Лекція № 4

Тема: Проведення зборів і нарад

План:

1. Підготовка до проведення нарад.

2. Типові правила оформлення протоколу.

3. Зберігання протоколів і оформлення виписки з протоколів.

Різновиди протоколів.

У практиці управління застосовуються такі різновиди протоколу, як протокол про наміри, протоколи узгодження, протоколи вилучення речових доказів (документів). У числі основних документів загальних зборів акціонерів закон називає протокол зборів та протоколи лічильної комісії.

Крім того, протокол може складатися однією посадовою особою в ході реалізації ним адміністративних функцій - протокол дорожньо-транспортної пригоди, протокол затримання та ін. Кожен з цих різновидів протоколу має відповідну типову форму.

Ми ж будемо говорити про протокол, який складається за підсумками колегіально- управлінської дії - збори, наради або засідання. Даний документ призначений для документального оформлення колегіального обговорення питань та прийняття рішень.

У діловодстві протокол застосовується з початку ХVIII століття, з того періоду, коли в управлінській практиці стало практикуватися обговорення питання перед прийняттям рішення. Історично склалося, що протокол є:

• і інформаційним документом (у ньому документується хід обговорення),

• і розпорядчим документом (фіксується прийняте в результаті обговорення рішення).

У сучасній управлінській практиці протоколи складають для документування діяльності нарад, проведених керівниками різних рангів. Протоколи використовують також для освітлення роботи конференцій, зборів, семінарів і т. д.

Рішення про необхідність складання протоколу під час оперативних нарад приймає керівник, який їх призначає та проводить. Якщо мова на нараді піде про інформування підлеглих з якоїсь проблеми, про роз'яснення прийнятого раніше рішення та інші, то протокол може і не знадобитися. Але необхідність складання протоколу такої оперативної наради теж можлива. У цьому випадку протокол зафіксує склад присутніх, висловлені думки або пропозиції.

Підготовка до проведення наради

Особливості документування роботи постійно діючих колегіальних органів

Постійно діючі колегіальні органи (ради, колегії, комісії) відрізняються високим ступенем організації своєї роботи.

Виражається це в наявності:

• регламенту роботи;

• плану роботи на найближчий рік;

• власного апарату, очолюваного секретарем.

Даний список з трьох пунктів (програма максимум) в реальності може скоротитися до одного секретаря колегіального органу (програма мінімум). Тепер прокоментуємо ці три пункти докладніше.

У регламенті колегіального органу визначається періодичність засідань, вид прийнятих рішень, порядок документування діяльності, день і час засідання. Іноді на підприємствах зустрічаються регламенти проведення нарад, що відносяться до роботи не одного колегіального органу, а будь-який колегіальної діяльності.

Протокол відноситься до числа необхідних документів, перш за все тому, що фіксує факт проведення засідання, прийняті на ньому рішення, терміни їх виконання. Цей документ може надалі служити підставою для видання рішення або постанови (тобто розпорядчого документа) даного колегіального органу.

Постійно діючі колегіальні органи повинні мати план роботи на рік, в який включають основні питання, намічені до обговорення.

Постійно діючі колегіальні органи зазвичай мають апарат, який забезпечує роботу цього органу. Очолює цей підрозділ секретар (секретар вченої ради, секретар колегії та ін), який відноситься до категорії фахівців або керівників. Ця посадова особа несе відповідальність і за організацію засідань, і за документування діяльності постійно діючих колегіальних органів, і за збереження документів.