ХАРАКТЕРИСТИКА И ОСНОВЫ ДЕЛОВОДСТВА

Деловодство - это документальное оформление работы учреждения или предприятия. 

1. Учреждения и предприятия фиксируют свою работу в служебных документах: отчетах, планах, деловой корреспонденции, приказах, протоколах и др.

2. Операции, связанные с обработкой документов, делятся на два вида:

а) документирование - это создание документов, в которых отражается работа учреждения или предприятия;

б) документационное обеспечение - это работа с готовыми документами, созданными учреждением или полученными извне: прием, регистрация, распределение, контроль исполнения, формирование документов и подготовка их к сдаче в архив и т.д.

3. В практике работы учреждений определены три системы работы с документами:

а) централизованная система - применяется в учреждениях с большим документооборотом. Все операции с документами выполняются в одном структурном подразделении (канцелярии). Централизованная система характерна и для организаций с очень малым документооборотом, когда все работы с документами выполняет секретарь;

б) децентрализованная система - все операции с документами выполняются в структурных подразделениях;

в) смешанная система - часть операций по работе с документами производится секретарем или в канцелярии (прием. отправка, контроль исполнения), а остальные операции (регистрация, обработка, формирование дел, хранение) осуществляются в подразделениях.

УПРАВЛЕНЧЕСКИЕ ДОКУМЕНТЫ. ГОСТ. РЕКВИЗИТЫ

 Для упрощения работы с документами, ускорения их составления созданы стандарты унифицированной системы организационно-распорядительной документации (УСОРД).

Применение стандартов облегчает поиск реквизитов документов, упрощает восприятие информации, позволяет более эффективно применять средства вычислительной техники для обработки документов, повышает оперативность и культуру работы аппарата учреждения.

ГОСТ 6-38-90 представляет собой единые для всех документов правила и требования при их составлении.

Настоящий стандарт распространяется на организационно-распорядительную документацию, применяемую при оформлении распорядительной и исполнительной деятельности предприятий и организаций.

ГОСТ 6-38-90 значительно упрощает работу с документами, т.к. содержит формуляр-образец некоторых документов.

РЕКВИЗИТЫ - это элементы, из которых состоит документ. Реквизиты от лат. «реквизитум» - необходимое. Стандартом определен максимальный состав реквизитов документа.

ФОРМУЛЯР - это совокупность реквизитов для данного документа, расположенных в установленной последовательности.

Каждый документ должен быть составлен в соответствии с формуляром-образцом, принятым для данного документа.

ОКУД - общегосударственный классификатор управленческой документации.

ОКПО - общегосударственный классификатор предприятий и организаций.

В бланках для писем коды ОКПО и ОКУД помещаются после указания адреса, перед местом, отводимым для даты и индекса документа.

ПОНЯТИЕ О ДОКУМЕНТАХ. ВИДЫ ДОКУМЕНТОВ

Документ - это средство закрепления на специальном материале (бумаге) результатов деятельности предприятия или учреждения. 

1. По происхождению документы делятся на служебные и личные.

а) к личным документам относятся: автобиография, заявление, доверенность, расписка, письма;

б) к личным относятся документы, созданные от имени организации, учреждения или предприятия.

2. В управленческой (служебной) деятельности организаций и предприятий особое место занимает организационно-распорядительная документация (ОРД), которая подразделяется на 5 групп:

1) организационная- положения, правила, уставы, инструкции;

2) распорядительная - распоряжения, постановления, приказы;

3) справочно-информационная - письма, телеграммы, докладные записки, справки, акты и т.д.;

4) о личном составе - приказы о личном составе, личные дела, характеристики и др.;

5) предложения, заявления и жалобы граждан.

3. Документы различают по видам деятельности:

1) по месту составления:

а) внутренние- документы, которые создает учреждение в процессе своей деятельности;

б) внешние - документы, которые приходят из других организаций или от отдельных граждан;

2) по форме:

а) индивидуальные - составленные по произвольному признаку;

б) типовые - которые представляют собой текст-образец;

в) трафаретные - когда одна частьтекста отпечатана заранее (типографским спопобом), а другая заполняется при оформлении документа;

3) по назначению:

а) подлинник - документ, созданный первый раз автором;

б) копия - воспроизведение (повторное) всех реквизитов документа, заверенного в установленном порядке;

в) дубликат - в случае утери подлинника выдается документ с пометкой “дубликат”, имеет одинаковую юридическую силу с подлинником.

РЕКВИЗИТЫ ДОКУМЕНТОВ

 1. Государственный герб

2. Эмблема организации или предприятия

3. Изображение наград

4. Код предприятия

5. Код формы документа

6. Наименование министерства или ведомства

7. Наименование учреждения, организации или фирмы

8. Наименование структурного подразделения

9. Почтовый адрес, телефон, факс, номер счета в банке

10. Название вида документа

11. Дата

12. Индекс

13. Ссылка на индекс и дату входящего документа

14. Место составления или издания

15. Гриф ограничения доступа к документу

16. Адресат

17. Гриф утверждения

18. Резолюция

19. Заголовок к тексту

20. Отметка о контроле

21. Текст

22. Отметка о наличии приложения

23. Подпись

24. Гриф согласования

25. Визы

26. Печать

27. Отметка о заверении копий

28. Фамилия исполнителя и номер его телефона

29. Отметка об исполнении документа и направлении его в дело

30. Отметка о переносе данных на машинный носитель

31. Отметка о поступлении

ХАРАКТЕРИСТИКА РЕКВИЗИТОВ

1.	Адресование	Реквизит адресата располагают в правом верхнем углу от 4-го положения табулятора. Состоит из следующих элементов: наименование должности, организации, фамилии должностного лица, почтового адреса.
2.	Датирование	Дата - это информационный элемент документа, состоящий из года, месяца, числа: 03.05.99, печатается от нулевого положения табулятора.
3.	Индексация	Проставление порядковых номеров документа: № 02-10/125, где 02 - структурное подразделение, 10 - номер дела, 125 - порядковый номер документа. Печатается от второго положения табулятора.
4.	Согласование	Это предварительное согласование документа. Располагается после подписи руководителя через три интервала. Печатается от нулевого положения табулятора, фамилия - от 2-го (на приказах, протоколах, постановлениях).
5.	Утверждение	Гриф “Утверждаю” печатается от 5-го положения табулятора, фамилия - от 6-го (утверждаются списки, графики, инструкции, акты).
6.	Подписание	Реквизит состоит из таких элементов: наименование должности и организации - от 0-го положения табулятора, фамилия от 6-го.
7.	Заголовок документа	Составляется к любому документу, должен быть кратким и точным, отражать содержание: “Об изменении...”, “О выделении...”, “Об отмене...”
8.	Резолюция	Включает в себя такие элементы: - фамилию исполнителя; - содержание действий; - срок исполнения; - личная подпись руководителя. Резолюция размещается на площади реквизита “адресат” или другой свободной площади листа.

ТЕХНИКА СОСТАВЛЕНИЯ И РЕДАКТИРОВАНИЯ ДОКУМЕНТОВ

1. Прежде чем документ отдать на подписание руководителю, его необходимо отредактировать. Для этого текст документа внимательно прочитать, чтобы определить его смысл, выявить повторения и логические несоответствия.

2. Первый этап редактирования – это сокращения текста. Устраняются повторения, аналогичные примеры, факты.

3. Следующий этап редактирования – это разбивка текста на части, параграфы, абзацы.

После этого устраняют различного рода ошибки, описки и неточности. Ошибку устраняют таким образом: ошибочно вписанную букву или цифру подчищают, а затем на подчищенное место впечатывают правильную. Исправления можно делать от руки шариковой ручкой с черной пастой, а не тушью или чернилами.

4. Если нужно добавить новый текст, то большие вставки делают на отдельном листе и указывают, на какую страницу они должны быть помещены. Небольшие вставки пишут на полях, указывая стрелкой куда должно быть впечатано исправление.

5. Если требуется переставить текст, то его обводят и стрелкой показывают, куда поместить. Переставляя части текста с одной страницы на другую, указывают, какая часть текста и на какую страницу должна быть перенесена.

6. Ошибочно написанное слово зачеркивают и между строк вписывают нужное. Ошибочно написанное предложение аккуратно заклеивают полоской бумаги, на которой предварительно напечатан правильный текст.

Отредактированный текст сдается на переписку.

7. Корректура – это процесс исправления ошибок, которые могут быть обнаружены в отредактированном документе при его размножении.

Корректура документов, изготовленных типографским способом, осуществляется с помощью специальных корректурных знаков.

Если все же в размноженном материале окажется ошибка, то обязательно надо исправить каждый экземпляр тиража.

БЛАНК

Во всех учреждениях документы составляются на бланках.

Бланк - чистый лист бумаги, на котором типографским способом или с помощью компьютера отпечатаны реквизиты документов, расположенные в определенной последовательности.

Изготовлять бланки для отдельных видов документов типографским способом целесообразно в том случае, если число этих документов в учреждении или фирме достигает 200 экземпляров в год. Организации и фирмы, имеющие количество исходящих документов менее 200 в год, при оформлении документов могут пользоваться резиновым штемпелем, в оттиске которого содержатся те же реквизиты, что и в бланке (кроме изображения герба).

Документы являются составной частью имиджа предприятия, его своеобразной визитной карточкой. Современный дизайн оформления бланка, «свой» фирменный стиль, качественная бумага, полный набор сведений о предприятии, правильное их расположение на листе особенно важны для благоприятного воздействия на делового партнера.

Рекомендуется использовать два вида бланков предприятия или фирмы:

1) бланк для внешних документов (писем, факсов);

2) бланк для внутренних документов (приказов, протоколов, решений, распоряжений) , так называемый общий бланк.

На бланке для внешних документов указываются: эмблема и наименование предприятия, почтовый адрес, номер контактного телефона, факса, дата и номер того письма, на которое предприятие дает ответ. Адресные данные предприятия могут быть дополнены указанием номера расчетного счета в банке и адресом электронной почты.

Реквизиты общего бланка те же, но дополняются следующим: наименование вида документа (ПРИКАЗ) и место издания (Киев).

Бланки каждого вида могут изготавливаться с угловым и продольным расположением реквизитов.

Продольное расположение заголовочной части документа предполагает расположение реквизитов вдоль верхней части листа с их центровкой, т.е. равным удалением каждой строки от левого и правого полей.

Наиболее используемое в настоящее время угловое расположение реквизитов в верхней левой части листа. Особенно удобен угловой бланк для писем, факсов, т.к. правый верхний угол используется для указания адреса получателя. Правая верхняя часть листа может использоваться также для других реквизитов: грифа утверждения (в актах, инструкциях) и резолюции руководителя (на поступающих документах).

Предприятия и фирмы, работающие с зарубежными партнерами, должны иметь бланки с дублированием реквизитов на языке партнера или на английском языке.

В целях экономии площади листа часто фирмы в верхней части бланка указывают только эмблему и наименование предприятия, а адрес, номера телефонов, факсов и банковские реквизиты располагают на нижнем поле листа.

В бланке ограничительными отметками (черточками и уголками) отмечают места таких реквизитов, как заголовок к тексту, адресат, отметка о контроле. Такими же уголками можно отметить поля документа. Наличие таких знаков облегчает заполнение бланка.

ОФОРМЛЕНИЕ СЛУЖЕБНЫХ ПИСЕМ

 Письмо – единственный документ, на котором не ставятся название его вида, как например: «АКТ», «ПРИКАЗ» и др.

СЛУЖЕБНОЕ ПИСЬМО – способ обмена информацией между организациями, предприятиями, фирмами.

Письмо – единственный документ, на котором не ставятся название его вида, как например: «АКТ», «ПРИКАЗ» и др.

1. Служебное письмо пишут на специальных бланках. Состав и расположение реквизитов бланка должны соответствовать ГОСТ 6.38-90.

2. Реквизиты служебного письма: гос.герб, наименование министерства, ведомства, эмблема и наименование организации, почтовый адрес, номер телефона, факса, номер счета в банке, дата, индекс, ссылка на дату и номер входящего документа, адресат, заголовок к тексту, текст, подпись, отметка о направлении копии в другие адреса, в дело, фамилия и телефон исполнителя.

3. Реквизиты, состоящие из нескольких строк, печатают через один интервал, между реквизитами 1,5-2 интервала. Текст письма печатают через 1,5 интервала. На формате А5 допускается печатать текст через 1 интервал. Текст, предназначенный для размножения типографским способом, печатают через 2 интервала.

4. Текст письма должен быть лаконичным, убедительным. Писать надо точно и просто, отдавая предпочтение простым распространенным предложениям. При этом необходимо стремиться к тому, чтобы каждое слово несло максимум информации.

5. Письма могут быть оформлены в виде просьбы, запроса, ответа, уведомления, отказа, обращения, предложения, требования, распоряжения, напоминания, предупреждения, приглашения, подтверждения, извещения, телеграммы, указания и др.

6. Письма бывают: сопроводительные гарантийные, циркулярные, справочно-информационные, информационно-рекламные, претензионные, договорные.

7. В сопроводительном письме адресату сообщается факт отправки ему прилагаемых к этому письму документов. Эти письма следует начинать словами: направляем, прилагаем, посылаем, представляем, возвращаем.

8. Гарантийное письмо – документ, в котором гарантируется выполнение обязательств, указанных в письме.

9. Циркулярное письмо –одну и ту же информацию посылают в несколько адресов нижестоящим организациям.

10. Претензионное (рекламационное) письмо – предъявление претензии к срокам, качеству, количеству продукции и т.д. Направляется виновной стороне в целях урегулирования споров.

11. Информационно-рекламное письмо. Цель – заинтересовать потребителя. Пример: «Если хотите, чтобы о Вашем предприятии узнали родственные предприятия в США…, найти партнеров, продать отходы за валюту, приобрести передовые технологии…, Вы можете поместить информацию о Вашем предприятии в нашем сборнике. Стоимость заказа. Образец бланка-заказа прилагается. Общий размер текста не должен превышать одну машинописную страницу».

12. Письмо может быть многоаспектным. Например: письмо-напоминание, просьба, гарантия. «Напоминаем, что 28.01.99 в Ваш адрес направлено письмо с просьбой изготовить бланки. Оплату гарантируем».

Справка

Справка - документ, содержащий описание или подтверждение каких-либо фактов или событий.

Реквизиты:

название вида документа (СПРАВКА)

дата, номер

место составления или издания

заголовок к тексту

текст

приложение

подпись

 

1.Справки делятся на две группы:

а) служебного (информационного) характера, описывающие и устанавливающие факты и события, содержат сведения служебного характера;

б) личного характера, удостоверяющие юридический факт и выдаваемые заинтересованным гражданам или учреждениям.

2. Справка служебного характера составляется по запросу или указанию вышестоящей организации или должностного лица данного предприятия, содержит результат обобщений каких-либо сведений, обследований, командировок и т.д.

3. В справке приводится только констатация фактов без выводов и предложений.

4. Справка, направляемая должностному лицу внутри учреждения, подписывается составителем, вышестоящей организации - руководителем учреждения.

5. Справка может состоять из нескольких разделов, оформляться в виде таблицы, иметь пояснения и ссылки.

6. Справки по производственной тематике составляются в двух экземплярах, один из которых отправляется адресату, другой - подшивается в дело.

7. Адресат оформляется как и на других ОРД, но без указания почтового адресата.

8. Наиболее многочисленны разновидности справок личного характера, выдаваемых гражданам о подтверждении места работы, заработной платы, месте проживания и т.д.:

а) такие справки составляются на бланке и содержат реквизиты - вид документа (справка), дату, индекс, текст, подпись, печать;

б) текст должен начинаться с указания в именительном падеже фамилии, имени, отчества лица, о котором сообщаются сведения;

в) в конце текста необходимо указать учреждение, куда данная справка представляется;

г) если есть адресат, в конце текста не указывается, куда направляется справка;

д) в тексте справки не должно быть архаичных оборотов: “настоящая справка”, “децствительно проживает”, “действительно работает”; следует писать: “дана для предоставления в (ЖЭК, школу № , райиполком и т.д.);

е) для удобства оформления справок личного характера можно подготовить трафареты текста с последующим заполнением недостающих сведений;

ж) оформляются такие справки в одном экземпляре.

ОФОРМЛЕНИЕ АКТА

АКТ – документ, составленный несколькими лицами и подтверждающий установленные факты и события.

1. Акты составляются при ревизии предприятия или отдельных должностных лиц, при обнаружении дефектов, недостачи, при приемке-передаче дел, п тхтри проведении испытаний новых изделий и образцов, при приемке законченных объектов, при обследовании, сдаче документов на уничтожение, на списание пришедшего в негодность хозяйственного инвентаря, оборудования, инструментов, при несчастных случаях и т.д.

2. Акты по материальным, финансовым и другим важным вопросам утверждаются руководителем предприятия и заверяются печатью.

3. Коммерческие акты, устанавливающие факты повреждения, порчи или недостачи груза или иных нарушений правил транспортировки, составляются на типографском бланке-образце, заполняются без помарок, подчисток или зачеркиваний. Заверяются такие акты подписями двух сторон.

4. Реквизиты акта:

-     название вида документа (А К Т - двойная разрядка)

-     дата, индекс

-      место составления

-     заголовок к тексту

-     гриф утверждения

-     текст

-     отметка о наличии приложения

-     отметка о контроле

-           отметка об исполнении и направлении его в дело.

5. Требования к оформлению текста:

5.1. Текст акта состоит из двух частей: вводной и констатирующей.

5.2. Вводная часть строится по схеме:

Основание:

Составлен комиссией в составе:

Председатель:

Члены комиссии:

Присутствовали:

5.3. При перечислении лиц, участвующих в составлении акта, указывают должности, инициалы, фамилии.

Если акт составлен комиссией, то первым указывают председателя комиссии, его должность, инициалы и фамилию. Фамилии членов комиссии располагают в алфавитном порядке, нумеруют арабскими цифрами и пишут через полтора интервала.

5.4. В констатирующей части излагают цели и задачи, сущность и характер проведенной работы, фиксируют установленные факты.

5.5. В тексте должны быть сведения о количестве экземпляров акта и месте их нахождения.

5.6. Дата акта должна соответствовать дню актируемого факта или события.

6. После составления акта комиссия должна ознакомить с его содержанием лиц, упомянутых в акте, под расписку.

 

ДОГОВОР

 ДОГОВОР (КОНТРАКТ) – документ представляющий собой соглашение сторон об установлении и регулировании каких-либо отношений.

1. Договоры являются правовыми документами между организациями.

2. Заключение договора начинается с предложения его заключить – направлении оферты. Оферта должна содержать основные условия предлагаемой сделки. Принятие предложения другой стороной считается акцептом (согласием).

3. Виды договоров: о купле-продаже, поставке продукции, об аренде помещений, установке оборудования, о строительстве зданий и т.д.

4. В договоре стороны определяют права и обязанности. Например: при поступлении на работу заключается трудовой договор между гражданами и организациями. Одна сторона берет на себя обязанность выполнять работу по определенной специальности, квалификации или должности, подчиняться внутреннему распорядку организации и т.д. Другая сторона – организация – обязуется выплачивать заработную плату и создать условия для работы.

5. Реквизиты: наименование вида документа (ДОГОВОР), дата, номер (индекс), место составления, заголовок к тексту, текст, подписи и печати сторон.

Текст договора состоит:

¨            вводная часть текста (наименование сторон, заключающих договор, должности, фамилии и инициалы лиц, подписывающих договор, указание их полномочий);

¨            предмет договора;

¨            изложение порядка рассмотрения споров;

¨            общая сумма договора;

¨            срок действия договора;

¨            юридические адреса сторон.

6. Договоры хранятся 3 года после истечения срока договора. Контракты с иностранными партнерами следует хранить не менее 10 лет.

ПРОТОКОЛЫ РАЗНОГЛАСИЙ К ДОГОВОРАМ

 Протоколы разногласий к договорам составляются в случае возникновения споров по тексту договора и прилагаемой к нему спецификации. Часто возникают споры, связанные со сроками отгрузки или поставки продукции, по сумме договора, по формам расчетных отношений и т.д.

Проект договора поставки составляет, как правило, поставщик и высылает его покупателю. Покупатель обязан в десятидневный срок (если это не долгосрочный договор) подписать его, скрепить печатью и возвратить поставщику. Если же покупатель не согласен с каким-либо пунктом или с несколькими пунктами договора, то он обязан также в десятидневный срок составить протокол разногласий и в двух экземплярах направить его вместе с подписанными договорами и спецификацией в адрес поставщика.

Поставщик, получивший подписанный покупателем проект договора с протоколом разногласий, обязан в течение 20 дней рассмотреть его, включить в него все принятые им предложения покупателя, а спорные вопросы передать в тот же срок на рассмотрение арбитража, сообщив об этом покупателю. Если в течение указанного срока поставщик не передает спорные вопросы на рассмотрение арбитража, то условия договора считаются принятыми поставщиком.

Протокол разногласий составляется по следующей форме: 

Протокол разногласий, возникающих между концерном “Укртекстиль” и Киевской трикотажной фабрикой “Украина” при заключении договора № 11 от 3 января 1999 г. на поставку продукции в 1999 г.

Редакция поставщика

Редакция покупателя

По спецификации

Сортность поставляемой продукции Поставщик отгружает потребителю продукцию: первого сорта - 30% второго сорта - 40% третьего сорта - 30%

Сортность поставляемой продукции Поставщик отгружает потребителю продукцию: первого сорта - 50% второго сорта - 50% третьего сорта - из спецификации исключить

По договору

1.

Сроки поставки Поставщик отгружает продукцию покупателю ежеквартально равны-ми партиями

1.

Сроки поставки Поставщик отгружает продукцию покупателю ежемесячно равными партиями

2.

Условия расчета Расчет между сторонами про-изводится путем депонирования покупателем суммы аккредитива на расчетный счет поставщика

2.

Условия расчета Расчет между сторонами произво-дится путем выставления поставщи-ком счета на инкассо с применением акцептной формы расчетов

Поставщик___________________ (подпись)

Покупатель ___________________ (подпись)

М.П. Дата

М.П. Дата

ТРУДОВОЕ СОГЛАШЕНИЕ

 1. Трудовое соглашение - документ, который заключается между организациями и работниками, не состоящими в штате данной организации, на выполнение какой-либо работы.

2. Допускается заключать трудовое соглашение в тех случаях, когда данные работы нельзя выполнить на договорных началах соответствующими предприятиями или организациями.

3. В отдельных случаях трудовое соглашение возможно заключать с работниками, которые состоят в штате данного предприятия. Это допускается, когда работа, которую они обязуются выполнять, не входит в круг их прямых обязанностей.

4. Трудовое соглашение составляют в двух экземплярах, один передается исполнителю, другой - хранят в делах бухгалтерии.

Реквизиты:

- наименование документа (трудовое соглашение);

- место и дата составления;

- перечисление сторон, заключающих соглашение;

- содержание соглашения с указанием обязанностей исполнителя и заказчика;

- юридические адреса сторон;

- подписи сторон, печать предприятия или организации.

ОФОРМЛЕНИЕ ПРИКАЗОВ

ПРИКАЗ – правовой акт, издаваемый руководителем предприятия для решения производственных задач.

1. Приказ печатают на бланке предприятия для внутренних документов формата А4. Формуляр приказа содержит следующие реквизиты: название вида документа (ПРИКАЗ), дату, индекс (15-ок), место составления, заголовок к тексту, текст, подпись, визы, гриф согласования (в случае необходимости), отметку об исполнении документа, отметку о переносе данных на машинный носитель.

2. Издаются приказы по всем вопросам внутренней жизни предприятия и делятся по содержанию на две группы:

2.1. Приказы по вопросам общей деятельности (производственные).

2.2. Приказы по личному составу (кадровые).

3. Приказы по вопросам общей деятельности. Текст приказа состоит из двух частей:

3.1. Констатирующая – в ней излагают краткую мотивировку его издания, начиная словами: в связи, с целью, в соответствии.

3.2. Распорядительная – нумеруется по пунктам с указанием исполнителя и конкретного действия. В последнем пункте указывают фамилию лица, на которое возлагают контроль за исполнением данного приказа.

4. Приказы по личному составу составляются отдельно от приказов по основной деятельности.

4.1. Приказы могут быть: о приеме на работу, о переводе на другую работу, об увольнении, о предоставлении отпуска, о поощрении, о взыскании.

4.2. Констатирующая часть может отсутствовать.

4.3. Распорядительная часть обязательно делится на пункты. Каждый пункт приказа начинается глаголом, который пишут прописными буквами от нулевого положения табулятора: НАЗНАЧИТЬ, ПЕРЕВЕСТИ, ОСВОБОДИТЬ и т.д.

4.4. С абзаца прописными буквами указывают фамилию, строчными – имя и отчество лица, о котором издается приказ (возможно указание должности).

5. Приказы по общим вопросам и по личному составу ведутся и нумеруются отдельно. Нумерацию начинают с начала календарного года.

6. Подготовка приказа включает следующие этапы: изучение вопроса, подготовка проекта приказа, согласование, подписание руководителем.

7. Проекты приказов готовятся специалистами предприятия по поручению руководителя.

8. После составления текста приказ согласовывают с должностными лицами. Согласование оформляется в виде визы. Визируют его: начальник отдела, подготовившего приказ, руководители других заинтересованных подразделений, а также юрисконсульт – по вопросам увольнения, перевода, наложения взысканий; бухгалтер – по вопросам увольнения, направления в командировку, предоставления отпуска, вызова из отпуска, премирования; профком – по вопросам увольнения, объявления благодарности, наложения взыскания.

9. Визы проставляют на первом экземпляре проекта приказа. Тщательно выверенный (проверяются цифровые данные. фамилии, названия подразделений) и завизированный первый экземпляр приказа, напечатанный на общем бланке, подписывается руководителем или его заместителем. С момента его подписания приказ вступает в силу (если в тексте не указан другой срок введения его в действие).

10. С приказом должны быть ознакомлены все поименованные в нем лица. На экземпляре, который идет в дело, на нижнем поле документа или на обороте листа или на отдельном листе сотрудник пишет «с приказом ознакомлен», ставит подпись и дату ознакомления.

11. Производственные приказы хранятся постоянно или ДМН (до минования надобности), о личном составе – 75 лет.

Аналогично оформляются решения и распоряжения руководителя учреждения.