ЛЕКЦИИ / Лекции_рус / Лекция_7

Лекция 7

Тема: Группа как форма организации и динамика ее развития.

План:

1. Определение группы и виды группы.

2. Процесс развития группы.

3. Показатели эффективной работы группы.

4. Особенности работы в группе.

Большую часть активной жизни человек проводит в общении с другими людьми как член группы: производственного коллектива, круга друзей, общественной организации, клуба по интересам, спортивной команды и т.п. Для установления эффективных рабочих отношений в группе индивид должен овладеть специфическими навыками взаимодействия и развивать их. Одной из важных составляющих успешной работы в группе есть понимание роли руководителя, овладение навыками руководителя (лидера) группы и при необходимости их реализации.

В данной теме приводятся некоторые рекомендации по овладению и развитию навыков эффективной работы в группе как ее члена, так и как руководителя. Для осознанного овладения указанными навыками важно понимать природу группы как организационной структуры, особенности ее функционирования и динамику развития. 

Группа как форма организации деятельности 

Группой является множество людей, состоящая из двух или более лиц, связанных некоторыми отношениями и общностью целей: производственных, социальных, личных Процесс объединения людей в группы является естественным и основан на таких объективных факторах.

Во-первых, группа позволяет людям объединить интеллектуальные, физические, морально-психологические. ресурсы и на этой основе получить некоторый «системный» (синергетический) эффект, т.е. достичь цели, которые недостижимы каждым членом группы врозь. Как целое группа более эффективна, чем индивидуумы, которые действуют независимо, и решает задачи более эффективно.

Во-вторых, член группы испытывает чувство «защищенности». Он может воспользоваться поддержкой коллег, использовать их опыт, умения как в виде советов,, так и непосредственных деловых отношений, разделить с ними ответственность за принимаемые решения,

Кроме того, группа обеспечивает эмоциональную поддержку своих членов. С этой точки зрения важна идентификация членов группы. Часто для человека важно продемонстрировать свою принадлежность некотором группе. Это может увеличить уважение окружающих, самоуважение, уверенность в себе. Членство в группе в некотором смысле дает кредит индивиду. Поэтому многие группы для идентификации своих членов используют одежду, внешний вид, аксессуары, значки и т.п.

Важным чувством есть уверенность в необходимости другим, осознание своей роли в группе, гордости за свою группу. Таким образом, членство в группе дает человеку определенное преимущество. Именно поэтому большинство людей относятся к разным группам.

Группы обычно делят на две категории: формальные и неформальные. Формальные группы, как правило, создаются с определенной целью и задачами и основанные на формальных производственных (в широком смысле) отношениях. Рабочие и служащие разделены на некоторые организационные подразделения, студенты - на учебные группы, военнослужащие - на воинские подразделения. Любая производственная и служебная деятельность неизбежно связана с созданием формальных групп для эффективного достижения своих целей. Каждая работающая человек неизбежно принадлежит к какой-либо формальной группы, а часто и к нескольким.

Неформальные группы имеют большую социальную направленность, чем формальные. Членство основывается на общности социальных интересов: политических, общественных, дружеских, семейных, организации досуга, хобби и т.п.

Часто неформальные группы не имеют четких задач или целей, но они важны для своих членов в общении, отдыха, обмене информацией.

В рамках формальных отношений в каждой организации существует более сложная система социальных взаимодействий между множеством небольших формальных групп, в ОП рассматриваются в совокупности как неформальная организация, влияет значительно на показатели производительности и уровень удовлетворения от труда сотрудников.

Формальные и неформальные группы можно разделить на открытые и закрытые. Открытые группы - это такие, членство в которых не является строго регламентированным, для которых характерна смена состава как за счет пополнения новыми членами, так и выбытия. Открытые группы носят преимущественно неформальный характер, членство в них является добровольным, не требует рекомендаций, определенного уровня квалификации и т.п. Руководство открытой группой слишком бюрократическим, власть предоставляется на добровольной основе, как правило, ее неформальным лидером.

Таким образом, открыты группы в общем случае не стабильны, не регулярные. их организация и состав изменчивы, пряктично отсутствуют формальные процедуры и правила, или их очень мало. Примерами этого типа групп являются: дружная группа по месту работы, учебы или жительства; объединения по интересам - фотоклуб, общество автолюбителей, любительский театральный кружок и т, п. Изменчивость открытых групп препятствует достижению ими долгосрочных целей, они ориентированы преимущественно на удовлетворение текущих интересов, но, с другой стороны, регулярное пополнение новыми членами способствует притоку новых идей.

Для закрытых групп характерна большая стабильность, основанная на том, что к ее членов относятся некоторые требования по вступлению, которые определяются уставом или регламентом группы. Это могут быть требования к образованию, профессиональных или социальных успехов, квалификации, наличия рекомендаций и т.п. Примерами закрытых групп могут служить различные профессиональные общественные объединения: медицинское, юридическое, научное общества; служебные группы: научно-технический совет организации, совет старост групп учебного заведения и т.п. Закрытые группы имеют множество различных форм и создаются на выборной основе, по должности, назначение высшим органом и т.п.

Для закрытых групп характерно наличие статута или регламента, определяющего цели, задачи, права, обязанности, правила функционирования, процедуру формирования и т.п. Между членами таких групп состоят стабильные отношения, глубокие связи, позволяющие решать не только оперативные, но и долгосрочные задачи. Таким образом, каждый тип деятельности имеет соответствующую форму групповой организации, и успех в значительной мере зависит от степени соответствия задач группы и Фомы ее организации. Другим важнейшим фактором успеха является понимание объективных закономерностей создания и развития группы. 

Процесс развития группы 

Многочисленные исследования показали, что в общем случае любая группа в процессе своего развития проходит четыре стадии:

• Формирования;

• Возмущения;

• Стабилизации;

• Функционирования.

Формирование. Это первый этап, в процессе которого происходит знакомство членов группы, выявление деловых и человеческих качеств, взаимная оценка возможного вклада в достижение целей группы, определение претензий на формальный или неформальный статус, выбор линии поведения. Это важная стадия развития группы, поскольку она в значительной степени определяет характер протекания дальнейших процессов. Нужно учитывать, что на этой стадии каждый член группы стремится создать хорошее впечатление о себе.

Существует несколько правил, поведения на этой стадии. Во-первых, очень важно создать первое благоприятное впечатление. Нужно уделить особое внимание одежды, внешнему виду, обратить внимание на их соответствие статусу и стандартам группы, которые уже сложились. Во-вторых, на этом этапе просто необходимо быть общительным и доброжелательным, стремиться к общению с коллегами, инициировать разговоры, задавать открытые вопросы. При этом, конечно, нужно выявить умение слушать других. Вы создадите хорошее впечатление, проявляя искреннее интерес и внимание к коллегам.

Проявляйте активность на стадии формирования группы. Демонстрируйте свою заинтересованность в праве влиять на процесс формирования группы. Ваша пассивность на начальной стадии может привести к ослаблению возможности нашего влияния на процессы развития группы на последующих этапах (если, разумеется, вы в этом заинтересованы).

Возмущение Вторая стадия развития группы, которая иногда называется «штормом». Это этап активной борьбы за распределение профессиональных и социальных ролей внутри группы, определение статуса каждого члена группы, разделение сфер влияния, столкновение разных точек зрения на способы организации труда, роль руководителя и т. п. Важно понимать, что это объективный процесс, а не катастрофа, и плодотворно использовать свои деловые навыки.

На этом этапе необходимо умение убеждать как способ отстаивания своей точки зрения и нахождения компромиссов при решении конфликтов, которые возникли. Очень важно общее понимание того, что группа не сможет достичь своих целей, пока не будет достигнута гармония. Для этого необходимо активное общение, широкое, открытое обсуждение спорных вопросов. В этой ситуации будьте общительны, инициативны, настойчивы в отстаивании ваших взглядов, доброжелательные и ни в коем случае не агрессивные. Нужно занимать конструктивную, а не просто критикуя позицию, что означает, что, отвергая то. вы должны предложить другое решение. Для этого понадобится ваше умение анализировать проблемы, выявлять возможные ошибки или слабые места в позиции других, производить альтернативные предложения.

Стабилизация. После того как первоначальные конфликты в основном преодолены, начинается процесс сплочения, стабилизации группы. Группа на этом третьем этапе формирует неформальный регламент поведения, взаимного общения, критерии оценки и т. п. на основе компромиссных решений, которые найдены на предварительном этапе  Группа готовится к эффективной работе. Результатом этапа е принятие норм, которым должны следовать все члены группы.

Функционирование. Это заключительная стадия развития группы. Конфликты преодолены, или по крайней мере сглажены, согласованные личные и групповые цели, осознанный приоритет групповых целей Каждый член группы теперь должна работать в интересах группы, сосредоточить свое внимание на задачах группы. Для успеха на этой стадии каждый член группы должен использовать все свои деловые навыки: профессиональные, морально-психологические, умение работать в группе.

Процесс развития группы, описанный выше, является довольно идеализированной моделью. Модели упрощают реальность для того, чтобы сложные процессы и связи в реальном явлении были более понятными. Не всегда группы проходят через все четыре стадии. Некоторые этапы могут быть совмещены или могут появиться дополнительные стадии. Например, в формальной производственной группе с заранее четко определенными правами и обязанностями, сокращается или вообще исчезает этап «стабилизации».

Нужно особо подчеркнуть, что описанные выше стадии развития могут пройти не только заново созданы группы, но и те, которые давно функционируют. Такая ситуация может возникнуть с приходом новых членов группы, претендующие на перераспределение ролей, при смене руководителя, реорганизации группы, изменении задач и т. п.

Понимание закономерностей развития группы важно для работы с людьми. Группа не является статичным образованием, она динамична, подобно человеческим отношениям. Каждый член группы влияет на нее, делая свой индивидуальный вклад в процесс развития группы.

   Навыки работы в группе 

Многочисленные факторы влияют на эффективность функционирования группы. Их необходимо учитывать при формировании и развитии групп.

Индивидуальные особенности членов группы.  Индивидуальные особенности и характер членов группы влияют на сплоченность группы и эффективность, достижение группой намеченных целей. Люди с похожими индивидуальными особенностями и характерами имеют тенденцию работать более слаженно. Поэтому необходимо внимательно подходить к подбору членов группы, учитывая не только профессиональную пригодность, но и сходство характеров, темпераментов, мотивации, поскольку это необходимые условия создания гармоничной, плодотворно работающей группе, что связано с тем, еще люди с разной мотивацией и темпераментом значительно труднее «отрабатываются». Так, например, люди, для которых главный мотив - стремление заработать больше денег, могут столкнуться с осложнениями при работе с людьми, которых больше интересует «удовольствие от работы»; спокойные, рассудительные люди могут раздражать нетерпеливых; энергичные - подавлять застенчивых, люди с неустойчивым , часто меняющимся настроением создают нервозную обстановку и т, п. Вместе с этим нужно следовать принципу разнообразия, поскольку только столкновение различных идей, подходов, мнений обеспечит прогресс и эффективное достижение целей группы.

Достижение сбалансированности личных качеств членов группы является трудной задачей, особенно с учетом того, что каждый человек при трудоустройстве стремится произвести лучшее впечатление, и только потом, в процессе труда оказываются ее истинный характер и качества. Большую помощь в этом может оказать личное собеседование, особенно если вы обладаете навыками ее проведения.

Сотрудничество членов группы. Когда члены группы ориентированы на сотрудничество, работают сплоченно, совместно преодолевая трудности и проблемы, то группа будет более эффективной в достижении своих целей, если группа не сплоченная, некоторые ее члены стремятся работать независимо, ставят личные цели выше групповых, теряется основная преимущество группы - возможность объединения ресурсов ее членов. Эффективность группы в этом случае резко уменьшается.

Территориальная близость. Эффективность труда группы и ее сплоченность будет выше, если члены группы будут иметь условия для более тесного функционального и человеческого общения. Для этого надо внимательно отнестись к пространственной организации группы. Территориальная близость - это необходимое условие более тесных отношений. Поэтому при пространственной организации рабочего места группы необходимо стремиться к удовлетворению таких требований.

* Всем членам группы необходимо иметь рабочие места на ограниченной территории и возможность легко общаться друг с другом. Размещение членов одной группы на разных этажах здания, или, что еще хуже, в разных зданиях создает серьезные препятствия для эффективного труда и сплочения коллектива.

* Каждому члену группы необходимо иметь индивидуальное рабочее место, организованное таким образом, чтобы при необходимости можно было психологически уединиться. Поэтому нужно избегать вторжения на чужую рабочую зону, при необходимости надо делать это тактично.

* Требуется общая территория, площадь которой позволяет проводить совещания всей группы. Она должна быть достаточно большой, комфортной, укомплектованной необходимым оборудованием и мебелью, обеспечивать в необходимых случаях конфиденциальность собрания группы. Желательно для общения иметь небольшое помещение с удобной мебелью. Здесь можно отдохнуть, пообщаться с коллегой, попить кофе или чай.

Размер группы - это очень важный фактор, влияющий на эффективность работы, не существует общих рекомендаций по оптимальному размеру группы. Он зависит от конкретных рабочих задач, навыков членов группы, организации работ. Однако при выборе размера группы необходимо иметь в виду ниже указанных обстоятельствах.

При увеличении размера группы уменьшается относительный вклад каждого ее члена в достижения общей цели, снижается возможность влияния на работу группы в целом, что может порождать снижение чувства ответственности, заинтересованности членов группы.

В большой группе усложняются проблемы администрирования. Как правило, ее необходимо делить на подгруппы со своими руководителями. Это уменьшает сплоченность группы, затрудняет общение, делает ее более инерционной. Большая группа похожа на огромный океанский лайнер, которому трудно быстро изменить курс и нужно много времени для остановки. Эти факторы определяют верхнюю границу размера группы: от 10 до 15 человек.

В отличие от этого, небольшие группы, например, не более пятнадцати человек, позволяют использовать менее жесткую систему администрирования, культивировать менее формальные отношения, быстрее и гибче производить оперативные и долговременные решения. Есть возможность коллегиального принятия решений, на него могут влиять все члены группы. Еще одно преимущество малой группы состоит в том, что легко оценить вклад каждого ее члена, повышает чувство ответственности и мотивации каждого. Таикм образом, предпочтение следует предоставлять малым группам. Вместе с тем из упомянутого выше принципа разнообразия следует, что нижний предел размера группы равна 3 - 5 человек.

Квалификация и навыки членов группы. Ранее было отмечено, что при формировании группы необходимо стремиться к сходству характеров, темпераментов ее членов. Это обеспечивает более благоприятный морально-психологический климат группы Другой подход должен быть при подборе членов группы по квалификации и навыками. Они должны быть не одинаковыми, а дополнять друг друга. Объединение ресурсов (навыков и умений) позволять решать задачи, которые не под силу ни одному члену группы врозь. Кроме того, разнообразие навыков и квалификации расширяет кругозор группы как целой структуры, создает возможность многоаспектного анализа, принятия нестандартных решений. С психологической точки зрения, разнообразие навыков членов группы, осознание необходимости объединения ресурсов стимулируют сплоченность, стремление к сотрудничеству и мотивацию каждого члена. Особенно важно это для малых групп, поскольку в больших теряется индивидуальность каждого члена, уменьшается его персональная значимость для группы в целом.

Распределение обязанностей Очень важно, чтобы члены группы имели ясное представление о своих обязанностях. Обязанности каждого члена группы могут быть определены путем обсуждения на совещании группы, сформулированные руководителем или сформированные обоими указанными способами. Главное, что какой бы способ ни использовался, каждый должен четко знать, что ждут от него. Во избежание недоразумений обязанности каждого члена должны быть оформлены письменно, и с ними необходимо ознакомить как исполнителя, так и группу в целом. Одновременно можно определить и стандартные требования к работе каждого сотрудника. Если сотрудники не имеют ясного представления о своей роли и обязанности, могут возникнуть осложнения двух видов: в первом случае сотрудники выполняют работу по своему усмотрению, все члены груши работают несогласованно, что неизбежно снижает общую эффективность. В противном случае, несколько сотрудников берутся за одну и ту же работу, что ведет к дублированию и психологической напряженности. Учитывая важность знание каждым сотрудником своих обязанностей, их необходимо определить письменно и, кроме того, устно прокомментированы руководителем группы в личной беседе с сотрудником. В процессе такой беседы необходимо убедиться, что сотрудник ясно понимает свои обязанности, Кроме этого, руководитель группы должен регулярно беседовать с каждым членом группы, чтобы убедиться, что все сотрудники выполняют свои обязанности и не испытывают затруднений. Все новые члены группы должны получать информацию не только о своих обязанностях, но и об обязанностях коллег. Полная взаимная информированность об обязанностях является необходимым условием эффективного сотрудничества. В противном случае может возникнуть функциональный конфликт, основанный на недостаточном общении внутри группы и неопределенности в отношении обязанностей каждого члена. Одним из наиболее распространенных методов изучения ситуации в группе является обследование на предмет удовлетворения от труда или исследования морали, мыслей, установок и качества трудовой жизни. Это процедура, с помощью которой менеджмент получает от сотрудников информацию об их отношении к самому процессу труда, внешняя среда, обобщает индивидуальные отзывы и анализирует полученные данные. Статус. Статус является мощным средством усиления эффективности работы ОС УПИ целом и мотивации ее отдельных членов. Он отражает социальное и профессиональное положение члена группы относительно коллег. Символы статуса связанные с определением индивидуальных предпочтений каждого сотрудника, необходимо учитывать руководителю. Символы статуса могут быть не только эффективным средством мои мотивации, но при неумелом использовании привести к обидам, раскола группы, конфликтов Путями преодоления этих трудностей, является открытое обсуждение, четкие критерии стимулирования, участие сотрудников в принятии решений. Регламент группы. Регламент представляет собой множество указаний и правил, определяющих характер поведения, каждого сотрудника и группы в целом, их взаимоотношения между собой и внешней средой. Регламент, как правило, содержит, наряду с оформленными и соответствующим образом зарегистрированными, также и перечень некоторых неформальных правил (традиций). Регламент, или сведения корпоративной культуры, сплачивает группу, помогает ее членам лучше представить цели и направления деятельности, определить линию поведения каждого сотрудника в конкретных ситуациях, Регламент сыграет свою положительную роль в том случае, если он принят всеми членами группы, поэтому необходимо обеспечить коллегиальность й гласность его обсуждения и принятия. Люди очень неохотно подчиняются правилам, навязанным из извне. Кроме того, регламент должен отражать особенности группы, философию организации, ее волевые установки. С этой точки зрения регламент необходимо регулярно пересматривать и адаптировать к изменению ситуации. Сплоченность группы. Сплоченность заключается в способности группы работать слаженно и эффективно, как единый коллектив. Для этого работа в группе должна быть привлекательной для каждого сотрудник, а он, в свою очередь должен быть привлекательным для группы. Для сплоченной группы характерны следующие особенности. Каждый сотрудник получает удовольствие от работы в группе. Группа работает слаженно, свободная от внутренних конфликтов и трений, создает благоприятный морально-психологический климат. Группа работает плодотворно, результативность повышается, поскольку каждый сотрудник работает с полной отдачей. Как обеспечить сплоченность группы? Все описанные выше факторы влияют на сплоченность. Подводя итог, можно отметить, что группа будет

сплоченной в случае, если: • члены группы имеют схожие характеры и персональные особенности; • размер группы не создает организационных проблем; • навыки сотрудников дополняют друг друга; • обязанности каждого определены четко и недвусмысленно; • экономическое и моральное стимулирование повышает мотивацию членов группы; • регламент принят всеми сотрудниками. Навыки работы в группе

Если вы хотите эффективно работать в группе и иметь хорошие отношения с другими сотрудниками, необходимо обладать рядом навыков,

определяющих отношения с другими людьми. К таким относятся: • умение представлять себя другим; • открытость; • вес к чувствам и потребностям других; • восприимчивость к другим мнениям; • способность воспринимать критику; • уверенность в себе; • стремление работать с полной самоотдачей; • понимание и признание роли руководителя.

Представление себя другим. Если вы хотите плодотворно работать в группе, вы должны быть готовым принять ее регламент и быть привлекательным для сотрудников. Для этого наряду с постоянным использованием навыков межличностного общения очень важно первое впечатление. Например, новый сотрудник солидного банка, который пришел на работу в первый день с длинными растрепанными волосами, в линялая джинсовом костюме и футболке с портретом рок-звезды, вряд ли будет понятен своими аккуратно причесанными и опрятно одетыми коллегами и руководством. Первое впечатление часто является решающим в межличностных отношениях. И хотя ваши профессиональные качества, возможно, подходят для банка, но ваш внешний вид, одежда, поведение не соответствуют формальному регламента или неформальным сложившимся традициям, - вы будете отвергнуты. Откровенность. Как неоднократно было подмечено, очень важна открытость ь по всем вопросам, что касается деятельности группы. Вся информация такого рода должна быть доступна для обсуждения всеми рабочими. Для этого необходимы регулярные совещания, на которых члены группы обмениваются информацией, обсуждают результаты работы и дальнейших планах. Иногда кажется, что, скрывая ту или иную информацию, можно обеспечить себе преимущество перед коллегами. Это явная ошибка, такая позиция ведет к полной изоляции и отстранение от колективую Информация и общение жизненно необходимы для группы, Если члены группы не склонны к откровенности, коллектив быстро деградирует в сборище индивидуумов и теряет все преимущества, присущие группе. Внимание к чувствам и потребностям других. В процессе работы в группе время от времени могут возникать напряженность и непонимание. Часто причиной этого является невнимательное отношение к чувствам других. Неудачная шутка, оскорбительное личное замечание, невнимание к самочувствия или психологического состояния другого человека могут вызвать конфликт, который может оказаться в образе, стремлении сократить общение, а иногда вообще не разговаривать и т. д. Каждый такой конфликт отвлекает часть энергии группы и надо стремиться к уменьшение их количества. Это происходит, если все члены группы внимательны друг к другу, знают и с пониманием и уважением относятся к личным качествам своих коллег. Если конфликт возник, не запускайте его, старайтесь преодолеть где как можно быстрее. Часто для этого достаточно знаков внимания, шагов навстречу, иногда полезно обсуждения на собрании группы. Восприимчивость к мнению других. Сотрудники группы чувствуют больше ответственности, когда они имеют возможность участвовать в планировании работы группы или определении способа ее выполнения. Поэтому, когда возникает новая задача, каждый член группы может дать предложения по планирование действий. Вместе с тем, когда мнения членов группы не учитываются, они становятся апатичными, безразличными и уменьшают свой вклад в работу группы. Чтобы этого не произошло, все идеи, предложенные сотрудниками, должны быть рассмотрены, объективно оценены и по возможности использованы при почитании или выборе способа действий. Особенно ответственным является момент, когда группа столкнулась с новыми проблемами и необходимо снова разделить задачи между сотрудниками. Будьте взаимно внимательны, постарайтесь учесть пожелания других, учтите потенциальные возможности каждого и их индивидуальные особенности. Способность воспринимать критику. В любых ситуациях во время работы группы будут допускать ошибки как вследствие неправильного образа действий, так и вследствие халатности. Группа должна реагировать на такие ситуации критикой. При этом критика должна быть конструктивной, иметь отношение к задаче, выполняемой, а не к особенностям индивида. Если вы выступаете с критикой, то подготовьтесь: определите причины ошибки, средства исправления ситуации, шаги, необходимые для предотвращения подобных ошибок в будущем. Высказывайте свои замечания в спокойной, вежливой форме; будьте внимательны к чувствам человека, которого критикуете, при выборе формы критики учитывайте его индивидуальные черты характера. Вместе с тем избегайте критики. Замалчивание и попытка проигнорировать противоречия между сотрудниками создает большое напряжение и стресс. Выражая чувства, критикуя друг друга или способ действия группы в целом, труппа рассеивает напряжение. Умейте воспринимать критику в ваш адрес. Воспринимайте ее как личную, а как критику метода, который был применен при решении задачи. Критика неизбежна, оставайтесь спокойным и рассматривайте ее как способ групповой работы, что позволяет вам получать новые знания, совершенствоваться, избегать ошибок в будущем. Уверенность в себе. Серьезной является ситуация, когда некоторые члены группы сомневаются, в своей способности выполнить индивидуальное задание. Когда менеджер распределяет рабочие задания, он должен быть внимательным к мнению других, учитывать потенциальные возможности, сотрудников, поговорив с ними, выяснить осложнения, обеспечить поддержку, убедить их в осуществимости задачи. Со стороны сотрудника, если при получении задания у вас возникают сомнения в способности выполнить его, будьте искренними, обсудите осложнения с руководителем или коллегами. определите необходимую помощь, добейтесь уверенности в его осуществимости и только тогда принимайте задачи. Некоторые задачи могут быть новыми для всех членов группы, В этом случае важен позитивный групповой настроение, коллективизм и взаимная поддержка с элементами соревнования в поиске решения.