Технологія використання розширених фільтрів

Розширений фільтр дає змогу виконати пошук і відображення даних з використанням декількох умов відбору для декількох полів і розмістити результат в окремій області таблиц. При цьому в умові пошуку допускається використання будь-яких операторів порівняння.

На відміну від автофільтру, розширений фільтр дає можливість:

• задавати умови, об'єднані логічним оператором “ИЛИ” для декількох стовпців;

• задавати три і більше умов для одного стовпця з використанням хоч би одного логічного оператора “ИЛИ”;

• задавати обчислювальний вираз;

• відображати умови фільтрації;

• зберігати результати фільтрації окремо від бази даних в іншій області листа із базою даних.

Особливість використання розширених фільтрів по­лягає в тому, шо він дає змогу формувати складні умови фільтрації з використанням будь-яких операторів порівняння і зберігати ці умови в окремій області робочого листа.

Excel дозволяє використовувати наступні типи роз­ширених фільтрів залежно від типу умови:

• складна умова для одного поля бази даних;

• складна умова для декількох полів бази даних;

• умова у вигляді формульного виразу.

Для використання розширеного фільтру обов'язково по­винен бути сформований діапазон умов в окремій області таб­лиці.

Діапазон умов – блок комірок електронної таблиці, який повинен містити як мінімум три рядки: в першому рядку задається ім'я поля, яке включене в умови відбору, в іншіх рядках під ім’ям поля задаються умови пошуку для даного поля.

Технологія формування діапазону умов

Доцільно діапазон умов формувати в рядках вище бази даних. Для цього необхідно виконати наступні дії:

1. Вставити три порожніх рядки у робочому листі над базою даних.

2. Скопіювати із бази заголовки фільтрованих полів.

3. Вставити скопійовані заголовки в першому порож­ньому рядку діапазону умов відбору.

4. Ввести в рядках під заголовками умов необхідні кри­терії відбору.

Правила формування складних умов відбору записів:

• Для використання логічного оператора «ИЛИ» критерії відбору повинні вводитися в різних рядках під заголов­ками умов;

• Для використання логічного оператора «И» критерії відбору повинні вводитися в одному рядку під заголов­ками умов.

3. Перевірити щоб між значеннями умов і базою да­них був як мінімум один порожній рядок.

Фільтрація записів бази даних з використанням складної умови відбору для одного поля бази даних

Приклад 1.

Пояснення: У цьому прикладі використовується логічний оператор “ИЛИ” для відбору записів бази даних. Тому критерії відбору повинні розміщуватися у різних рядках .

Для фільтрації записів з використанням цього типу розширеного фільтру необхідно виконати наступні дії:

1. Сформувати діапазон умов фільтрації, який буде мати вигляд:

2. Встановити курсор у будь-яку комірку бази даних.

3. Виконати команду Фильтр із пункта меню Данные.

4. У підменю, що відрилося виконати команду Рас­ширенный фильтр.

5. У відкритому діалоговому вікні Расширенный фильтр встановити параметри фільтрації:

Опція	Призначення
Фильтровать список на месте	Задає місце розміщення результатів фільтрації. При використанні цієї опції система відображає відфільтровані записи базпосередньо в базі даних. Записи, що не задовольняють умовам фільтрації система скриває.
Скопировать результат в другое место	Задає місце розміщення результатів фільтрації. При використанні цієї опції система робить доступною опцію Поместить результат в другое место, за допомогою якої задається адреса розміщення результатів фільтрації.
Исходный диапазон	Задає діапазон комірок бази даних, який система автоматично розпознає при виконанні команди Расширенный фильтр за умови, що курсор встановлено в будь-якій комірці бази даних. За допомогою цієї опції можна встановити діапазон комірок вручну або відкоригувати його.
Диапазон критериев	Задає блок комірок із умовами фільтрації. Цей діапазон встановлюється вручну шляхом виділення всіх комірок з умовами фільтрації і іменами полів.
Поместить результат в диапазон	Задає адресу розміщення результатів фільтрації. Доступна тільки тоді, коли включено опцію Скопировать результат в другое место. За допомогою цієї опції встановлюється адреса першої комірки, куди необхідно помістити результати фільтрації .
Только уникальные записи	Забороняє включати до результатів фільтрації записи з повторюваними значеннями полів, які використовуються в критірії відбору.

Результат встановлення параметрів фільтрації:

6. Закрити діалогове вікно кнопкою ОК. На екрані відобразяться відібрані записи за вказаною адресою.

Ф

Приклад 2.

Пояснення. У цьому прикладі використовується логичний оператор “И” для відбору записів бази даних. Тому критерії відбору повинні розміщуватися в одному рядку.

ільтрація записів бази даних з використанням складної умови відбору для декількох полів бази даних

Виконати дії аналогічні розгянутим у прикладі 1. При цьому діапазон критеріїв повинен бути зформований таким чином:

Встановлені параметри розширеного фільтра будуть мати вигляд:

Результат виконання фільтрації буде мати вигляд:

В

Приклад 3.

Пояснення. У цьому прикладі доцільно використати символ підстановки “*” для формування критерію по полю Назва підприємства у вигляді У* (всі підприємства, назва яких починається з букви “У”) і використовується логічний оператор “И” для поєднання критеріїв по двох полях. Тому критерії відбору повинні розміщуватися у одному рядку.

иконати дії аналогічні розглянутим у прикладі 1. При цьому діапазон критерієв повинен бути зформований та­ким чином:

Встановлені параметри розширеного фільтру будуть мати вигляд :

Результат виконання фільтрації буде мати вигляд:

Приклад 4:

Пояснення: в цьому прикладі використовується логичний оператор “И” для формування критерія “назва підприємства” + “період”, тому критерії відбору для цих полів повинні розміщуватися у одній строці. А для поєднання двох таких критерієв використовується логічний оператор “ИЛИ”, які розміщуються у різних строках.

Виконати дії аналогічні розгянутим у прикладі 1. При цьому діапазон критерієв повинен бути зформован наступним чином:

Встановлені параметри розширеного фільтру будуть мати вигляд :

Результат виконання фільтрації буде мати вигляд:

Фільтрація записів бази даних з використанням умови у вигляді формульного виразу

Особливості використання: