Итоговые таблицы с использованием связей с исходными данными
Теперь необходимо создать итоговую таблицу с использованием связей с исходными данными методом консолидации по расположению. Для формирования заголовка и шапки таблицы необходимо выполнить следующие действия:
Перейти на лист «Выручка».
Скопировать с листа «Итог» заголовок таблицы на лист «Выручка» (ячейка А1).
Скопировать с листа «Техносила» название первой и последней графы (графа «Наименование товара» и «Выручка») на лист «Выручка» (в ячейки А2:В2).
Последующий ввод исходных данных в графу «Наименование товара» будет осуществлен по принципу создания пользовательских списков.
Создание пользовательских списков
Если в работе с таблицами приходится повторять ввод конкретной последовательности в рабочем листе, например список имен, то можно создать пользовательский список. После создания такого списка его можно ввести в диапазон ячеек, путем простого ввода в ячейку любого элемента из этого списка с последующим перетаскиванием маркера заполнения в нужные ячейки.
Пользовательский список можно создать при помощи команды меню Сервис|Параметры|Списки, при выполнении которой открывается диалоговое окно Параметры с вкладкой Списки, путем ввода элементов нового списка в соответствующее окно Элементы списка. Также можно использовать кнопку Импорт, расположенную в правой нижней части вкладки Списки диалогового окна Параметры.
В данном примере список будет создан с использованием кнопки Импорт, так как исходный список существует на листе «Итог» в блоке ячеек А3:А10 (Наименование товаров). Для этого необходимо:
Перейти на лист «Итог».
Активизировать меню Сервис
Выбрать команду Параметры.
Щелкнуть по вкладке Списки.
Установит курсор мыши в окно Импорт списка из ячеек: в нижней части вкладки Списки.
Выделить в таблице блок ячеек А3:А10.
Нажать кнопку Импорт, а затем кнопку Добавить на вкладке Списки.
Нажать ОК.
Перейти на лист «Выручка» и установить курсор в ячейку А3.
Набрать с клавиатуры Видеомагнитофон (первый элемент списка) и нажать Enter.
Установить курсор на маркер заполнения (указатель мыши поместить в правый нижний угол ячейки А3, чтобы он принял вид тонкого крестика) и перетащить его вниз до ячейки А10, не отпуская левой кнопки мыши.
Ячейки А3:А10 заполнились элементами пользовательского списка.
Ввести в ячейку А11 «Итого».
Консолидировать данные графы «Выручка» (включая «Итого») листов «Техношок» и «Техносила», выполнив все шаги, описанные в предыдущем упражнении, при создании итоговой таблицы без установления связей с исходными данными, но при этом установив флажок в окне «Создавать связи с исходными данными».
Рис. 10
Обратите внимание на полученную таблицу: ее результаты такие же, как и при расчете предыдущей итоговой таблицы. Однако изменился вид экрана: в его левой вертикальной части появились символы структуры документа и некоторые строки стали невидимыми (это строки 3, 4, 7, 9, 10, 12, 13 и т.д.). Структурирование данных рабочих листов используется в Excel при создании итоговых отчетов, позволяя показывать или скрывать уровни структурированных данных с большими или меньшими подробностями.
В полученной таблице видны символы структуры – это кнопки с номерами уровней 1 и 2, знаки + (плюс) и/или – (минус), позволяющие соответственно скрывать или раскрывать детали структурированного документа. Чтобы ознакомиться с работой по просмотру структурированного документа, необходимо выполнить следующие действия:
Щелкнуть по кнопке 2. При этом таблица «распахнулась», предоставив возможность просмотреть консолидируемые данные по двум магазинам.
Щелкнуть по кнопке 1. При этом скроются исходные данные из таблиц источников.
Щелкнуть по любому из значков «+» (плюс). При этом откроется список составляющих величин итогового значения.
Щелкнуть по значку «-» (минус). При этом скроются исходные данные из таблиц источников.
Внимание! При консолидации данных с созданием связей автоматически корректируются итоговые данные при изменении исходных данных в таблицах-источниках.