5.3. Використання фільтрів для аналізу даних бази

Фільтрація – це процес пошуку і вибору записів бази даних відповідно до встановлених критеріїв. Пошук і вибір даних на основі заданих критеріїв є типовими операціями ро­боти з базами даних.

Excel дає змогу виконувати оперцію фільтрації з вико­ристанням трьох типів фільтрів:

Тип	Призначення	Особливості використання
Автофільтр	Пошук і відображення записів бази даних відповідно з заданим кри­терієм.	Прості критерії пошу­ку записів бази даних. Відображення запи­сів, задовольняючих умові пошуку і скриття тих, які не задовольняють.
Розширений фільтр	Пошук і відображення записів бази даних відповідно з заданим крите­рієм.	Складні критерії пошуку записів бази да­них. Відображення критерієв пошуку. Відображення результатів у окремій обла­сті таблиці.
Форма даних	Пошук і відображення записів бази даних відповідно з заданим крите­рієм.	Прості критерії пошуку записів бази даних. Відображення одного запису, задовольняю­чого умові пошуку і скриття тих які не за­довольняють.

Технологія використання автофільтрів для аналізу даних

Excel дозволяє встановлювати наступні типи автофільтрів:

 Автофільтри можуть використовуватися тільки для однієї бази даних у робочому листі.

Особливість використання автофіль­трів – відображення записів бази, що задовольняють заданим умовам і скриття усіх записів, які цим умовам не задовольня­ють. Тобто записи не видаляються, а скриваються.

Фільтрація записів по заданому значенню одного поля

При використанні цього типу автофільтру використо­вується тільки одна умова пошуку – значення поля дорівнює заданій величині.

Приклад 1:

Для фільтрації записів по заданому значенню одного поля необхідно виконати такі дії:

1. Встановити курсор у будь-яку комірку бази даних.

2. Виконати команду “Фильтр” із пункта меню “Данные”.

3. У підменю, що відкрилося виконати команду “Автофильтр“.

4. Система в рядку імен полів бази даних поруч з іменем поля відобразить кнопки зі стрілками (кнопки ав­тофільтру), які використовуються для встановлення умови відбору записів.

5. Вибрати поле по якому небхідно встановити фільтр, натиснувши на кнопку зі стрілкою в комірці Код підприємства. Видкриється список значень, які і використову­ються для встановлення умов відбору.

6. Вибрати значення 1002. Ситема відобразить тількі записи з цим кодом, номери строк і кнопку зі стрілкою підсвітить голубим кольором. Це ознака того, що встановлено автофільтр по даному полю і відображені відфільтровані за­писи.

7. Для відміни встановленного автофільтру необхідно активізувати кнопку автофільтру даного поля і вибрати із спи­ску команду “(Все)“. Або виконати команди Данные – Фильтр - Отобразить все. Різниця між цими командами полягає в тому, що перша – знімає фільтрацію для одного вибраного поля, а друга – в одночасно для всіх полів.

Фільтрація записів з використанням складних умов відбору (автофільтр користувача)

Автофільтри з використанням складної умови відбору можуть бути використані в таких випадках:

• за необхідності фільтрації даних по двох значен­нях в одному полі;

• за необхідності фільтрації даних по використанню відмінних від оператора "=" операторів порів­няння.

Приклад 2:

Пояснення. У цьому прикладі використовується логичний оператор “И” для відбору записів бази даних.

Для фільтрації даних по двох значеннях в одному полі необхідно виконати наступні дії:

1. Встановити курсор у будь-яку комірку бази даних.

2. Виконати команду “Фильтр“ із пункта меню “Данные“.

3. У підменю, що відкрилося виконати команду “Автофильтр“.

4. Вибрати поле, по якому небхідно встановити фільтр, натиснувши на кнопку зі стрілкою в комірці Період.

5. У відкритому списку значень, які використовуються для встановлення умов відбору, вибрати пункт “(Условие) “.

6. У діалоговому вікні “Пользовательский ав­тофільтр” встановити умову відбору записів. У першому ря­дку в текстових блоках задається перша умова з використан­ням кнопок спливаючого меню для вибору необхідної опера­ції порівняння і значення поля, а у другому рядку - задається друга умова. Ці умови поєднуються логічною операцією “И” за допомогою відповідної селекторної кнопки.

7. Закрити діалогове вікно кнопкою ОК. Система ві­добразить відфільтровані записи бази даних.

Фільтрація записів з використанням складного автофільтру для декількох полів

Складний автофільтр використовується в тих випадках, коли необхідно відфільтрувати записи бази даних по двох і більше полям одночасно з використанням тільки ло­гічної операції “И” між умовами відбору для кожного поля.

Приклад 3:

Пояснення. У цьому прикладі використовується логичний оператор “ИЛИ” для відбору записів бази даних. Тому критерії відбору повинні розміщуватися у різних строках .

Для встановлення автофільтру цього типу необхідно виконати наступні дії:

1. Встановити автофільтр для першого поля відпові­дно до складної умови відбору. Для нашого прикладу це “Код підприємства > 1001”.

2. Встановити автофільтр для другого поля відпові­дно до складної умови відбору. Для нашого прикладу це “Період > 1 квартал і Період < 4 квартал”.

Примітки:

• Якщо дані вже відфільтровані по одному із стовпців, то при використанні фильтра для другого стовпця будуть за­пропановані тільки ті значення, які видно у відфільтрованному списку.

• За допомогою команди Автофильтр на стовпець можно накласти одну або дві умови.

• Необхідно використовувати розширений фільтр, якшо треба встановити три або більше умов, скопіювати записи в інше месце або відібразити дані на основі обчисленого значення.