3.4 Прийняття рішення в реальному житті

Дотепер ухвалення рішення розглядався як раціональний процес, тобто як серія стадій і етапів, через які менеджер повинен пройти від початку і до кінця (додаток 3), щоб дійти до повного виконання вирішення й усунення виниклої проблеми. У реальному житті не зовсім так, тому що існує цілий ряд обмежень "реального світу", що перешкоджають застосуванню раціональній моделі в процесі ухвалення рішення:

• часто менеджери не знають, що проблема існує. Вони або перевантажені, або проблема добре схована від них;

• не представляється можливості збирати навколо проблеми всю наявну інформацію з технічних або вартісних причин;

• обмеження в часі змушують приймати не кращі рішення;

• у багатьох випадках розглядаються не всі альтернативи, а при їх оцінці і виборі важко врахувати якісні фактори;

• виконання рішення не багатьма менеджерами асоціюється із самим рішенням, що дозволяє проблемі продовжувати розвиватися;

Однак загальні механізми ухвалення рішення в реальному житті зберігаються.

Рішення можна розглядати як продукт управлінської праці, а його прийняття - як процес, що веде до появи цього продукту. Прийняття правильних рішень - це галузь управлінського мистецтва. Здібність і уміння робити це розвивається з досвідом, придбаним керівником протягом усього життя. Сукупність знання й уміння складають компетентність будь-якого керівника й у залежності від рівня останнього говорять про ефективно або неефективно працюючого менеджера.

Теоретично існує чотири типи ситуацій, у яких необхідно проводити аналіз і приймати управлінські рішення, у тому числі і на рівні підприємства: в умовах визначеності, ризику, невизначеності, конфлікту.

Аналіз і прийняття управлінських рішень в умовах невизначеності. Ця ситуація розроблена в теорії, однак на практиці формалізовані алгоритми аналізу застосовуються досить рідко. Основні труднощі тут полягають у тому, що неможливо оцінити імовірності результатів. Основний критерій - максимізація прибутку - тут не спрацьовує, тому застосовують інші критерії:

• максімін (максимізація мінімального прибутку)

• мінімакс (мінімізація максимальних втрат)

• максімакс (максимізація максимального прибутку) і ін.

Аналіз і прийняття управлінських рішень в умовах конфлікту. Найбільш складний і мало розроблений із практичної точки зору аналіз. Подібні ситуації розглядаються в теорії ігор. Безумовно на практиці ця і попередня ситуації зустрічаються досить часто. У таких випадках їх намагаються звести до однієї з перших двох ситуацій або використовують для ухвалення рішення неформалізовані методи.

Оцінки, отримані в результаті застосування формалізованих методів, є лише базою для ухвалення остаточного рішення. При цьому можуть прийматися до уваги додаткові критерії, у тому числі і неформального характеру.

Методи прийняття рішень.

Існує безліч методів, за допомогою яких може бути прийняте рішення це:

1. Декомпозиція. Представлення складної проблеми, як сукупності простих питань.

2. Діагностика. Пошук у проблемі найбільш важливих деталей, що зважуються в першу чергу. Використовується при обмежених ресурсах.

3. Експериментальні оцінки. Формуються які-небудь ідеї, розглядаються, оцінюються, порівнюються.

4. Метод Делфі. Експертам, що не знають один одного даються питання, пов'язані з вирішенням проблеми, думка меншості експертів доводиться до більшості. Більшість повинна або погодитися з цим рішенням, або його спростувати. Якщо більшість незгідна, то їхні аргументи передаються меншості і там аналізуються. Цей процес повторюється доти, поки експерти не прийдуть до загальної думки, або перейде до того, що виділяться групи, що не змінюють свого рішення. Цей метод використовується для досягнення найвищої ефективності.

5. Метод неспеціаліста. Питання зважується особами, що ніколи не займалися даною проблемою, але є фахівцями в суміжних галузях.

6. Лінійне програмування.

7. Імітаційне моделювання.

8. Метод теорії імовірності.

9. Метод теорії ігор. Задачі зважуються в умовах повної невизначеності.

10. Метод аналогій. Пошук можливих рішень проблеми на основі запозичення з інших об'єктів управління.

Ефективне прийняття рішень необхідно для виконання управлінських функцій. Тому процес прийняття рішень займає центральний пункт у теорії управління. Збільшення здатності керівника до прийняття обґрунтованих об'єктивних рішень у ситуаціях виняткової складності за допомогою моделей і кількісних методів сприяє підвищенню ефективності організацій.

Відповідно до американського соціолога М. Рубінштейна можна виділити 10 принципів, якими варто керуватися при прийнятті будь-яких рішень:

1. Перш ніж вникати в деталі, постарайтеся уявити проблему в цілому.

2. Не приймайте рішення, поки не розглянете всі можливі варіанти.

3. Сумнівайтеся. Едісон вирішив загадку електрики тільки тому, що засумнівався в усьому, що стверджували його знамениті колеги.

4. Намагайтеся глянути на проблему, що стоїть перед вами, із самих різних точок зору, навіть якщо шанси на успіх здаються мінімальними.

5. Шукайте модель чи аналогію, що допоможе вам краще зрозуміти сутність розв'язуваної проблеми.

6. Задавайте якнайбільше питань.

7. Не задовольняйтеся першим рішенням, що прийде до вас у голову.

8. Перед ухваленням остаточного рішення поговоріть з ким-небудь про ваші проблеми. Варто також послухати, що скажуть інші.

9. Не зневажайте своїми почуттями. При ведучій ролі логічного мислення і здорового розуму в аналізі проблем і прийнятті рішень не можна применшувати значення, що мають почуття переживання й інтуїції.

10. Пам'ятайте, що кожна людина дивиться на життя і виникаючі повсякденні проблеми зі своєї точки зору, і тому різниця в поглядах на життя – основна перешкода на шляху ухвалення рішення, що задовольнило б усіх.

Для подальшого розгляду методології і методів прийняття рішень варто розібратися з визначеннями основних понять.

Процес і процедура прийняття рішень.

Для того щоб прийняти управлінське рішення, кожен менеджер повинний добре розбиратися не тільки в понятійному апараті, але і досить кваліфіковано при цьому застосовувати на практиці:

• методологію управлінського рішення;

• методи розробки управлінських рішень;

• організацію розробки управлінського рішення;

• оцінку якості управлінських рішень.

Методологія управлінського рішенняявляє собою логічну організацію діяльності по розробці управлінського рішення, що включає формулювання цілі управління, вибір методів розробки рішень, критеріїв оцінки варіантів, складання логічних схем виконання операцій.

Методи розробки управлінських рішень містятьу собі способи і прийоми виконання операцій, необхідних у розробці управлінських рішень. До них відносяться способи аналізу, обробки інформації, вибору варіантів дій і ін.

Організація розробки управлінського рішенняприпускає упорядкування діяльності окремих підрозділів і окремих працівників у процесі розробки рішення. Організація здійснюється за допомогою регламентів, нормативів, організаційних вимог, інструкцій, відповідальності.

Технологія розробки управлінського рішення– варіант послідовності операцій розробки рішення, обраний за критеріями раціональності їх здійснення, використання спеціальної техніки, кваліфікації персоналу, конкретних умов виконання роботи.

Якість управлінського рішення – сукупність властивостей, якими володіє управлінське рішення, що відповідають тією чи іншою мірою потребам успішного вирішення проблеми. Наприклад, своєчасність, адресність, конкретність.

Об'єкт ухвалення управлінського рішення – багатогранна діяльність підприємства незалежно від його форми власності.

Рішення– результат вибору з безлічі варіантів, альтернатив і являє собою посібник до дії на основі розробленого проекту чи плану роботи.

Правильність і ефективність прийнятого рішення багато в чому визначається якістю економічного, організаційного, соціального й інших видів інформації.

Цінність одержуваної інформації залежить від точності завдання, тому що правильно поставлена задача визначає необхідність конкретної інформації для ухвалення рішення.

Прийняття рішень притаманне будь-якому виду діяльності, і від нього може залежати результативність роботи однієї людини, групи людей чи усього народу певної держави. З економічної й управлінської точок зору ухвалення рішення варто розглядати як фактор підвищення ефективності виробництва. Ефективність виробництва, природно, у кожнім конкретному випадку залежить від якості прийнятого менеджером рішення.

З одного боку, виконуючи свої функціональні обов'язки, кожен менеджер вибирає найбільш оптимальні рішення, що сприяють перетворенню в життя поставленої задачі. З іншого боку - рішення накладає на менеджера велике соціальне навантаження і залежить від психологічної підготовленості менеджера, його досвіду, особистісних якостей.

Управлінське рішеннявстановлює перехід від того, що є, до того, що повинно бути пророблене за певний період. У процесі підготовки рішення виявляються проблеми, уточнюються цілі, ведеться варіантне пророблення рішень, вибір кращого варіанта і завершується його затвердження.

Ухвалення рішення завжди сполучено з певною моральною відповідальністю, у залежності від рівня, на якому приймається рішення: чим вище рівень управління, тим вище моральна відповідальність за прийняте рішення. З економічної й управлінської точок зору ухвалення рішення можна розглядати як фактор підвищення ефективності виробництва.

Практичне використання технології ухвалення рішення.

На жаль, в Україні служба менеджменту практично не розвита, управлінські рішення приймаються, як правило, керівниками підприємств на основі їхнього особистого досвіду, тобто сугубо суб'єктивно. Зворотний зв'язок – контроль за виконанням рішень практично відсутній. Але, як не дивно, найчастіше прийняття правильного управлінського рішення підкоряється всім описаним у роботі процесам, і поза залежністю від знань приймаючих рішення, проходить через усі три стадії, але набагато більш складним шляхом.

Якщо підприємство займається декількома видами діяльності, то виникає необхідність підвищення ефективності роботи. Для збільшення одержуваного підприємством прибутку необхідно знижувати собівартість продукції підприємства, тобто вводити ефективний контроль над витратами.

Першим кроком на цьому шляху є створення системи одержання оперативної, точної і достовірної інформації про діяльність підприємства - системи управлінської звітності.

Управлінська звітність являє собою проблему практично для всіх керівників підприємств через відсутність відповідної системи фіксування, обробки і представлення даних. Частина керівників просто не знає, які види інформації потрібні їм для більш ефективного контролю роботи підлеглих і більш продуктивної роботи підприємства. Часто рішення приймаються на основі податкової системи звітності. На багатьох підприємствах існують паралельно дві системи обліку — бухгалтерський і практичний, тобто які служать забезпеченню виконання повсякденних робочих завдань співробітників і керівників підприємства.

Наслідком такого підходу до формування системи звітності є те, що, як правило, виникає конфлікт між тією інформацією, що хоче одержати керівництво, і тими даними, що можуть надати виконавці. Причина цього конфлікту очевидна: на різних рівнях ієрархії підприємства потрібна різна інформація, а при побудові системи звітності «знизу нагору» порушується основний принцип побудови інформаційної системи - орієнтація на першу особу. Виконавці володіють або не тими видами даних, що потрібні керівництву, або потрібними даними не з тим ступенем вірогідності.

Для того щоб керівництво підприємства могло одержувати необхідні йому для прийняття управлінських рішень дані, потрібно будувати систему звітності «зверху вниз», формулюючи потреби верхнього рівня управління і проектуючи їх на нижні рівні виконання. Тільки такий підхід забезпечує одержання. Фіксування на самому нижчому виконавському рівні таких первинних даних, що в узагальненому вигляді зможуть дати керівництву підприємства ту інформацію, у якій воно потребує.

Найважливішими вимогами до системи управлінської звітності є своєчасність, однаковість, точність і регулярність одержання інформації керівництвом підприємства.

Очевидно, що ці вимоги найбільше повно можуть бути реалізовані за допомогою автоматизованої системи. Використання технології електронної системи обліку обіцяло серйозні переваги по швидкості одержання, обробки інформації, а, отже, і серйозні переваги по швидкості прийняття управлінських рішень.

Ухвалення рішення про створення системи звітності покладалося на відділ автоматизації, що був зайнятий і іншими проблемами.

В наявності – проблема, її нерозуміння з боку керівництва і повна відсутність готових варіантів вирішення.

Відділ автоматизації виконав першу стадію ухвалення управлінського рішення: був здійснений збір всієї інформації, що стосується даної проблеми, а саме, були вивчені наявні на ринку спеціалізованого програмного забезпечення продукти, їх недоліки і переваги. Було розроблено кілька варіантів власної автоматизованої системи звітності.

У результаті, на стіл керівника лягли кілька проектів. Він не став приймати одноособове рішення, а зібрав усіх фахівців відділів, що працювали над даною проблемою. На спільній нараді було вироблене прийнятне для усіх рішення, а саме, обраний один із проектів, і відділ автоматизації розробив необхідне програмне забезпечення.

У даному прикладі чітко простежуються всі три стадії ухвалення управлінського рішення: з'ясування проблеми, вироблення плану рішення (розробка альтернативних варіантів рішення) і виконання рішення.