закрита система, її позиціонують як найбільш універсальну та придатну для бізнес-планування по усьому світі. На жаль, вона не адаптована до умов на пост радянському просторі, до того ж останні кілька років не виходило її обновлень. Як і більшість закритих систем, Comfar побудована таким чином, щоб вести користувача через весь процес розробки. Програма практично не вимагає часу на вивчення. Відразу після запуску навіть непідготовлений користувач може починати роботу, тобто попросту введення вихідних даних. Однак інтерфейс програми застарів і незручний для користувача.

Закриту систему Project Expert пропонує фірма Expert Systems. Власне, розроблений цілий ряд програм – Lite, Standart, Professional, – розрахованих на різну підготовленість користувача. Це автономний програмний продукт із інтерфейсом, близьким до Microsoft. Для роботи Project Expert не потрібно додаткове програмне забезпечення.

Відкриті системи використовують спеціалізоване середовище електронних таблиць, як правило це Excel. З найбільш популярних варто згадати «Альт-Інвест» (фірма «Альт-Інвест»), «Аналітик» (фірма «ІНЕК»), «ТЕОІНВЕСТ» (розроблювач – Інститут проблем керування РАН), ENERGY-INVEST (Науковий центр прикладних досліджень РАТ «ЄЕС Росії») і система оцінки проектів у нафтовій промисловості FOCCAL (фірма CIS).

Окремого згадування заслуговує система «Майстерня бізнеспланування». Її продають на диску з колекцією методик, прикладів, інструментів і шаблонів, необхідних при підготовці бізнес-плану.

Висновок. Отже, при складанні бізнес-плану комп'ютер – незамінний інструмент. Для роботи можна використовувати стандартні офісні програми, такі як Word і Excel. Причому як окремо, так і разом, оформивши текстову частину за допомогою текстового редактора, а розрахункову – в електронних таблицях

Excel.

Крім того, для складання бізнес-плану на комп’ютері існують спеціалізовані програми. Вони бувають двох видів: відкриті й закриті. Закриті програми простіші в роботі, але не дозволяють контролювати розрахунки. Всі формули сховані від користувача.

Відкриті системи формують, як правило, у середовищі електронних таблиць. Для роботи з ними необхідно знати, як у цьому середовищі працювати. Зате є повна воля в розрахунках, відомі й придатні для модифікації всі функції.

13

3.1. Шаблони Microsoft Word.

Шаблон Word містить ту ж інформацію, що й звичайний документ. Однак, один раз утворений, він дозволяє швидко створювати нові, аналогічні за формою (але не по змісту) документи без витрат часу на їхнє оформлення та форматування. Можна змінювати наявні шаблони й створювати свої власні. На відміну від файлів документів, файли шаблонів мають розширення DOT.

В Word за замовчуванням установлено кілька десятків готових шаблонів. Вони призначені для швидкого оформлення найбільш вживаних документів, таких як листи, факси, звіти, замітки, резюме та навіть веб-сторінки. Готових шаблонів для складання бізнес-плану або хоча б окремих його розділів поки немає (принаймні, у локалізованих, російськомовних версіях програми). Однак ніщо не заважає створювати їх самостійно.

Всі нові документи в Word створюються не на порожньому аркуші, як це може здатися, а на базі шаблона Normal (Звичайний). Щоб вибрати його, необхідно виконати команду Файл ► Створити (не плутати із кнопкою Створити файл (за замовчуванням), що розташована на панелі інструментів; при її натисканні відкриється новий документ). Праворуч з'явиться область завдань Створення документа, у якій можна виконати наступні дії:

-створити новий документ;

-вибрати шаблон для звичайного документа, електронного листа або вебсторінки;

-створити новий документ на основі вже існуючого;

-створити документ на основі підготовлених шаблонів, що перебувають на комп’ютері або в Інтернеті, та інше.

При клацанні на посиланні На моєму комп'ютері відкривається вікно Шаблони. Тут перераховані всі доступні шаблони: для службових і особистих листів, факсів, звітів, дисертацій, публікацій, записок, повісток, резюме й т.д. Вони згруповані на вкладках по функціональності: Загальні, Інші документи, Записки, Звіти, Листи й факси, Публікації й Злиття. Шаблона для бізнес-плану, як згадувалося

раніше, на жаль, немає.

Як уже згадувалося, за замовчуванням новий документ в Word створюється на основі шаблона Normal. Він є універсальним для будь-яких типів документів і характеризується наступними параметрами: сторінки документа мають книжкову орієнтацію і розмір, що відповідає формату А4 (210 х 297 мм); розмір верхніх і нижніх полів сторінки дорівнює 2 см; для основного тексту призначений шрифт Times New Roman чи інші. Однак навіть якщо ви почали створювати документ у шаблоні Normal, ви в будь-який момент можете додати інші елементи форматування, просто підключивши інший шаблон. Для цього виконайте команду Сервіс ► Шаблони й надбудови і у списку Загальні шаблони й надбудови

встановіть прапорець поруч із призначеним для завантаження шаблоном. Якщо потрібний шаблон відсутній у діалоговому вікні, натисніть кнопку Додати, знайдіть і виберіть необхідний шаблон, клацнувши на ньому кнопкою «миші».

15

Після завантаження характеристики цього шаблона доступні в будь-якому іншому документі до закінчення поточного сеансу роботи з Word.

За замовчуванням всі шаблони зберігаються в папці Шаблони. Їх можна використовувати в начальному виді, модифікувати або брати за основу при розробці нових шаблонів. Розглянемо найбільш популярні з них.

На вкладці Загальні вікна Шаблони зберігаються найпростіші шаблони: шаблон за замовчуванням, шаблон для створення електронного листа, вебсторінки чи інші.

Вкладка Інші документи містить наступні шаблони: Вишукане резюме, Стандартне резюме, Майстер календарів, Майстер повісток чи інші.

На вкладці Записки можна знайти шаблони для створення різного роду записок, а на вкладці Звіти – форми для створення звітів.

Листи й факси – шаблони цієї вкладки містять заготівлі для офіційних і неофіційних листів на будь-який смак. У тому числі й такі, як Вишуканий факс і Вишуканий лист, у яких докладно вказують у зручному виді максимум відомостей.

Вкладка Публікації містить форми для формування наступних документів:

Брошура, Дисертація, Керівництво й Довідник.

На вкладці Злиття розташовані шаблони злиття, які дозволяють створювати бланки з полями; вони заповнюються автоматично при приєднанні списку

(Вишуканий складений лист, Вишуканий складений факс, Простий складений лист, Стандартний складений факс і інші).

Як зробити власний шаблон? Існують три основних способи. Перший. На основі існуючого шаблона.

Другий. Шляхом модифікації існуючого шаблона. Третій. Створити зовсім новий шаблон.

Якщо жоден зі стандартних шаблонів Word не задовольняє вимогам користувача, варто розробити новий. У процесі створення можна:

-вставити в шаблон тексти та ілюстрації;

-визначити спосіб розміщення частин шаблона на сторінці;

-змінити оформлення символів;

-створити й модифікувати стилі оформлення, макрокоманди і елементи автотексту;

-вставити в документ гіпертекстові посилання.

Після створення (зміни) шаблон документа варто зберегти за допомогою команди Файл ► Зберегти як. Зрозуміло, при цьому потрібно не тільки задати ім'я файлу, але й вибрати зі списку відповідний тип документа: Шаблон докумен-

та.

Шаблони не обов'язково створювати заново, їх можна зв’язувати. Як уже говорилося, якщо інший шаблон не обраний, при створенні нового документа за замовчуванням використовується Normal. Щоб активізувати інший шаблон і використовувати стилі форматування, що утримуються в ньому, необхідно виконати наступні дії:

16

а). Відкрити потрібний документ, виконавши команду Файл ► Відкрити;

б). У меню Сервіс вибрати команду Шаблони й надбудови; в). У поле Шаблон документа діалогового вікна Шаблони й надбудови вказати

ім'я потрібного шаблона; г). Якщо потрібний шаблон перебуває в іншій папці або на іншому диску,

нажати кнопку Приєднати й у діалоговому вікні, що відкрилося, Приєднання шаблона вибрати потрібний пункт;

д). Підтвердити вибір за допомогою кнопки Відкрити.

При призначенні шаблона документу зовнішній вигляд тексту залишається колишнім, однак зміни можуть з’явитися в елементах автотексту, у рядку меню або на панелях інструментів.

Пункт Шаблони й надбудови меню Сервіс дозволяє визначити, який шаблон приєднаний до даного документа. Його ім’я відображене в полі Шаблон докумен-

та діалогового вікна Шаблони й надбудови.

Оскільки способів вибору шаблона декілька, існує певна послідовність, або ієрархія, шаблонів. Кожний документ заснований на деякому шаблоні, обраному в момент його створення. Доступними шаблонами є загальні, шаблони користувача чи робочої групи. Їхнім розташуванням можна управляти за допомогою вкладки Розташування діалогового вікна Параметри (меню Сервіс). За замовчуванням використовується загальний шаблон Normal. Однак до документа, заснованому на одному шаблоні, можна приєднати інший (у вікні Шаблони й надбудови виконуєте описані вище дії). Можна завантажувати додатково довільні шаблони з довільних папок – це також певним чином буде впливати на поводження документа. Численні шаблони цілком можуть мати однакову назву (оскільки їх можна розміщати в різних папках), але розрізнятися елементами стилю, автотексту, макросами й т.д. Виникає питання, а які пріоритети, наприклад, при пошуку? Word послідовно переглядає шаблони, поки не знайде потрібний елемент, у наступному порядку:

-сам документ;

-шаблон, призначений документу;

-Normal;

-загальні завантажені шаблони за абеткою.

Таким чином, є дуже гнучка система, що дозволяє проводити тонке настроювання. Той самий документ може виглядати зовсім по-різному залежно від того, як саме влаштована ієрархія шаблонів у цей момент. Нагадую, що завантаженими є ті шаблони, для яких встановлений прапорець у списку Загальні шаблони й надбудови діалогового вікна Шаблони й надбудови. Ті шаблони, для яких цей прапорець знятий, хоча й присутній в списку, при пошуку елементів не враховуються.

Тобто з усього вище сказаного робимо висновок, що написання бізнеспланів стане простіше й ефективніше, якщо створити шаблон і працювати на його основі.

17

3.2. Шаблони Microsoft Excel.

Як і Word, Excel містить готові шаблони для стандартних документів. Однак їх набагато менше. Справа в тому, що специфіка роботи в Excel не допускає простого запозичення навіть дуже вдалих документів. Адже електронні таблиці здійснюють конкретні розрахунки за допомогою певних формул і даних. Проте, знати про існування шаблонів Excel потрібно, щоб створювати власні і на їхній основі формувати нові документи вже для ваших специфічних умов. Якщо доводиться виконувати повторні дій, то використання шаблонів, звичайно, значно заощаджує робочий час. Саме для кількаразового складання типового бізнесплану вживання шаблона в Excel більш ніж виправдано.

В Excel шаблон – це свого роду книга, створена і використана як початковий варіант для нових книг. Документ в Excel являє собою кілька аркушів (за замовчуванням – три). Можна створювати шаблони книг і аркушів. За замовчуванням використовуються Book (Книга), Sheet (Аркуш).

Шаблон може містити в собі параметри форматування, стилі, стандартний текст, наприклад заголовки сторінок, підпису рядків і стовпців, формули й макроси. Стиль – це набір параметрів форматування, таких як шрифт, розмір шрифту, відступи абзаців і т.ін., які зберігаються разом під загальним ім’ям. Коли застосовують стиль, всі елементи форматування, що втримуються в ньому, застосовуються одночасно.

Стандартний шаблон книги стає активним при запуску програми або при створенні книги без вказівки шаблона (кнопка Створити, розташована на панелі інструментів). Як уже говорилося, в Excel можна створювати власні шаблони як книг, так і аркушів. Щоб скористатися готовим шаблоном, потрібно зробити наступне:

а). Виконати команду Файл ► Створити; б). В області завдань, що відкрилася праворуч, Створення книги клацнути на

посиланні На моєму комп'ютері;

в). У діалоговому вікні Шаблони вибрати потрібний шаблон.

Шаблонів під розрахункові таблиці для бізнес-плану в стандартній конфігурації, зрозуміло, немає. Однак як тільки ви розробите такі таблиці, ви зможете створити власний шаблон. Щоб зберегти вже відпрацьовану книгу, зі стилями й формулами, як шаблон, потрібно виконати команду Файл ► Зберегти як (у вікні, що відкрилося, варто обов'язково встановити тип документа, що зберігається, (Шаблон) і його ім'я.

3.3. Використання графіки в Word.

Будь-який текст, навіть діловий, стає цікавішим та переконливим, якщо його доповнити ілюстраціями. Більше того, іноді саме в офіційному документі необхідно використовувати малюнки, графіки й т.ін. В Word передбачена вели-

18

чезна кількість можливостей для використання графіки. Має сенс коротко нагадати про деякі з них, оскільки при оформленні бізнес-плану без ілюстрацій часом не обійтися.

Умовно всі ілюстрації можна звести до двох типів: зображення (малюнки або фотографії) і схеми (графіки, блок-схеми й т.ін.). Останні, які наочно відображають, наприклад, ієрархію керування або технологічні ланцюжки, найкраще малювати безпосередньо в тексті за допомогою геометричних фігур (крапками, лініями, прямокутниками чи овалами). Це так звана векторна графіка; Word має вбудований редактор векторної графіки.

Звичайні ілюстрації (растрова графіка) – це заздалегідь підготовлені малюнки або цифрові фотографії, які супроводжують викладення. Їх можна вставити в текст, використовуючи який-небудь спосіб обтікання або інше оформлення. Для цього в Word теж є чимало можливостей.

3.3.1. Растрова графіка.

Що стосується графічних зображень (їх називають растровими, або крапковими, оскільки зображення сформоване сукупністю крапок растра екрана), таких як малюнки і фотографії, та їх вставляють у текст готовими, у вигляді окремого файлу в одному із графічних форматів (ВРМ, JPG, GIF або TIFF). Растровою графікою є всі відскановані зображення. Якщо такі зображення збільшувати, то чіткість значно погіршується.

Вставити в текст растрове зображення можна, виконавши команду Вставка ► Малюнок ► З файлу. Потім потрібно вказати шлях до того файлу, що ви хочете вставити. Після того як малюнок поміщений у документ, його можна редагувати: змінювати розміри, обрізати, міняти кольоровість і робити яскравіше або контрастніше. Для цього найкраще використовувати додаткову панель інструментів для малювання. Встановіть курсор на зображенні та клацніть правою кнопкою миші. У контекстному меню виберіть пункт Відобразити панель настроювання зображення. Над робочим полем документа з'являється панель інструментів, на якій розташовані кнопки, що служать для виконання наступних дій:

-вставки малюнків;

-зміни режиму (чорно-білий, відтінки сірого, прояснений);

-збільшення / зменшення контрастності;

-збільшення / зменшення яскравості;

-обрізки картинки (наприклад, щоб забрати окантовку або інші зайві ділян-

ки);

-повороту зображення;

-зміни ліній окантовки (виду, кольору або товщини);

-стискання малюнка;

-включення обтікання тексту;

-форматування зображення (зміни розмірів і пропорцій);

19

-установки якого-небудь кольору прозорим;

-перезавантаження картинки.

Перезавантаження картинки скасовує всі зміни.

Нажавши кнопку Меню "Обтікання текстом", можна вибрати варіант розташування картинки за текстом, поверх, у середині й т.д.

3.3.2. Векторна графіка.

Досить часто виникає необхідність зобразити схему, що описує структуру підприємства або процесу. Можна накреслити це на папері, відсканувати і вставити як малюнок, тобто використовувати растрову графіку. Однак це непродуктивно, не сучасно та просто не потрібно, оскільки в Word є непоганий інструментарій для подібних цілей – убудований векторний редактор.

Працюючи з векторною графікою, ви маєте справу із простими геометричними фігурами, такими як прямокутник, коло й квадрат. Їх легко можна описати математичними формулами. Ці фігури малюють прямо в тексті, супроводжуючи їхніми написами. При збільшенні векторний малюнок не втрачає чіткість. Ця особливість, до речі, дозволяє просто довідатися, який саме тип зображення представлений у вашім тексті (якщо малюнок втрачає чіткість, виходить, він растровий).

Складові частини векторного малюнка можна групувати, пропорційно збільшувати або зменшувати. Можна також міняти колір усього малюнка або окремих його фігур.

Ще одна особливість векторних зображень полягає в тому, що вони не займають багато дискового простору. Растрові картинки мають досить великі розміри (навіть у самому ощадливому форматі це, як мінімум, кілька сотень кілобайт). Коли таке зображення вставляють у документ, то збільшується його розмір. Великі файли повільніше обробляються й переносяться з комп'ютера на комп'ютер або носій.

Що стосується векторної графіки, оскільки вона створюється по формулах, то має значно менші розміри. Такі файли зручніше в обігу.

Щоб намалювати векторний малюнок у документі, потрібно встановити панель інструментів для малювання. Для цього варто клацнути правою кнопкою миші на панелі інструментів і в контекстному меню вибрати пункт Малю-

вання.

Те ж саме виконують командою Сервіс ► Настроювання ► Панелі інструме-

нтів, установлюючи на відповідній вкладці прапорець Малювання. У результаті внизу з’явиться додаткова панель інструментів. Тут розташовані кнопки для малювання ліній, стрілок, прямокутників, овалів, текстових блоків і т.д. Текстовий блок особливо зручний для створення блок-схем. Наприклад, за допомогою таких блоків можна зобразити структуру компанії (рис. 3.1).

Заголовок у цьому випадку виконаний за допомогою інструмента WordArt, що дозволяє легко створювати художні написи. Нажавши кнопку Додати об'єкт

20