7.2. Облік виробничих запасів

Запаси в установах обліковуються за місцем їх відповідального зберігання (знаходження) та в бухгалтерії.

Відповідальність за приймання, зберігання і відпуск запасів покладається на матеріально відповідальних осіб, призначених наказом керівника установи. З посадовими особами, які відпові­дають за збереження матеріальних цінностей, укладається пись­мовий договір про повну індивідуальну матеріальну відповідаль­ність.

При отриманні запасів матеріально відповідальна особа на до­кументі постачальника або на акті про приймання запасів пови­нна розписатися в одержанні цих цінностей і прийняти їх на від­повідальне зберігання.

Облік запасів установи може здійснюватися за номенклатур­ними номерами. Номенклатурний номер - це умовний числовий код обліку, який присвоюється групі предметів одного наймену­вання, якості та ціни. Номенклатурний номер має сім знаків: пер­ші три знаки означають субрахунок, четвертий - підгрупу, три останні - порядковий номер предмета у підгрупі.

Перелік первинних документів з обліку виробничих запасів затверджено "Інструкцією про складання типових форм обліку та списання запасів бюджетних установ» (Наказ ДКУ 18.12.2000 № 130), який наведено в табл. 7.1.1.

Матеріально відповідальними особами кожного місяця на­даються в бухгалтерію прибуткові та видаткові документи з реє­стром надання документів, який складається в двох примірниках. Один примірник реєстру після перевірки правильності оформлен­ня первинних документів повертається матеріально відповідаль­ній особі, а другий залишається в бухгалтерії.

Перелік первинних облікових документів з обліку виробничих запасів

Назва типової форми документа	Призначення документа
Акт про при­ймання матеріа­лів (форма №3-1)	Акт складається при прийманні на облік установи матеріальних запасів, за якими існують кількісні або якісні розбіжності з даними супроводжувальних до­кументів постачальників.
Акт списання (форма № 3-2)	Акт застосовується для списання запасів і складаєть­ся комісією, призначеною наказом керівника, у двох примірниках. Перший примірник здається до бухгал­терії, а другий - залишається у матеріально відпові­дальної особи.
Накладна (вимо­га) (форма № 3-3)	Форма є уніфікованою та застосовується для оформ­лення прийняття матеріальних цінностей на склад (у комору) або видачі зі складу (комори). Може застосо­вуватись для внутрішнього переміщення матеріаль­них цінностей.
Забірна картка (Форма № 3-5)	Призначена для оформлення відпуску матеріаль­них цінностей, продукції молочної кухні та інших запасів, які відпускаються систематично протягом місяця.

Облік запасів установи (за винятком дорогоцінних металів для протезування та медикаментів і перев'язувальних засобів) за міс­цем відповідального зберігання (знаходження) ведеться матері­ально відповідальними особами в Книзі складського обліку запасів за найменуваннями, сортами, кількістю. Працівниками бухгалте­рії періодично здійснюється перевірка фактичної наявності запа­сів із записами у книзі та даними бухгалтерського обліку.

У бухгалтерії облік запасів установи ведеться в кількісному і су­марному вимірах за найменуваннями запасів та в розрізі матері­ально відповідальних осіб.

Перелік регістрів з аналітичного обліку виробничих запасів у місцях зберігання і в бухгалтерії наведено в табл. 7.1.2.

Таблиця 7.1.2

Перелік регістрів з аналітичного обліку виробничих запасів у місцях зберігання і в бухгалтерії

Назва регістру	Призначення регістру
Книга кількіс- но-сумового обліку (форма № 3-6)	Застосовується для аналітичного обліку матеріальних цінностей як у кількісному, так і сумовому вимірах. У кни­зі для кожного найменування (гатунку) запасів відкрива­ються окремі аналітичні рахунки.
Книга кіль- кісно-сумо- вого обліку (форма № 3-ба)	Застосовується для аналітичного обліку матеріальних цінностей в централізованих бухгалтеріях. Книга від­кривається в розрізі аналітичних рахунків за кожним на­йменуванням (гатунком) запасів як у цілому за всіма об­слуговуваними установами, так і з виділенням за кожною установою (матеріально відповідальною особою).
Картка кіль- кісно-сумо- вого обліку (форма № 3-7)	Призначення картки та порядок її ведення такий самий, як Книги кількісно-сумового обліку форми № 3-6 та фор­ми № 3-ба. Застосовується в установах, де аналітичний облік у бух­галтерії здійснюється не в книгах, а на картках.
Книга склад­ського обліку запасів (фор­ма № 3-9)	Застосовується для обліку матеріалів, продуктів харчу­вання, готових виробів та інших запасів на складі (кладо- вій). Ведеться матеріально відповідальною особою за на­йменуванням, гатунком та кількістю запасів.
Оборотна ві­домість (фор­ма №3-11)	Застосовується для звірки даних складського та бухгал­терського обліку. Оборотна відомість відкривається на рік і складається щомісячно на підставі даних бухгалтерського обліку за кожною групою аналітичних рахунків, що об'єднані від­повідним синтетичним рахунком, у кількісному та вартіс­ному відображеннях. За кожним субрахунком виводяться загальні сумові підсумки, які повинні відповідати показ­никам синтетичного обліку.
Опис карток з обліку за­пасів (форма №3-14)	Застосовується для реєстрації відкритих карток аналі­тичного обліку у випадках, коли облік бухгалтерських операцій ведеться не в книгах, а на картках. Реєстрація здійснюється на момент відкриття картки.

Планом рахунків бухгалтерського обліку призначено для об­ліку виробничих запасів рахунок 20 «Виробничі запаси», на яко­му відображається обладнання, яке підлягає встановленню на об'єктах, що будуються або реконструюються, будівельні матері­али, конструкції, деталі та інші матеріальні цінності, придбані за рахунок коштів, виділених на капітальне будівництво, матеріали для науково-дослідних робіт, а також спеціальне обладнання, при­дбане для виконання науково-дослідних робіт за господарськими договорами. Він має субрахунки:

201 «Сировина і матеріали» - обліковуються сировина та мате­ріали короткотермінового використання для науково-дослідних робіт та капітального будівництва:

202«Обладнання, конструкції і деталі до установки» - обліко­вуються будівельні конструкції і деталі, зокрема: металеві, залізо­бетонні і дерев'яні конструкції, блоки і збірні частини будівель і споруд; збірні елементи: обладнання для опалювальної, вентиля­ційної, санітарно-технічної системи тощо;

203 «Спецобладнання для науково-дослідних робіт за господар­ськими договорами» - у науково-дослідних установах і вищих на­вчальних закладах обліковується спецобладнання, придбане для виконання науково-дослідних робіт за господарським договорами за конкретною темою замовника з метою подальшої передачі його до наукового підрозділу:

204 «Будівельні матеріали» - обліковуються будівельні матері­али, що придбані за рахунок коштів, призначених на капітальне будівництво, і використовуються в процесі будівельних та мон­тажних робіт;

205 «Інші виробничі запаси» - обліковуються усі інші запаси, які використовуються для науково-дослідних робіт за господар­ськими договорами та капітального будівництва і не ввійшли в су­брахунки 201-204.

За дебетом рахунку 20 «Виробничі запаси відображається сума придбаних запасів, за кредитом - сума використаних запасів.

Відображення в обліку операцій з руху виробничих запасів на­ведено у табл. 7.1.3

№ з/п	Зміст операції	Коресп рах	ондуючі унки
		Дебет	Кредит
1	Оприбуткування виробничих запасів, у тому числі за операціями з централізованого по­стачання установою-закупником (вартість без ПДВ):
	що сплачені шляхом попередньої оплати рахун­ку	20	361, 362, 364
	що сплачені після їх отримання	20	675
	Сума ПДВ з виробничих запасів, придбаних за рахунок коштів загального фонду	801, 802	364, 675
	Сума ПДВ з виробничих запасів, придбаних за рахунок коштів спеціального фонду:
	якщо ПДВ не включено до податкового кредиту	ви­віз	364, 675
	якщо ПДВ включено до податкового кредиту	641	364, 675
2	Отримані установою-замовником виробничі за­паси від установи-закупника за операціями з централізованого постачання	20	683, 684
3	Списання використаних виробничих запасів, на підставі підтвердних документів, крім отри­маних за операціями з централізованого поста­чання	801, 802, ви­віз	20
4	Передані виробничі запаси, закуплені шляхом централізованого постачання з балансу устано­ви-закупника на баланс установи-замовника	683, 684	20
5	Згідно з отриманими актами від установи-за­мовника на фактичні видатки відносяться суми використаних виробничих запасів	801, 802. 813	683.684

По закінченні місяця операції з обліку, переміщення та вибуття запасів групуються у накопичувальні відомості - меморіальні ор­дери, форми та порядок застосування яких встановлено наказом Державного казначейства України від 27.07.2000 № 68 «Про за­твердження Інструкції про форми меморіальних ордерів бюджет - і іих установ та порядок їх складання».

Аналітичний облік запасів, придбаних за рахунок коштів спе­ціального фонду, ведеться за тими самими обліковими реєстрами, але окремо від операцій за рахунок коштів загального фонду.

Підсумки за субрахунками за результатами місяця з меморі­альних ордерів записуються до книги «Журнал-головна» ф.308 (бюджет).