Лекция 2.

Тема: Основы письменной комуникации.

План:

1.Понятие документа, реквизита , бланка, формуляра.

2. Основные правила оформления некоторых переменных реквизитов.

3. Правила оформления служебных записок, докладных записок, справок.

1.Понятие документа, реквизита , бланка, формуляра.

РЕКВИЗИТЫ

В делопроизводстве существуют единые требования и правила оформления деловых документов, которые устанавлены государственными нормативными актами - стандартами. В стандартах изложены правила, устанавливающие требования к содержанию, построению и оформлению деловых документов. Выполнение правил оформления документов обеспечивает:

• юридическую силу документов;

• оперативное и качественное составление и исполнение документов;

• организацию быстрого поиска документов;

• осуществление компьютерной обработки деловых докуметов для сокращения затрат труда на их обработку.

Представление деловых бумаг закреплены:

1. Государственным стандартом ГОСТ Р 6.30-97 "Требования к оформлению документов". Стандарт распространяется на организационно-распорядительные документы, относящиеся к Унифицированной системе организационно-распорядительной документации (УСОРД), - постановления, распоряжения, приказы, решения, протоколы, акты, письма и др., включенные в Общероссийский классификатор управленческой документации (ОКУД) (класс 0200000) и используемые в деятельности органов государственной власти, органов местного самоуправления, предприятий, организаций и их объединений независимо от формы собственности и организационно-правовой формы.

2. Типовой инструкцией по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти (Утверждена Приказом Федеральной архивной службы России от 27.11.2000 N 68). Положения Типовой инструкции распространяются на организацию работы с документами независимо от вида носителя, включая их подготовку, регистрацию, учет и контроль исполнения, осуществляемые с помощью автоматизированных технологий.

3. Постановлением Государственного комитета Российской Федерации по статистике от 6 апреля 2001 г. N 26 "Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты".

Кроме того, различными министерствами, ведомствами и другими руководящими организациями применительно к различным сферам деятельности определена конкретизированная типология частных документов.

Что такое реквизит? Любой документ состоит из ряда составляющих его элементов оформления (даты, подписи, и т.д.), которые называются реквизитами.

РЕКВИЗИТЫ - обязательные элементы оформления служебного документа.

Состав реквизитов насчитывает 29 наименований и приведен в государственном стандарте (Полный список реквизитов по ГОСТ Р 6.30-97). Реквизиты располагаются на документе каждого вида в строго определенном стандартом порядке. К наиболее важным реквизитам документов, используемым в современной деловой практике относятся:

номера и наименования реквизитов даны по ГОСТ Р 6.30-97 и Изменению N 1 ГОСТ Р 6.30-97

03. эмблема организации или товарный знак	17. заголовок к тексту
06. наименование организации	18. отметка о контроле
07. справочные данные об организации (индекс предприятия связи, почтовый адрес, телефон, телеграфный адрес, факс, e-mail, название банка и номер счета в банке).	19. текст документа
08. наименование вида документа	20. отметка о наличии приложения
09. дата документа	21. подпись
10. регистрационный номер документа	23. визы согласования документа
11. ссылка на регистрационный номер и дату документа	24. печать
13. гриф ограничения к доступу	26. отметка об исполнителе
14. адресат	27. отметка об исполнении документа и направлении его в дело
15. гриф утверждения документа	28. отметка о поступлении документа в организацию
16. резолюция	29. идентификатор электронной копии документа

Просматривая этот список, можно сказать следующее: некоторые реквизиты остаются неизменными при оформлении разных документов одного предприятия - это эмблема организации, наименование организации и справочные данные об организации. Естественно, предприятие не меняет свое название или свой адрес каждый день или даже каждый год. Поэтому первые 3 реквизита из таблицы называются постоянными реквизитами. Все остальные реквизиты, фиксируемые при составлении конкретного документа, (нименование вида документа, дата документа и т.д.) на разных документах будут отличаться - поэтому их называют переменными реквизитами.

Каждый документ можно разделить на 3 основные части:

• заголовочную часть (в нее входят реквизиты, расположенные до текста);

• основную часть (реквизиты текст и приложения);

• оформляющую часть (реквизиты, расположенные ниже текста и приложения)

Особенно важным является правильное оформление таких реквизитов, как дата, подпись, печать, регистрационный номер документа, гриф утверждения, которые придают документу юридическую силу.