3. Вступна частина тексту

Текст протоколу включає вступну та основну частини.

У вступній частині протоколу після заголовка наводяться ініціали та прізвища голови і секретаря засідання. Слід мати на увазі, що в протоколі голова - посадова особа, яка проводить нараду, його посада за штатним розкладом у тексті не вказується.

Секретар - особа, яка відповідає за організацію наради та документування його діяльності, тобто складання та оформлення протоколу. Секретар наради (засідання) не обов'язково є секретарем з займаної посади. Ця посадова обов'язок може бути додатковою для працівника. Вона повинна бути закріплена в його посадовій інструкції, якщо виконується постійно. Ця робота може бути доручена працівнику керівником, якщо вона виконується як разове доручення.

Функції голови засідання керівників підрозділів може виконувати заступник генерального директора, а функції секретаря засідання - його особистий помічник. У цьому випадку їхні посади за штатним розкладом (заступник генерального директора і особистий помічник заступника генерального директора) в протоколі відсутні. Ці люди будуть фігурувати в ньому тільки як голова і секретар засідання.

З нового рядка після слова «Були присутні» в алфавітному порядку перераховують ініціали та прізвища посадових осіб організації, які беруть участь в обговоренні та прийнятті рішень на засіданні.

Якщо на засідання запрошені інші посадові особи своєї організації, то вони перераховуються в розділі «Запрошені» в алфавітному порядку (прізвище та ініціали) без зазначення посади. Якщо у засіданні беруть участь представники інших організацій, то вказують і їхні посади з найменуваннями організацій.

Перелік присутніх учасників і запрошених осіб друкується через 1 міжрядковий інтервал. Далі залишається один порожній рядок і через 1 міжрядковий інтервал друкується порядок денний. А от основну частину тексту протоколу прийнято друкувати через 1,5 міжрядкових інтервалу.

Складання списку учасників наради є обов'язком секретаря. Список складають заздалегідь за вказівкою керівника (він потрібен для оповіщення учасників про дату зустрічі і порядок денний, бажана попередня роздача довідкових матеріалів для вивчення питань і підготовки до обговорення). У день проведення наради список присутніх коректують виходячи з фактичної наявності посадових осіб.

При оформленні протоколу розширеного засідання (більше 15 чоловік) або постійно діючого колегіального органу прізвища учасників у протоколі не перераховуються, а зазначається цифрою їх загальна кількість. Воно визначається за підсумками реєстрації, список реєстрації в цьому випадку стає одним з додатків до протоколу

Під вступну частину протоколу включають порядок денний. Її зміст визначається тим керівником, який призначає нараду і буде його вести. Якщо такий документ розсилався учасникам перед нарадою, то інформація з нього і повинна бути перенесена до протоколу.

Порядок денний у протоколі містить перерахування питань, які обговорюються на засіданні, закріплює послідовність їх обговорення та прізвища виступаючих (доповідачів).

Питання порядку денного нумеруються арабськими цифрами і починаються з прийменника «О» або «Про», відповідаючи на питання «про що?». По кожному пункту впротоколі повинні бути вказані ініціали та прізвище доповідача - посадової особи, який готував це питання.

Основна частина тексту

Зміст протоколу оформляється на основі записів, які веде на засіданні секретар вручну або з використанням диктофона. Текст основної частини протоколу складається у відповідності з послідовністю питань, встановлених порядком денним.

Відмінність короткої і повної форм протоколу.

За формою викладу тексту протоколи поділяються на короткі і повні.

Різні форми протоколу відрізняються один від одного тільки повнотою висвітлення ходу засідання. По оформленню відмінностей у цих формах немає. Цей постулат діє на основі практичного досвіду, який викладено в будь-якому підручнику з діловодства.

Короткий протокол - це документ, який фіксує:

• що обговорювалися на засіданні питання,

• прізвища доповідачів,

• прийняті рішення.

Такий протокол, як правило, ведуть у наступних випадках:

• коли засідання стенографується (стенограма виступів буде додатком до протоколу) або записується на диктофон;

• коли засідання носить оперативний характер і важливо зафіксувати прийняте рішення без деталізації ходу обговорення.

За коротким протоколом неможливо уявити хід обговорення питання, висловлені думки, зауваження, процес вироблення розпорядчої частини, тобто управлінського рішення.

Повний протокол дозволяє документувати докладну картину того, що відбувається, передає зміст доповідей та виступів учасників засідання, всі висловлені думки, що прозвучали питання і репліки, зауваження, позиції.

Таким чином, у повному протоколі з кожного розглянутого питання присутні 3 частини: «СЛУХАЛИ», «ВИСТУПИЛИ», «УХВАЛИЛИ» («ВИРІШИЛИ»). А в короткому лише дві: «СЛУХАЛИ» і «УХВАЛИЛИ».

Основна частина тексту протоколу містить стільки розділів, скільки пунктів включено до порядку денного. Відповідно до неї розділи нумеруються. Кожен розділ складається з трьох частин для повного протоколу - «СЛУХАЛИ», «ВИСТУПИЛИ», «УХВАЛИЛИ» («ВИРІШИЛИ») - або з двох для короткого. Ці слова друкують великими літерами від лівого поля.

Після слова «СЛУХАЛИ» у тесті протоколу вказується прізвище та ініціали основного доповідача у родовому відмінку (слухали кого?), А через тире викладають запис його промови. 

Після слова «УХВАЛИЛИ» (або «ВИРІШИЛИ») друкують текст постановляючої частини відповідного пункту порядку денного. Якщо з одного питання прийнято кілька рішень, вони нумеруються арабськими цифрами, перша цифра показує номер пункту порядку денного, друга - номер прийнятого рішення.

Якщо по першому пункту порядку денного прийнято три рішення, то вони будуть носити номери 1.1, 1.2 та 1.3. Якщо по другому пункту порядку денного прийнято тільки одне рішення, то його номер буде 2.1, а не 2, як деякі помилково пишуть. Текст постановляючої частини формулюється по стандартної моделі, прийнятої в розпорядчих документах, і відповідає на питання: кому що зробити і до якого терміну (при цьому відповідальний виконавець може зазначатися на початку тексту або в кінці). Звичайна практика оформлення протоколу не передбачає фіксацію результатів голосування. Але якщо воно мало місце, то у пункті постановляючій частині це повинно знайти відображення. У більш простому виконанні це показано в Прикладі 19. У протоколах загальних зборів акціонерів багато специфіки, в т.ч. вона є і в порядку відображення результатів голосування щодо прийнятих рішень, ці результати фіксуються в протоколі лічильної комісії і в протоколі загальних зборів акціонерів Протоколи складають на основі рукописних, стенографічних або аудіозаписів, які ведуться під час засідання. Після засідання секретар передруковує записи, оформляє їх у відповідності з викладеними вимогами і представляє для редагування голові наради. З урахуванням його правок протокол підписується і стає офіційним документом. Юридична сила протоколу, тобто офіційність, достовірність, безперечність, залежить не тільки від правил оформлення. За стандартним визначенням «юридична сила - це властивість офіційного документа, що повідомляється йому чинним законодавством, компетенцією видавничого органу та встановленим порядком оформлення». При дотриманні викладених правил оформлення протокол набуває юридичну силу після підписання двома особами: головою і секретарем. Оформлення цього реквізиту не викликає труднощів, тому що воно однакове для всіх розглянутих нами у статті форм протоколу. Підписи відокремлюють від тексту 2 або 3 міжстроковими інтервалами. Слова «Голова» та «Секретар» друкуються від межі лівого поля, остання буква в прізвищі обмежується правим полем. Протокол є внутрішнім документом, тому печатка на ньому зазвичай не ставиться. Якщо протокол займає кілька сторінок, друга і наступна сторінки повинні бути пронумеровані. Номери сторінок проставляються арабськими цифрами без слова «сторінка» (стор.), без використання дефісів, лапок та інших знаків. Термін підготовки протоколу по загальному правилу не повинен перевищувати 5 днів. Конкретну дату готовності протоколу може призначити керівник, який вів нараду, або голова постійно діючого колегіального органу. Термін оформлення протоколу також може бути встановлений у регламенті работи коллегіального органу.

Але деякими документами для певних різновидів протоколів встановлені свої чіткі терміни. Наприклад, закон «Про акціонерні товариства» наказує акціонерним товариствам протокол засідання Ради директорів оформляти 3 дні, а на оформлення такого складного документа, як протокол загальних зборів акціонерів, відводить цілих 15 днів. Рішення, прийняті на нараді, доводяться до співробітників або у вигляді розсилки копій всього протоколу, або виписок постановляючої частини. У невеликих організаціях ознайомлення працівників з прийнятими рішеннями іноді організують під розпис, для чого до протоколу є лист ознайомлення. Практикується також підготовка на основі прийнятих рішень інших розпорядчих документів, наприклад, рішення колегіального органу чи наказу керівника організації.