Лекція 2. Тема: Основи письмовій комунікації. План:

1. Поняття документа, реквізиту, бланка, формуляра.

2. Основні правила оформлення деяких змінних реквізитів.

3. Правила оформлення службових записок, доповідних записок, довідок.

1.Поняття документа, реквізиту, бланка, формуляра.

РЕКВІЗИТИ

У діловодстві існують єдині вимоги та правила оформлення ділових документів, що встановлюють державними нормативними актами - стандартами. У стандартах викладені правила, що встановлюють вимоги до змісту, побудови і оформлення ділових документів. Виконання правил оформлення документів забезпечує:

• юридичну силу документів;

• оперативне та якісне складання і виконання документів;

• організацію швидкого пошуку документів;

• здійснення комп'ютерної обробки ділових докуметов для скорочення витрат праці на їх обробку.

Представлення ділових паперів закріплені:

1. Державним стандартом ГОСТ Р 6.30-97 "Вимоги до оформлення документів".  Стандарт поширюється на організаційно-розпорядчі документи, пов'язані з Уніфікованої системі організаційно-розпорядчої документації (УСОРД), - постанови, розпорядження, накази, рішення, протоколи, акти, листи та ін, включені до загальнодержавного класифікатора управлінської документації (ЗКУД) (клас 0200000 ) і використовуються в діяльності органів державної влади, органів місцевого самоврядування, підприємств, організацій та їх об'єднань незалежно від форми власності та організаційно-правової форми.

2. Типовою інструкцією з діловодства у державних органах виконавчої влади.

Положення Типової інструкції поширюються на організацію роботи з документами незалежно від виду носія, включаючи їх підготовку, реєстрацію, облік і контроль виконання, здійснювані за допомогою автоматизованих технологій.

3. Постановою Державного комітету України за статистикою від 6 квітня 2001 р. N 26 "Про затвердження уніфікованих форм первинної облікової документації з обліку праці та її оплати".

Крім того, різними міністерствами, відомствами та іншими керівними організаціями стосовно до різних сфер діяльності визначена конкретизована типологія приватних документів.

Що таке реквізит? Будь-який документ складається з ряду складових його елементів оформлення (дати, підпису, і т.д.), які називаються реквізитами.

РЕКВІЗИТИ - обов'язкові елементи оформлення службового документа.

Склад реквізитів налічує 29 найменувань і наведений у державному стандарті (Повний список реквізитів по ГОСТ Р 6.30-97). Реквізити розташовуються на документі кожного виду в строго визначеному стандартом порядку. До найбільш важливим реквізитам документів, які використовуються в сучасній діловій практиці відносяться:

номери й назви реквізитів дані по ГОСТ Р 6.30-97  і Зміні N 1 ГОСТ Р 6.30-97.

03. емблема організації або товарний знак 17. заголовок до тексту 06. найменування організації 18. відмітка про контроль 07. довідкові дані про організацію  (Індекс підприємства зв'язку, поштову адресу, телефон, телеграфна адреса, факс, e-mail, назву банку та номер рахунку в банку). 19. текст документа 08. найменування виду документа 20. відмітка про наявність додатка 09. дата документа 21. підпис 10. реєстраційний номер документа 23. візи узгодження документа 11. посилання на реєстраційний номер і дату документа 24. друк 13. гриф обмеження доступу до 26. відмітка про виконавця 14. адресат 27. відмітка про виконання документа і направлення його до справи 15. гриф затвердження документа 28. відмітка про надходження документа до організації 16. резолюція 29. ідентифікатор електронної копії документа

Переглядаючи цей список, можна сказати наступне: деякі реквізити залишаються незмінними при оформленні різних документів одного підприємства - це емблема організації, назва організації та довідкові дані про організацію. Природно, підприємство не змінює свою назву або свою адресу кожен день або навіть кожен рік. Тому перші 3 реквізиту з таблиці називаються постійними реквізитами. Всі інші реквізити, що фіксуються при складанні конкретного документа, (німенованіе виду документа, дата документа і т.д.) на різних документах будуть відрізнятися - тому їх називають змінними реквізитами.

Кожен документ можна розділити на 3 основні частини:

• заголовну частину (до неї входять реквізити, розташовані до тексту);

• основну частину (реквізити текст і додатки);

• оформляють частина (реквізити, розташовані нижче тексту і додатки)

Особливо важливим є правильне оформлення таких реквізитів, як дата, підпис, друк, реєстраційний номер документа, гриф затвердження, які додають документу юридичну силу.

ФОРМУЛЯР

Для оформлення документа якогось певного виду (наказу, ділового листа і т.д.) будуть потрібні не всі реквізити, перелічені в таблиці, а тільки певна частина з повного списку. Причому які саме реквізити слід оформляти на документі даного виду і в якій послідовності вони повинні бути розташовані на сторінках документа суворо визначено стандартом.

Формуляр документа називається набір реквізитів у документі, розташованих у встановленій послідовності стандартом.

Таким чином можна говорити про формулярі акту, формулярі протоколу, формулярі наказу і т.д. Напрмер формуляр акта включає в себе перелік та порядок реквізитів, оформлюваних в актах:

1. Акт оформляється на загальному бланку  2. Гриф затвердження  3. Найменування виду документа  4. Дата складання документа  5. Місце складання документа  6. Заголовок до тексту  7. Текст  8. Відмітка про наявність додатку (якщо необхідно)  9. Підписи членів комісії, що склала акт  10. Прізвище виконавця і номер його телефону

БЛАНКИ ДОКУМЕНТІВ

Бланком документа називається стандартний аркуш з відтвореними на ньому постійними реквізитами та місцем для змінних реквізитів.

Встановлюються два основні формати бланків документів:

А4 (210 * 297 мм) - основний формат.  А5 (210 * 148 мм) - допускається для оформлення коротких документів, наприклад довідок, посвідчень про відрядження.

Допускається використання бланків форматів:

А3 (420 * 297 мм) і А6. 

Стандартом встановлюються такі види бланків:

1. бланки для листів .

2. загальні бланки. бланки для всіх інших документів.

3. бланки конкретного виду документа.

На бланках для листів розміщують всі постійні реквізити, а на загальних бланках не розміщують довідкові дані про організацію.

Розташування постійних реквізитів на бланку може бути поздовжнім і кутовим.

2. Правила оформлення реквізитів

1. У документі реквізити відокремлюються один від одного 2-3 міжстроковими інтервалами.

2. При підготовці документів рекомендується застосовувати текстовий редактор Word for Windows версії від 6.0 і вище з використанням шрифтів Times New Roman Cyr розміром N 12 (для оформлення табличних матеріалів), 13, 14, 15, Times DL розміром N 12, 13, 14. (Рекомендація типової інструкції з діловодства у федеральних органах виконавчої влади).

3. При оформленні документів на двох і більше сторінках друга і наступні сторінки повинні бути пронумеровані. Номери сторінок повинні бути проставлені посередині верхнього поля аркуша арабськими цифрами без слова сторінка та знаків пунктуації. 

Приклади оформлення деяких змінних реквізитів: