2. Нисходящие и восходящие коммуникации.

Нисходящие организационные коммуникации представляют собой поток информации от высших уровней руководства к низшим. Неудачи и проблемы нисходящих коммуникаций часто связаны с неготовностью высшего менеджмента к эффективному общению. Для этого необходимо следующее:

• Менеджерам необходимо развивать положительное отношение к коммуникациям.

• Нужно работать над получением информации, которая будет полезна сотрудникам.

• Нужно сознательно планировать коммуникации.

• Руководители должны завоевывать доверие, которое является важным условием для коммуникаций.

Для сокращения времени на коммуникации нужно обратить внимание на удовлетворение 4-х коммуникативных потребностей работников:

• инструктирование по поводу выполнения рабочих задач;

• обратная связь по результатам деятельности;

• информирование (оперативные новости);

• Социальная поддержка (стремление работника к ощущению заботы, уважения со стороны окружающих, их высокие оценки).

Восходящие коммуникации в крупных организациях, имеющих сложную структуру, связанное с преодолением определенных трудностей, таких как задержка, фильтрация, потребность в ответе, искажения и т.п.

Задержка, т.е. медленное восхождение информации на высокие уровни, возникает, когда менеджеры не рискуют поднимать проблему, опасаясь негативной реакции руководства. На каждом уровне информация тормозится, поскольку менеджеры пытаются сами решить проблему.

Фильтрация - определенная форма цензуры снизу как естественная склонность всех работников сообщать руководству только то, что, как им представляется, хотел бы знать начальник. Иногда фильтрация проводится полностью на законных основаниях, когда отсеивается ненужная, перенасыщена техническими подробностями информация.

Потребность в ответе - так восходящие коммуникации инициируются работниками, они нуждаются в обратной связи. Оперативный отклик руководства поощряет восходящие коммуникации, и, наоборот, отсутствие реакции уменьшает их.

Искажение информации - или сознательные изменения сообщения таким образом, чтобы оно способствовало достижению чьих-то личных целей. Любое искажение информации затрудняет принятие управленческого решения. 

3. Методика проведения беседы.

Для достижения наиболее эффективной цели беседы нужно придерживаться плана проведения беседы и условно разделить беседу на сколько частей.

Начало беседы. Часто беседа может начаться с фактической информации или какого-либо утверждения, например: «Прибыль нашей фирмы за последние 6 месяцев вырос на 20 процентов». Это высказывание может привести рассказ о деталях, того как это было достигнуто.

Другой способ привлечь к беседе других людей - задавать им вопросы. При этом надо ставить вопрос, что подразумевают развернутую доклад. Например, «Как вы думаете с чем связан рост прибыли нашей организации?»

Еще один эффективный способ завязать беседу - высказывание по поводу окружающей среды и ситуации в форме, побуждает людей высказать свое мнение.

Продолжение беседы. Как что вы начали беседу, то должны не только поддерживать ее, но и управлять ее ходом. Большинство разговоров нормально развиваются благодаря определенной последовательности вопросов, ответов, комментариев, мнений. Старайтесь поддерживать беседу открытой, так чтобы другие вовлеченные в нее люди видели, что они могут сделать свой вклад. Люди теряют интерес к беседе, если они чувствуют, что их мнения игнорируют.

Окончание беседы. На определенном этапе беседа должна быть закончена. В конце беседы надо подвести итоги и назначить время следующей встречи. Надо заканчивать разговор на позитивной ноте и в дружеской манере. Как что этого не сделать, то в будущем будет сложнее начать разговор.