2. Типові правила оформлення протоколу

Порядок оформлення протоколу визначено ГОСТом Р 6.30-2003 «Уніфіковані системи документації. Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації. Вимоги до оформлення документів ». Даний ГОСТ визначає правила оформлення заголовної та заключної частини цього документа, а також вимоги до його тексту.

Заголовна частина протоколу

У заголовній частині протоколу розміщують такі реквізити:

1. повне найменування організації;

2. вид документа (протокол);

3. номер і дату;

4. місце складання протоколу;

5. заголовок до тексту.

Найменування організації завжди вказується разом з організаційно-правовою формою та має відповідати офіційно встановленому найменуванню (в статуті чи положенні про організацію). При цьому організаційно-правова форма повинна бути написана не у вигляді абревіатури, а повністю.

Якщо в організації є офіційно зареєстрована скорочене найменування, то воно теж може бути присутнім в дужках рядком нижче повного найменування.

Якщо в організації є вищестояща організація, то її найменування вказують вище найменування організації - автора документа, бажано в скороченому вигляді.

Датою протоколу є день проведення засідання. Якщо засідання тривало кілька днів, то дата протоколу включає дати її початку і закінчення (а не дату підписання протоколу, який може оформлятися через кілька днів після закінчення самого заходу).

Засідання ради директорів акціонерного товариства тривало 2 дні: 13 і 14 січня 2009 року. Протокол був складений на наступний день і підписаний через день після закінчення засідання - 16 січня.

У цій ситуації датою протоколу буде «13 - 14.01.2009» або цей же період, але в більш повному написанні «13.01.2009 - 14.01.2009». Можливий і словесно-цифровий спосіб зазначення дати «13-14 січня 2009 р.».

Протоколи нумерують у межах календарного року, тому номером (індексом) протоколу є порядковий номер засідання. Порядкові номери присвоюються окремо по кожній групі протоколів, які складаються в організації: окремо нумеруються протоколи загальних зборів акціонерів, протоколи засідань дирекції, протоколи засідань технічної ради, протоколи зборів трудового колективу і т.д.

Існує «мода» написання номера документа і дати, що складається з однієї цифри, двома цифрами: для цього на початку додають нуль. Тут можна почути пояснення наступного властивості: наявність нуля («№ 01» або «1 грудня 2008») не дозволить на його місці дописати іншу цифру і перетворити таким чином 1 в 11, 21 або 31. Але підкреслимо, що вказівок на таке написання в нормативній базі не міститься. Це просто досить поширена практика. 

Місце складання документа важливо вказувати в тому випадку, коли його важко визначити за найменуванням організації, а також у тих випадках, коли засідання проводиться в іншому населеному пункті, а не там, де діє організація - автор документа. Відповідно до Госту Р 6.30-2003 (пункт 3.12) місце складання документа вказують з урахуванням прийнятого адміністративно-територіального поділу, використовуючи лише загальноприйняті скорочення.

Заголовок до тексту протоколу містить вказівку на вид колегіальної діяльності (нарада, збори, засідання тощо) і назву колегіального органу в родовому відмінку.