2.4 Внутренний контроль расчетов с поставщиками и покупателями

Проведенное исследование организации внутреннего контроля показало, что как таковой анализ расчетов с дебиторами в организации не осуществляется, за исключением расчетов с субагентами Общества, контроль за движением указанной задолженности осуществляется финансовым менеджером.

Инвентаризация обязательств является одним из основных аспектов контрольной функции системы бухгалтерского учета. Контроль за состоянием расчетов в ООО «Дельта Телеком-Урал» способствует:

• повышению ответственности за соблюдением платежной дисциплины;

• сокращению дебиторской и кредиторской задолженности;

• улучшению взаиморасчетов по заключенным договорам.

Выверка расчетов способствует уточнению сроков платежей, устраняет необходимость уплаты пеней, неустоек, штрафов при наличии кредиторской задолженности.

В соответствии с Методическими указаниямипо инвентаризации имущества и финансовых обязательств организацией ежегодно проводиться инвентаризация дебиторской и кредиторской задолженности. Ее порядок и сроки проведения предусмотрены в учетной политике.

Основные задачи инвентаризации финансовых обязательств:

• инвентаризация проводится для обеспечения достоверности данных бухгалтерского учета и отчетности организации (реального состояния расчетов). За искажение данных бухгалтерской отчетности организация может быть привлечена к административной ответственности согласно ст. 15.11Кодекса РФ об административных правонарушениях (далее – КоАП РФ);

• инвентаризация необходима для списания задолженности с истекшим сроком исковой давности. Несвоевременное списание может привести к негативным налоговым последствиям либо к искажению бухгалтерской отчетности. Суммы кредиторской и дебиторской задолженности, по которым срок исковой давности истек, списываются по каждому обязательству на основании данных проведенной инвентаризации, письменного обоснования и приказа (распоряжения) руководителя организации и относятся на финансовые результаты. Согласно ст. 196ГК РФобщий срок исковой давности составляет 3 года. Для отдельных видов требований законом могут устанавливаться специальные сроки исковой давности, сокращенные или более длительные по сравнению с общим сроком (ст. 197ГК РФ);

• инвентаризация необходима для выявления просроченной задолженности и задолженности нереальной для взыскания с целью принятия мер к взысканию задолженности с должников либо к списанию ее с учета.

Для проведения инвентаризации в организации создана постоянно действующая инвентаризационная комиссия.

Персональный состав постоянно действующих и рабочих инвентаризационных комиссий утверждает генеральный директор ООО «Дельта Телеком-Урал».

Перед началом инвентаризации расчетов с дебиторами (кредиторами) бухгалтерия ООО «Дельта Телеком-Урал» сверяет взаиморасчеты с контрагентами – наличие актов сверки расчетов значительно снизит объем работы инвентаризационной комиссии. Акт сверки оформляется по каждому дебитору (кредитору) в двух экземплярах. Первый экземпляр остается в бухгалтерии, а второй направляется дебитору (кредитору), с которым производилась сверка.

Списание задолженности дебиторов с балансового учета производиться при условии признания ее безнадежной в силу невозможности ее взыскания по причинам юридического, экономического или социального характера.

Задолженность можно классифицировать как нереальную к взысканию в случаях, если выполняется одно из перечисленных условий, приведенных в ГК РФ:

• истек срок исковой давности – 3 года (ст. 196ГК РФ);

• обязательство прекращено из-за невозможности его исполнения (ст. 416ГК РФ);

• обязательство прекращено на основании акта государственного органа (ст. 417ГК РФ);

• обязательство прекращено в связи с ликвидацией организации (ст. 419ГК РФ).

Если есть несколько оснований признать долг безнадежным, то он признается таковым в периоде возникновения первого из перечисленных оснований, что было разъяснено в ПисьмеМинфина России от 28.03.2008 № 03-03-06/4/18.

Основания приостановления и перерыва течения сроков исковой давности устанавливает ГКРФ. В случае прерывания течение срока исковой давности начинается заново, а время, истекшее до перерыва, не засчитывается в новый срок (ст. 203ГК РФ). Прерывание срока исковой давности означает, что задолженность (как дебиторскую, так и кредиторскую) нельзя списать с бухгалтерского учета. Согласност. 203ГК РФ течение срока исковой давности прерывается в случае:

1) предъявления иска в установленном порядке, когда кредитор обращается с иском в суд (если суд оставляет иск без рассмотрения, то срок исковой давности по иску не прерывается);

2) совершения должником действий, свидетельствующих о признании долга.

К действиям, свидетельствующим о признании долга в целях перерыва, в частности, могут относиться:

• претензии;

• частичная оплата задолженности;

• уплата процентов за просрочку платежа;

• изменение договора, из которого следует, что должник признает наличие долга;

• обращение к кредитору с просьбой об отсрочке платежа;

• заявление о зачете взаимных требований;

• соглашение о реструктуризации долга;

• подписание акта сверки задолженности, т.е. письменное подтверждение признания наличия задолженности, и т.п.

Списанная в убыток дебиторская задолженность отражается в течение 5 лет на забалансовом счете 007 «Списанная в убыток задолженность неплатежеспособных дебиторов» для наблюдения за возможностью ее взыскания в случае изменения имущественного положения должников.

При возобновлении процедуры взыскания задолженности дебиторов или поступлении средств в погашение задолженности неплатежеспособных дебиторов на дату возобновления взыскания или на дату зачисления на счета предприятия-кредитора указанных поступлений задолженность списывается с забалансового учета (кредит счета 007). На суммы, поступившие в порядке взыскания ранее списанной в убыток задолженности на основании п. 7Положения по бухгалтерскому учету «Доходы организации» ПБУ 9/99