2.2 Учет расчетов с поставщиками
У Общества с ограниченной ответственностью «Дельта Телеком-Урал» возникают различные юридические правоотношения с различными контрагентами (поставщиками, покупателями, субагентами), среди которых юридические лица, индивидуальные предприниматели и физические лица. В бухгалтерском учете это отношения отражаются в соответствии с Планом счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности организаций и Инструкцией по его применению.
Счет 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками» предназначен для обобщения информации о расчетах с поставщиками и подрядчиками за:
полученные товарно-материальные ценности, принятые выполненные работы и потребленные услуги;
товарно-материальные ценности, работы и услуги, на которые расчетные документы от поставщиков или подрядчиков не поступили (так называемые неотфактурованные поставки);
излишки товарно-материальных ценностей, выявленные при их приемке;
Все операции, связанные с расчетами за приобретенные материальные ценности, принятые работы или потребленные услуги, отражаются на счете 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками» независимо от времени оплаты.
На рисунке 5 автором представлена схема кредитования счета 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками».
Рисунок 5. Схема учета расчетов с поставщиками и подрядчиками ООО «Дельта Телеком-Урал»
Независимо от оценки товарно-материальных ценностей в аналитическом учете счет 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками» в синтетическом учете кредитуется согласно расчетным документам поставщика.
Счет 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками» дебетуется на суммы:
исполнения обязательств (оплату счетов);
суммы уплаченных авансы и предварительную оплату;
суммы проведенных взаимозачетов
Аналитический учет по счету 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками» ведется по каждому предъявленному первичному документу, а расчетов в порядке плановых платежей – по каждому поставщику и подрядчику. Построение аналитического учета обеспечивает возможность получения необходимых данных по: поставщикам в разрезе каждого договора и полученных (оплаченных) первичных документов.
На счете 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками» ведется учет по следующим субсчетам:
60.01 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками», ведется учет операций с поставщиками расчеты, с которыми производятся в рублях;
60.02 «Расчеты по авансам выданным», ведется учет по авансам, выданным в рублях;
Первичный учет расчетов с поставщиками и подрядчиками организован следующим образом. Все юридические взаимоотношения с контрагентами начинаются в Обществе с заключения договора на поставку товаров (выполнение работ, оказание услуг). Процедура согласования договора проходит две стадии:
согласование с юридической службой;
согласование с бухгалтерской службой.
На договорах ставится виза ответственных лиц, после чего он передается на подписание генеральным директором Общества. Первичные документы по тому или иному факту хозяйственной деятельности поступают в организацию разными способами:
по почте;
направление представителя Общества непосредственно в офис поставщика за первичными документами;
доставление документов представителем поставщика.
Поступившие в организацию документы при необходимости изначально направляются в соответствующее структурное подразделение для подтверждения совершения факта хозяйственной деятельности. Например, документы на печать рекламной продукции (визитки, плакаты) направляются маркетологу Общества, который прикладывает к ним макеты печатной продукции и ставит свою визу на документы, которая подтверждает для лица подписывающего первичные документы со стороны Общества, что договорные условия выполнены полностью; документы на обслуживание программного продукта 1С: Бухгалтерия предприятия включают в себя техническое задание к программисту со стороны бухгалтерской службы Общества, с указанием фамилии бухгалтера направившего задание на выполнение в обслуживающую компанию. Бланк технического задания предусматривает подпись бухгалтера в том, что работа выполнена в полном объеме и соответствующем качестве.
После этого, первичные документы поступают на подпись руководителю организации или руководителю отдела обслуживания клиентов Костаревой И.И., которая имеет право подписи первичных документов на основании доверенности б/н от 01.03.2011 года, доверенность выдана сроком на 3 года.
Сортировкой документов по структурным подразделениям занимается секретарь Общества, ведущая учет движения документов. После подписания первичные документы направляются в бухгалтерскую службу для отражения их в регистрах бухгалтерского и налогового учета. Второй экземпляр документов возвращается поставщику.
В целях контроля наличия документов и полноты отражения затрат ежеквартально бухгалтером Общества (перед формированием налоговой отчетности по налогу на добавленную стоимость) проводится сверка взаимных расчетов со всеми поставщиками Общества. Сверка проводится по всем поставщикам (подрядчикам) поименованным в оборотно-сальдовой ведомости. Особое внимание уделяется поставщикам (подрядчикам) по которым на конец очередного отчетного периода числится сальдо по дебету счета. Это первый признак того, что поставщику (подрядчику) были оплачены денежные средства, но первичные документы, подтверждающие факт поступления товара (оказания услуги, выполнение работ) не поступали в бухгалтерскую службу Общества.