ТЕМА 5

Засоби обробки електронних таблиць як баз даних у середовищі табличного процесора Excel

Програмна анотація

1. Основні поняття та обмеження.Типові операції обробки баз даних.

2. Упорядкування даних в базі по простому та складному ключу.

3. Використання фільтрів для аналізу даних бази.

4. Використання форм для вводу, перегляду, редагування і пошуку даних в базі.¹

5. Використання проміжних підсумків для аналізу даних бази.

Міні-лексикон:

база даних, поле, запис, ім’я поля бази даних, критерії вибору, критерії пошуку, діапазон критеріїв, шаблон підстановки, ключ упорядкування, порядок упорядкування, простий ключ, складовий ключ,сортування,структура, упорядкування.

5.1. Основні поняття та обмеження

Для обробки та аналізу даних електронної таблиці в середовищі Excel можуть бути використані вбудовані команди і функції обробки бази даних.

База даних – це електронна таблиця, організована спеціальним чином.

Формування електронної таблиці, як бази даних, виконується відповідно до наступних умов:

• однородність типів даних у кожному стовпці таблиці;

• наявність заголовка для кожного стовпця таблиці;

• відсутність порожніх рядків або стовпців у таблиці, яку треба обробити як базу даних.

Приклад бази даних

Практичні рекомендації:

1. У робочому листі слід розміщувати одну електронну таблицю.

2. Заголовки стовпців повинні розміщуватися у першому рядку таблиці.

3. Шрифт, формат, шаблон, межа і формат великих та малих літер, присвоєні заголовкам стовпців електронної таблиці, повинні відрізнятися від формату, присвоєного рядкам даних.

4. Для відокремлення заголовків, від розміщених нижче даних, слід використовувати межі комірок, а не порожні рядки, або переривчасті лінії.

5. Перед даними в комірці не треба вводити зайві пропуски, так як вони впливають на упорядкування даних.

Якщо електронна таблиця задовольняє вищезазначеним умовам, то при виконанні операцій з даними вона автоматично розпізнається системою як база даних, в якій дані організовани наступним чином:

• стовпці таблиці стають полями бази даних.

• заголовки стовпців стають іменами полів бази даних.

• кожна строка таблиці пребудовується в запис бази даних.

Примітка: у термінах Excel замість поняття База даних використовується поняття Список.

Виходячи з вищевикладеного:

База даних		це електронна таблиця, яка містить данні одного і того самого типу по рядках таблиці.
Запис		це рядок електронної таблиці.
Поле		це кожний стовпець електронної таблиці.
Ім'я поля		це заголовок стовпця електронної таблиці.

Рис. 1

Типові операції обробки та аналізу баз даних

• Упорядкування даних у базі за простим та складним ключем.

• Аналіз даних бази з використанням проміжних підсумків.

• Аналіз даних бази з використанням простих і складних фільтрів.

• Введення, перегляд, редагування і пошук даних у базі.

• Аналіз даних бази з використанням майстера зведених таблиць.

• Аналіз даних бази з використанням спеціальних функцій обробки баз даних Excel.

Для виконання цих операцій використовуються команди пункту меню “Данные“.

5.2. Упорядкування даних бази

В Excel обробка і аналіз даних електронної таблиці з використанням вбудованих команд і функцій обробки бази даних виконується тільки за даними упорядкованої бази даних.

Для виконання операції упорядкування повинні бути задані ключ і порядок упорядкування.

Ключ упорядкування		одне або декілька полів (стовпців) бази даних по значеннях яких виконується упорядкування записів бази даних.
Простий ключ		одне поле бази даних по значеннях якого виконується упорядкування записів бази даних.
Складний ключ		складовий ключ, який може включати два або більше полів даних, об'єднаних логічною операцією "AND"("І").
Порядок упорядкування		це спосіб зміни відносного положення даних, побудований на значенні або типі даних. Упорядкування даних можливо за алфавітом, за числом, датою. Строки, стовпці або окремі комірки переупорядковуються відповідно до заданого користувачем порядку упорядкування.

Правила упорядкування:

1. Записи упрядковуються за збільшенням значень ключа - від 1 до 9, від А до Я, від A до Z або за зменшенням значень ключа - від 9 до 1, від Я до А, від Z до A. По замовчуванню записи упорядковуються за алфавітом.

2. У Microsoft Excel передбачено наступний порядок для упорядкування даних за збільшенням: числа, текст, логічні значення, значення помилок (наприклад, #ССЫЛКА! и #ЗНАЧ!) та порожні комірки. Для упорядкування за зменшенням використовується зворотня послідовність, за винятком порожніх комірок, які завжди розміщуються наприкінці упорядкованої бази даних.

3. Для створення власного порядку упорядкування або використання вбудованого в Microsoft Excel, необхідно використовувати спеціальний порядком упорядкування.

4. Для упорядкування місяців і днів тижня відповідно до їх логічного, а не алфавітного порядку слід використовувати порядок упорядкування користувача. Такий порядок упорядкування також використовується, якщо необхідно виконати упорядкування бази в іншому, особливому порядку.

Excel дозволяє виконувати наступні типи упорядкування даних:

• упорядкування даних за простим ключем;

• упорядкування даних за складним ключем;

• упорядкування стовпців за значеннями строк;

• упорядкування даних з використанням спеціального порядку.