1. Гриф затвердження

Гриф затвердження розташовується у правому верхньому куті документа і друкується з лівим відступом 10 см від межі лівого поля.

Гриф затвердження повинен складатися:

- Зі слова ЗАТВЕРДЖУЮ;  - Найменування посади особи, яка затвердила документ;  - Його особистого підпису з розшифровкою (ініціали та прізвище);  - Дати затвердження.

Якщо документ затверджується не посадовою особою а постановою, рішенням, наказом або протоколом повноважного приймати такі рішення органу, то гриф затвердження починається зі слова ЗАТВЕРДЖЕНО.

2. Адресат

Реквізит адресат оформляється на листах, факсах і містить вказівку посадової особи - одержувача документа. До складу реквізиту адресат рекомендується включати поштову адресу. Оформляється в правій верхній частині документа з лівим відступом 8 см.

3. Найменування виду документа

Реквізит назва виду документа друкують великими літерами і розташовують у центрі сторінки на поздовжніх бланках і від межі лівого поля на кутових бланках.

4. Дата документа

Дата - один з основних реквізитів, що забезпечують юрідічскую силу документа. Оформляється в лівій частині листа від межі лівого поля під реквізитом найменування виду документа. Датою документа є дата його підписання, затвердження. Відповідно до Зміною N 1 ГОСТ Р 6.30-97 при оформленні реквізиту дата рекомендується записувати дату в форматі: ДД.ММ.РРРР, тобто 2 цмфри число, дві цифри місяць і 4 цифри рік, наприклад 12.02.2002.

Якщо число або місяць складається з однієї цифри перед нею необхідно проставляти 0, наприклад 01.02.2002

Допускається словесно-цифровий спосіб оформлення дати, наприклад: 5 січня 2000 р., а також оформлення дати в такій послідовності: ГГГГ.ММ.ДД, наприклад:2000.01.05.

5. Місце складання

Цей реквізит оформлюється від межі лівого поля. Приклад: г.Переславль-Залеський.

6. Заголовок до тексту

Реквізит заголовок до тексту містить короткий виклад основного сенсу складається документа. Заголовок повинен граматично узгоджуватися з назва виду документа, відповідаючи на питання "про що?" або "чого?".

Наприклад:  Наказ .... Про створення атестаційної комісії  Договір .... Про поставку вантажу за контрактом N 249 / 1  До тексту документів, оформлених на бланках формату А5, заголовок можна не складати.

Друкують з лівим відступом 0 см, тобто від межі лівого поля, в короткій рядку - завширшки не більше 7 см, крапку в кінці не ставлять. Щоб виконати вимоги щодо обмеження довжини рядка в текстовому редакторі для абзацу з заголовком до тексту рекомендується встановлювати відступ справа 10 см. У цьому випадку редактор сам виконає необхідну стандартом обмеження довжини рядка.

7. Текст документа

Текст - основний і найважливіший реквізит документа. Текст документів на бланках формату А5 друкують з міжрядковим інтевалом Одинарний, на бланках формату А4 - з міжрядковим інтервалом Полуторний. Всі інші реквізити оформляються з міжрядковим інтервалом Одинарний.

8. Відмітка про наявність додатка

Реквізит відмітка про наявність додатку друкують під реквізитом Текст з 0-го знака (від межі лівого поля) у вигляді:

Додаток: на 3 л. в 2 екз.

Якщо вид документа, що є додатком, не названо в основному тексті документа, то необхідно вказати його найменування в реквізиті додаток. При наявності кількох додатків вони нумеруються, наприклад:

Додаток: 1. Контракт від 20.07.2001 N21 / 3 на 5 л. в 2 екз.  2. Акт прийому робіт от15.09.2001 N17 на 1 л. у 4 екз.

9. Підпис

Реквізит підпис складається з 2-х елементів - найменування посади і розшифровки підпису. Найменування посади друкують під реквізитом Відмітка про наявність додатку або Текст, з 0-го знака (від межі лівого поля) а розшифровка підпису на рівні останнього рядка найменування посади на відстані 12 см від межі лівого поля.

10. Гриф узгодження

Реквізит гриф узгодження Він складається зі слова ПОГОДЖЕНО, найменування посади особи, з яким погоджено документ (включаючи найменування організації), особистого підпису, її розшифровки та дати. Оформляється в нижній лівій частині сторінки від межі лівого поля під реквізитами Текст, Відмітка про наявність додатку і Підпис.

11. Друк

Реквізит друк проставляється на документах, що засвідчують права посадових осіб, фіксують факт витрати коштів і матеріальних цінностей, а також спеціально передбачених правовими актами. Підпис посадової особи повинна бути завірена гербовою печаткою.

Відбиток печатки слід проставляти так, щоб він захоплював частину особистого підпису реквізиті підпис особи, яка підписала документ. 

12. Відмітка про виконавця

Відмітка про виконавця включає прізвище (або прізвище, ім'я, по батькові) виконавця документа і номер його телефону. Позначку про виконавця розташовують на лицьовій або зворотному боці останнього аркуша документа у лівому нижньому куті, наприклад:  Петров  924 45 67 

або  Петров Іван Васильович  924 45 67

12. Ідентифікатор електронної копії документа

Відповідно до Зміною N1 до ГОСТ Р 6.30-97, введеним в дію з 1 квітня 2000 року в лівому нижньому кутку каждойстраніци документа оформляється реквізит ідентифікатором електронної копії документа. Цей реквізит оформляється в нижньому колонтитулі сторінці, і містить:

- Найменування файлу на машинному носії,  - Дату,  - Інші пошукові дані, що встановлюються в організації.

Різниця між службовими записками та довідками.

Основний обсяг документів, що забезпечують інформаційний обмін між організаціями і структурними підрозділами, складають: довідки, доповідні і пояснювальні записки, зведення, звіти, акти, листи, телефонограми. Інформація, що міститься в цих документах, може спонукати до дії або може бути лише взята до відома. Розглянемо відмінності у складанні та оформленні доповідних записок, службових записок та довідок.

Доповідні і службові записки - це, як правило, внутрішні документи організації. Вони носять допоміжний характер по відношенню до організаційно-розпорядчих документів. У Короткому словнику видів і різновидів документів, розробленому Головархівом СРСР, ВНИИДАД, ЦДАДА в 1974 році, дано визначення цих документів, з яких слідують деякі відмінності в їх призначенні:

• Доповідна записка - документ, адресований керівництву, що викладає який-небудь питання з висновками і пропозиціями укладача.

• Службова записка - записка про виконання будь-якої роботи, що направляється однією посадовою особою іншій.

Доповідна записка

Доповідна записка (код уніфікованої форми 0286041 по ОКУД) складається з метою інформувати керівництво про ситуації, що склалася, мали місце факти і т.п. і спонукати до прийняття певного рішення.

Доповідні записки можуть носити і чисто інформаційний характер. Такі записки містять, як правило, інформацію про хід виконання будь-яких робіт. Звітні доповідні записки повідомляють про виконання завдань, планів, вказівок, робіт. Таким чином, доповідні записки забезпечують зв'язок об'єктів управління на вертикальному рівні - знизу вгору, тобто направляються від нижчестоящого посадової особи вищій посадовій особі.

У залежності від адресата доповідні записки можуть бути:

• внутрішніми, тобто направляються керівнику структурного підрозділу або установи, і

• зовнішніми - адресованими у вищестоящі інстанції.

Внутрішня доповідна записка

Внутрішні доповідні записки складаються на стандартному аркуші паперу, але із зазначенням всіх необхідних реквізитів, розташованих у відповідності з ГОСТ 6.30-2003 «Уніфіковані системи документації. Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації. Вимоги до складання документів ». До таких реквізитів відносяться:

• найменування структурного підрозділу;

• вид документа (ДОПОВІДНА ЗАПИСКА);

• дата;

• реєстраційний номер;

• заголовок до тексту;

• текст;

• адресат;

• підпис укладача (із зазначенням посади).

Текст будь-якого інформаційно-довідкового документа оформляється шрифтом Times New Roman, розмір 14, через 1,5 інтервалу.

Переважно при оформленні доповідної записки користуватися кутовим розташуванням реквізитів заголовної частини (проте ця вимога не є жорстким). Приклади розташування заголовної частини внутрішньої доповідної записки двома способами:

Текст будь-якого інформаційно-довідкового документа оформляється шрифтом Times New Roman, розмір 14, через 1,5 інтервалу.

Переважно при оформленні доповідної записки користуватися кутовим розташуванням реквізитів заголовної частини (проте ця вимога не є жорстким). Приклади розташування заголовної частини внутрішньої доповідної записки двома способами: 

У внутрішній доповідній записці у верхньому лівому куті розташовується найменування структурного підрозділу - автора документа.

Найменування виду документа пишеться прописними літерами (ДОПОВІДНА ЗАПИСКА) і може розташовуватися по центру або від межі лівого поля (залежно від того, який обрано спосіб розташування заголовної частини документа) через 2 міжрядкових інтервалу.

Дата та індекс доповідної записки пишуться на одному рядку. Дата оформляється арабськими цифрами, наприклад 02.02.2006, або буквено-цифровим способом, наприклад 2 лютого 2006 У зовнішньої доповідної записки вона є датою підписання і, як правило, відправлення. Датою внутрішньої доповідної записки буде дата складання та підписання.

Реєстраційний номер на внутрішній доповідній записці проставляється або за місцем складання, або за місцем отримання, в залежності від постановки системи реєстрації, яка діє в організації. При розгляді доповідної записки зацікавленими особами, на ній проставляються візи узгодження, а після прийняття рішення - резолюція керівника.Винесення резолюції є кінцевим етапом розгляду доповідної записки.

Доповідна записка може мати заголовок, який коротко розкриває зміст документа.Тема доповідної записки формулюється за загальними правилами складання заголовків до документів: за допомогою прийменника «про» і віддієслівного іменника у місцевому відмінку. Наприклад: «про переведення Королевою О.В. в бухгалтерію ». 

У тексті доповідної записки чітко виділяються дві частини. У першій частині повідомляються факти, які послужили приводом для складання документа, а в другій - викладаються конкретні висновки, прохання та пропозиції. Текст доповідної записки може складатися і з трьох частин. У цьому випадку в першій частині (констатуючому) будуть викладатися причини, факти або події, що послужили приводом для її написання, в другій частині - аналіз ситуації, що склалася, можливі варіанти рішення, а в третій - висновки та пропозиції про конкретні дії, які необхідно зробити, на думку укладача доповідної записки. Доповідна записка може бути представлена в текстовому і табличному варіанті або їх поєднанні.  Якщо є додаток, то позначка про нього робиться до оформлення підпису. 

Зовнішня доповідна записка.

Зовнішня доповідна записка оформляється на загальному бланку і підписується керівником організації. При цьому повне або скорочене найменування вищестоящої організації використовується згідно зі статутом організації.Найменування організації-автора розміщується нижче.  Службова записка .

У Загальноросійському класифікаторі управлінських документів (ОКУД) відсутній такий вид документа як «Службова записка». Однак даний вид документа широко використовується в управлінській практиці. У зв'язку з чим пропонуємо оформляти «Службову записку» відповідно до вимог ГОСТ 6.30-2003 «УСД. УСОРД. Вимоги до оформлення документів »з метою єдності оформлення управлінської документації. 

Службові записки, на відміну від доповідних записок, забезпечують зв'язок об'єктів управління на горизонтальному рівні, тобто складаються працівником або керівником підрозділу на ім'я керівника чи фахівця іншого підрозділу. Слід пам'ятати, що службові записки направляються звичайно від одного керівника до іншого або від одного працівника до іншого тільки у разі їх рівнозначного посадового статусу, в іншому випадку це буде доповідна записка.

Як правило, службові записки складаються з питань матеріально-технічного, інформаційного, організаційного та господарського забезпечення. Службові записки - це свого роду листування між структурними підрозділами. Вони зазвичай містять певну прохання, пропозиція. Службові записки оформляються так само, як і доповідні.  Довідка 

Інформаційні доповідні записки часто замінюють таким документом, як довідка, і навпаки, що є неправомірним. Довідка - це документ, що містить описи і підтвердження тих чи інших фактів або подій, в тому числі біографічного або службового характеру; на відміну від доповідних записок вона не вимагає ухвалення яких-небудь дій від керівника. 

У залежності від цілей складання довідки можуть бути:  • аналітичні,  • звітні,  • інформаційні. 

1) Аналітичні довідки містять інформацію з питання або проблеми, що вимагає рішення. Зазвичай аналітичні довідки мають значний обсяг тексту (до 3-х сторінок).Текст аналітичної довідки складається з трьох частин. У першій частині викладається підстава складання, у другій - аналіз ситуації або питання, в третій - висновки та пропозиції.  2) Звітні довідки містять узагальнюючі підсумкові відомості про результати діяльності, тому заголовок звітної довідки включає вказівка на період часу, до якого відносяться викладені в довідці відомості, наприклад: Довідка про обсяг документообігу підприємства в 2006 р.  3) Довідки інформаційного характеру складаються з метою інформувати керівництво про стан справ і можуть мати, наприклад, такий напис: Довідка про хід виконання робіт за договором з ВАТ «Місяць». Вони складаються за запитом та представляються у встановлені терміни. 

Довідки, залежно від адресата, можуть бути: 

• зовнішніми і  • внутрішніми. 

Зовнішні довідки оформляються на загальному бланку організації, підписуються керівником організації і містять ті ж реквізити, що і доповідні записки.  Внутрішні довідки оформляються на стандартному аркуші паперу аналогічно внутрішньої доповідній записці і підписуються керівником структурного підрозділу та / або фахівцем-укладачем.