Подготовка командировок руководителя

I. Для успешного хода деловой поездки руководителя секретарь:

1. Подбирает всю необходимую для командировки руководителя информацию.

2. Готовит и подбирает материалы и документы, которые могут понадобиться руководителю в поездке.

3. Обеспечивает руководителя канцпринадлежностями (блокнотом для записей, авторучками, карандашами, бланками учреждения, пластиковыми конвертами разного цвета или папками-скоросшивателями и др.)

4. Печатает программу командировки в двух экземплярах (один – руководителю, второй – себе), в которой указывается:

1) название организаций и структурных подразделений;

2) содержание намеченных мероприятий;

3) место и время их проведения;

4) удобный маршрут проезда к гостинице и организации.

II. Во время отсутствия руководителя секретарь:

1. Выполняет свои обычные обязанности.

2. Больше уделяет внимания вопросам формирования дел.

3. Передает поступающую корреспонденцию заместителю руководителя.

4. Переадресовывает телефонные вызовы зам.руководителя.

5. Если командировка внеплановая, оповещает записавшихся на прием о его отмене

III. По возвращении руководителя из командировки секретарь:

1. Информирует руководителя о выполнении порученных заданий.

2. Информирует о вопросах, возникших в период отсутствия руководителя и о ходе их решения.

3. Обрабатывает материалы командировки – печатает, размножает, передает в структурные подразделения исполнителям.

4. Оформляет отчет о командировке.

Правила оформления телефонограмм

 ТЕЛЕФОНОГРАММА (ТФГ) – запись сообщений на расстоянии с голоса.

1. ТФГ как правило содержит сообщения, извещения, оповещения, распоряжения.

2. Если ТФГ передается нескольким адресатам, к ней прилагается список учреждений, которым ее посылают, и номера телефонов, по которым ТФГ передается.

3. ТФГ пишется кратко, точно, простыми предложениями: «Сообщаем место и время проведения собрания акционеров…».

4. Объем ТФГ не должен превышать 50 слов.

5. При передаче ТФГ после представления говорят абоненту: «Примите телефонограмму». Следует дать время абоненту подготовить все необходимое для записи. Дальше четко диктуют текст, после чего просят повторить текст. В конце следует назвать фамилию передавшего ТФГ, время передачи, телефон и спросить: кто принял.

9. У секретаря всегда должны быть бланки входящих и исходящих ТФГ.

 

Президенту концерна «АРМА»    Косенко Телефонограмма № 15 22 апреля 1999 г.   Предлагаю двадцать пятого апреля прибыть к 10 часам на совещание по вопросу качества выпускаемой продукции.   Заместитель министра И.Н.Красюк   Передала в 10 ч 20 мин секретарь зам.министра Ковальская.

ОРГАНИЗАЦИЯ ПРЕЗЕНТАЦИЙ, ПРИЕМОВ

 ПРЕЗЕНТАЦИЯ

1. Презентация организуется при открытии нового офиса, фирмы, филиала, демонстрации новых изделий, на которую приглашаются гости: партнеры, клиенты, а также высокопоставленные лица, решение которых может повлиять на бизнес фирмы; а также для придания солидного имиджа презентации.

2. Организация презентации включает:

- определение сроков проведения и количества гостей;

- составление и печатание программы;

- рассылка приглашений за 4 дня до начала;

- подготовка именных карточек с указанием Ф.И.О. и должности сотрудника;

- определение вида приема и соответствующая сервировка стола.

3. Проведение презентации обычно назначают после обеда в 15-16 час.

4. Открывает презентацию и ведет один из руководителей фирмы, который представляет сотрудников и сообщает о деятельности фирмы, ее перспективе развития. Для более наглядной иллюстрации деятельности гостям могут быть розданы проспекты с образцами продукции или продемонстрированы рекламные ролики или видеофильм.

5. Самое важное и интересное событие презентации - “изюминку” - необходимо провести, когда пройдет 2/3 времени, отведенного на все мероприятие.

6. Угощают гостей во время презентации шампанским, вином или пуншом; непременно должно быть большое количество безалкогольных напитков.

7. Идеальный вариант закусок - когда можно брать их руками или салфетками (различные бутерброды).

8. Для презентации можно использовать муз. сопровождение, небольшой камерный или джазовый оркестр, но музыка должна быть ненавязчивой, а служить только фоном.

9. По окончании презентации гостям раздают рекламные издания, сувениры. Секретарь должна заранее рассчитать их количество, чтобы хватило всем.

 

Виды приемов

1. Прием “Фуршет” - используется для проведения деловых встреч, переговоров, подписания торговых и других соглашений. В переводе с французского слово “фуршет” означает вилка, это дает понять, что во время “фуршета” гости пьют и закусывают как-бы на ходу. В этом случае стулья не ставятся возле столов.

2. Прием “Коктейль” - такой прием проходит в более непринужденной атмосфере, где гости свободно общаются между собой, переходя от одной группы к другой. На коктейль можно прийти и уйти в любой час в пределах указанного в программе времени.

3. В меню “Фуршета” входит широкий ассортимент холодных блюд и закусок, десерт, горячие напитки; закуски подают небольшими порциями “под вилку” (а ля фуршет), чтобы обойтись без ножей.

В меню приема-коктейля включают напитки и мелкопорционные закуски в виде бутербродов: канапе, сендвичей, нарезанных треугольниками, квадратами, кружочками. Все бутерброды должны быть маленькими, в каждом находится одноразовая вилочка или шпажка. Столовые приборы не предусмотрены.