Формирование дел

 Формирование дел - группировка документов в дела согласно номенклатуры.

К началу нового года разрабатывается или пересматривается номенклатура дел. Готовятся папки для формирования новых дел согласно номенклатуры дел.

На папках указываются реквизиты:

¨      наименование вышестоящей организации;

¨      наименование учреждения;

¨      наименование структурного подразделения;

¨      номер (индекс) дела;

¨      название дела;

¨      дата (начало и окончание);

¨      количество листов;

¨      срок хранения.

На делах постоянного хранения указывается: “хранить постоянно”.

Исполненные документы распределяются и раскладываются в дела в день исполнения или на следующий день.

В дела подшиваются документы, исполненные в течение одного календарного года, в которых проставлены все делопроизводственные пометки. Прежде необходимо проверить наличие реквизитов: подписи, даты, индекса, заверительной надписи, отметки об исполнении (В дело № ).

Документы постоянного хранения - уставы, приказы, положения, отчеты, протоколы собраний. Каждое дело должно содержать не более 250 листов.

При большем количестве документов их формируют в самостоятельные дела по узким вопросам: “Переписка с фирмой “Омега” о поставке множительной техники”, “Переписка с облстатом”, “Переписка со строительной фирмой “Атлант” и т.д.

Документы подшивают в хронологическом, алфавитном или нумерационном порядке. Документы личных дел следует подшивать в алфавитном порядке. Накладные и квитанции - в нумерационном. В хронологическом порядке подшивают служебные письма, систематизируя их так, чтобы письмо-ответ было подшито за письмом-запросом. По хронологии подшивают распорядительные документы (приказы, распоряжения, постановления).

Дела по заявлениям и жалобам граждан формируют отдельно от общей переписки.

Приказы по общей деятельности подшивают в дела отдельно от приказов по личному составу.

Приложения к документам большого объема подшивают в отдельные тома, а небольшие - присоединяют к документам, к которым они относятся.

Документы оформляют в твердых папках-скоросшивателях или в более удобных папках-регистраторах, применяемых в последнее время.

Оформление дел проводится тщательно, чтобы в архив поступали дела, не требующие дополнительной обработки.

Хранить дела следует в запирающихся шкафах, разделенных на ячейки, в которых можно поставить 5-10 папок с документами.

Располагают папки вертикально, что обеспечивает быстрый поиск нужного дела. На корешке каждого дела указывается его индекс по номенклатуре, а на внутренней дверце шкафа крепится копия НД. Последовательность расположения дел на полке должна соответствовать НД. При поиске документов сначала находят номер нужного дела по номенклатуре, затем по номеру - папку с документами.

В последнее время получила распространение система подвесного хранения в специальных шкафах, сложная по устройству, но обеспечивает компактное хранение и быстрый поиск.

Горизонтальный способ хранения - менее удобен (папки лежат стопками).

При формировании дел следует руководствоваться следующими правилами:

1 - документы группируют в дела только за календарный год;

2 - исключение составляют переходящие дела, а также личные дела, которые формируют в течение всего периода работы сотрудника в учреждении;

3 - документы учебного заведения формируют за учебный год;

4 - нельзя помещать в дело документы постоянного и временного хранения;

5 - включают в дело документы в одном экземпляре; черновики и размноженные копии в дело не подшивают.

При выдаче документа, подшитого в дело, на его место закладывается лист-заместитель, в котором указывается: кому, когда и на какой срок выдан документ.

При необходимости дело может быть выдано во временное пользование. На его место помещается карта-заместитель с указанием номера дела, даты выдачи, фамилии лица, которому оно выдано, даты возвращения, росписи в получении и приеме дела.

Выдача бухгалтерских дел производится по распоряжению главного бухгалтера.

Выдачу копий документов, вынос дел из учреждения или передача в другое структурное подразделение можно производить только с разрешения руководителя учреждения или начальника структурного подразделения.

Выдавать документы из дел постоянного хранения не разрешается. В исключительных случаях (по требованию судебно-следственных органов) изъятие производится с разрешения руководителя, а вместо документа оставляют заверенную копию и акт о причине изъятия.

Хранятся дела централизованно в канцелярии или в структурных подразделениях (у исполнителей – нежелательно). Дела должны храниться в шкафах.

Заключительным этапом работы с документами является подготовка дел к сдаче в архив для последующего хранения.

В структурных подразделениях дела хранятся еще год после их формирования для дальнейшей работы, а потом их сдают в архив.

ДОКУМЕНТООБОРОТ

Документооборот - движение документов в организации или фирме с момента их создания или получения до отправки или передачи их на хранение в архив.

В документообороте организации различают потоки документов: поступающих (входящих), отправляемых (исходящих) и внутренних.

По объему документооборота организации делятся на 4 категории:

І - объем документооборота организации свыше 100 тыс. документов в год

II - “ “ 25 - 100 тыс.

III - “ “ 10 - 25 тыс.

ІV - “ “ до 10 тыс.

Поступившие в организацию документы проходят следующие этапы:

1. Первичная обработка /прием/

2. Предварительное рассмотрение /разметка/

3. Регистрация

4. Рассмотрение документов руководителем

5. Направление на исполнение

6. Контроль исполнения

7. Исполнение документов

8. Отправка исходящей корреспонденции

9. Подшивка документов в дела

ПЕРВИЧНАЯ ОБРАБОТКА (ПРИЕМ) ДОКУМЕНТОВ

1. Независимо от адресата вся корреспонденция передается секретарю, чтобы обеспечить учет всех документов.

2. Проверяется правильность доставки писем.

3. Вскрываются все конверты за исключением корреспонденции с пометкой "лично".

4. После извлечения документа из конверта проверяется его целостность и комплектность, наличие приложений.

5. При некомплектности или повреждении документа на нижнем поле последнего листа делается соответствующая отметка и информируется корреспондент. Возможна отметка в журнале входящих документов в графе "Примечание" (о недополучении корреспонденции).

Конверты уничтожают. Сохраняют их в таких случаях:

l      если адрес отправителя можно установить только с помощью конверта (отсутствует дата на документе)

2     если дата почтового штемпеля необходима как свидетельство даты отправки или получения документа (материалы, представленные на конкурс, арбитражные документы, исковые заявления, личные письма; заявления и жалобы граждан).

ПРЕДВАРИТЕЛЬНОЕ РАССМОТРЕНИЕ (РАЗМЕТКА) ДОКУМЕНТОВ

 1. Поступающая корреспонденция подлежит обязательному предварительному рассмотрению, которое осуществляется в день их получения. Поручения вышестоящих органов, телеграммы, телефонограммы рассматриваются немедленно.

2. Секретарь распределяет документы на регистрируемые и нерегистрируемые в соответствии с перечнем документов, не подлежащих регистрации. Не регистрируют документы бухгалтерского учета, поздравительные письма и телеграммы, проспекты, приглашения, извещения, заявки, рекламные письма, прайс-листы, каталоги, письма с пометкой "лично", а также документы, поступающие в копиях для сведения.

3. Нерегистрируемые документы раскладываются в сортировочном устройстве по структурным подразделениям для доставки по назначению. Остальная документация передается для регистрации.

4. На регистрируемых документах проставляется штамп. В него входят: наименование фирмы-получателя корреспонденции, входящий номер (индекс) и дата поступления документа. Штамп располагается в правом нижнем углу первой страницы документа. На невскрываемых письмах штамп проставляется на конверте.

5. Индекс документа проставляется в штампе в момент регистрации.

6. После проставления штампа секретарь "фильтрует" корреспонденцию. Основная задача предварительного рассмотрения – отобрать руководителю организации наиболее важные и срочные документы.

7. Документы складывают в папку и передают на подпись руководителю. На папке указывается: "НА РАССМОТРЕНИЕ", "К ДОКЛАДУ" или указывается фамилия с инициалами.

8. Документы, не требующие принятия решения руководителя, передаются зам.руководителя, руководителям структурных подразделений.

9. В организации имеется список структурных подразделений с присвоенными им кодами, условно обозначаются двузначными числами: 01 – руководитель организации, 02 – заместитель, 03 – секретариат, 04 – отдел кадров и т.д.

10. На документах, передаваемых в структурные подразделения, секретарь проставляет в правом верхнем углу листа шифр (номер) подразделения, например ОК или 04.

11. При передаче непосредственно исполнителям указывается фамилия и инициалы. Шифр и фамилия обводятся карандашом для отличия от др.пометок.

РЕГИСТРАЦИЯ ДОКУМЕНТОВ

Регистрация документов – присвоение индекса (номера) и проставление его на документе с последующей записью кратких данных о нем в журнале, карточке или в памяти ПК.

1. Регистрация необходима для быстрого поиска документов, учета их и контроля. Запрещается отправлять документы в структурные подразделения, минуя регистрацию.

2. Входящие и исходящие документы должны иметь регистрационные номера, состоящие из порядкового номера документа по журналу регистрации, номера структурного подразделения, номера дела, где будет храниться документ. Например: 06-10/125, где 06 – шифр структурного подразделения, 10 – номер дела, 125 – номер документа по журналу регистрации.

3. Жалобы регистрируют с указанием первой буквы фамилии: № 20Р, № 20-р.

4. При отсутствии заголовка секретарь знакомится с текстом документа и формулирует его краткое содержание обобщающей фразой. Чаще всего она строится на основе заключительной части документа, в которой содержится вывод, предложение, просьба, заключение и т.д.

5. Специализированную документацию регистрируют в структурных подразделениях: документы по личному составу – в отделе кадров, финансовые – в бухгалтерии, печатные издания – в библиотеке, планы и отчеты – в плановом отделе.

6. При небольших объемах регистрации документов журналы можно вести на протяжении нескольких лет.

РАССМОТРЕНИЕ ДОКУМЕНТОВ РУКОВОДИТЕЛЕМ. НАПРАВЛЕНИЕ ДОКУМЕНТОВ НА ИСПОЛНЕНИЕ

 РАССМОТРЕНИЕ ДОКУМЕНТОВ РУКОВОДИТЕЛЕМ

1. После регистрации наиболее важные документы, относящиеся к сфере деятельности организации в целом, передаются руководителю для рассмотрения.

2. Срочные, особо важные документы передаются руководителю до регистрации.

3. Документы должны рассматриваться руководителем, как правило, в день поступления их в организацию.

4. Жалобы должны рассматриваться в течение 30 дней. Если не требуют дополнительной проверки, то в течение 15 дней.

5. Корреспонденция с пометкой "лично" вскрывается руководителем. После рассмотрения такие письма могут передаваться руководителем в секретариат для регистрации и направлении на исполнение.

6. Руководитель определяет исполнителя документа, дает четкие указания в виде резолюции. Сведения о резолюции заносятся в регистрационный журнал, карточку регистрации или в ПК.

7. Если документ берется на контроль, то срок исполнения документа берется из резолюции.

8. После рассмотрения руководителем документы передаются для исполнения в структурные подразделения.

 

НАПРАВЛЕНИЕ ДОКУМЕНТОВ НА ИСПОЛНЕНИЕ 

1. С резолюцией руководителя документ передается исполнителю.

2. Под расписку передаются постановления, решения, распоряжения вышестоящих органов.

3. В журнале регистрации входящих документов исполнитель проставляет подпись и дату получения документа.

КОНТРОЛЬ ИСПОЛНЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ. ИСПОЛНЕНИЕ ДОКУМЕНТОВ

 КОНТРОЛЬ ИСПОЛНЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ

 

1. На контроль берутся все поступающие в организацию законы, указы, постановления, распоряжения вышестоящих органов.

2. Начало контроля должно совпадать с моментом регистрации документов. Отметка о контроле в документах формата А4 располагается на левом поле первого листа на уровне реквизита "заголовок к тексту", в документах формата А5 – на уровне первых строк реквизита "текст". Ставится штамп "Контроль" или красным маркером наносится буква "К" или слово "Контроль".

3. Если в резолюции не указан срок исполнения документа, принято проставлять 10 дней.

4. На документы, поставленные на контроль, заполняется РКК или вносится запись в ПК или журнал регистрации входящих документов.

5. Один экземпляр РКК вставляется в контрольную картотеку, которая делится на 33 ячейки. 31 ячейка соответствует числу дней в месяце, 32-я ячейка отводится для карточек на документы, срок которых истекает в следующем месяце, в 33-ю ячейку помещают карточки на неисполненные в срок документы.

6. В структурных подразделениях контрольная картотека строится по фамилиям исполнителей.

7. На завершающем этапе контроля к карточке, в ПК или в журнале проставляют отметку об исполнении документа, дату и подпись исполнителя.

 

ИСПОЛНЕНИЕ ДОКУМЕНТОВ 

1. Если в резолюции указывается несколько исполнителей, ответственным за исполнение документа является лицо, указанное первым. Остальные привлекаются при решении вопросов как соисполнители.

2. Для оперативного исполнения документа несколькими исполнителями одновременно секретарь размножает входящие документы и передает копии соисполнителям.

3. Ответственному исполнителю предоставляется право созывать соисполнителей и получать от них необходимые материалы.

ОТПРАВЛЕНИЕ ИСХОДЯЩЕЙ КОРРЕСПОНДЕНЦИИ. РАЗНОСНАЯ КНИГА

 ОТПРАВЛЕНИЕ ИСХОДЯЩЕЙ КОРРЕСПОНДЕНЦИИ

1. Исходящая корреспонденция оформляется в 2-3-х экз., факс – в 1-м экз.

2. Во время приема от исполнителей исходящих документов проверяется правильность оформления и размещения на них всех реквизитов:

l      наличие всех необходимых подписей на документе;

2      наличие отметок о приложениях и самих приложений;

3      наличие виз в копии документа, остающегося в деле организации;

4      правильность указания адреса корреспондента.

3. Отправляемая корреспонденция:

l      подписывается руководителем в день получения ее от исполнителей;

2      регистрируется в журнале, карточке или в ПК;

3      конвертируется и отправляется.

4. При отправке в конверте с прозрачным "окошком" документ складывается так, чтобы адрес был хорошо виден.

5. Копия документа с визами или экземпляр факса подшивается в дело.

6. Если почта доставляется курьером, вносится отметка о документе в разносную книгу.

 

РАЗНОСНАЯ КНИГА

№ п/п

Наименование документа

Исходящий номер

Дата отправления

Кому адресовано

Расписка в получении

 

НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ

НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ (НД) - систематизированный список наименований дел с указанием сроков хранения.

Номенклатура дел необходима для:

¨       быстрого поиска документов по их видам;

¨       распределения исполненных документов в дела;

¨       установления сроков хранения;

¨       создания справочной картотеки исполненных документов.

Существует три вида номенклатуры дел:

1 - типовая - обязательная;

2 - примерная - рекомендательная;

3 - индивидуальная.

Типовая и примерная НД разрабатываются и рассылаются вышестоящими организациями - министерствами, ведомствами, главными управлениями, облисполкомами, промышленными объединениями и т.д. и согласовываются с архивными учреждениями.

На основе типовой и примерной НД организации разрабатывают индивидуальную НД. Ответственность за разработку НД возлагается на заведующего канцелярией, секретариат или секретаря.

НД структурного подразделения разрабатывает его руководитель, привлекая к этой работе специалистов и лиц, ответственных за делопроизводство.

НД структурного подразделения печатается в 3-х экз., подписывается руководителем структурного подразделения, согласовывается с архивом учреждения и передается:

1 экз. - канцелярии;

2 экз. - структурному подразделению;

3 экз. - в архив.

После создания НД структурными подразделениями составляется сводная НД всего учреждения, которая слагается из НД всех подразделений, затем утверждается руководителем и согласовывается с архивным учреждением.

Сводную НД в учреждениях I и II категории разрабатывает зав.канцеля-рией, III и IV категории - секретарь. К разработке привлекают заведующего ведомственным архивом или сотрудника, ответственного за архив.

В сводной НД в первой графе проставляют индексы дел.

Во второй графе указывают наименования разделов НД. Индексы разделов номенклатуры соответствуют индексам структурных подразделений.

Третью графу номенклатуры заполняют в структурном подразделении в конце года, когда известно число дел и томов, образовавшихся в истекшем году.

В четвертой графе указывают срок хранения дел и номер статьи перечня, согласно которой он установлен.

В графе “Примечания” на протяжении периода действия номенклатуры проставляют отметки: о заведении дел, уничтожении дел, передаче их в архив учреждения или др. учреждения, о переходящих делах и т.д.

В сводной НД первым разделом ставится делопроизводственная служба (канцелярия), а общественные организации - в конце после структурных подразделений. Например: канцелярия, производственно-технический отдел, плановый отдел, бухгалтерия, отдел кадров, профсоюзный комитет.

НД учреждения печатается в нескольких экземплярах. Первый экз. хранится в канцелярии; второй - используется канцелярией в качестве рабочего экземпляра; третий - находится в ведомственном архиве в качестве рабочего документа; четвертый - в гос.архиве.

НД вводится в действие с 1 января следующего года. Если функции и задачи учреждения не меняются, номенклатура может оставаться в течение нескольких лет без изменений. Однако, она подлежит пересоставлению и согласованию не реже одного раза в пять лет.

В конце текущего года заполняется итоговая запись о количестве заведенных дел за год. Итоговая запись в сводной НД подписывается зав.канцелярией, утверждается руководителем организации и согласовывается с архивом учреждения.

ПОДГОТОВКА ДЕЛ К СДАЧЕ В АРХИВ. СДАЧА ДЕЛ В АРХИВ

 ПОДГОТОВКА ДЕЛ К СДАЧЕ В АРХИВ

Специалистами установлен оптимальный срок использования документов в делопроизводстве - 3 года. После истечения этого срока документы передаются в архив, уничтожаются или остаются для использования в делопроизводстве. Подготовку дел к сдаче в архив проводят сотрудники, ответственные за их формирование и хранение.

Дела временного хранения (до 10 лет включительно) подлежат упрощенному оформлению: остаются в скоросшивателях и не нумеруются, проверяется их наличие и сдаются в архив в соответствии с НД.

Дела постоянного хранения, временного хранения свыше 10 лет и по личному составу подлежат полному оформлению: переплет или подшивка дела, нумерация листов, оформление всех реквизитов обложки. До подшивки дела их него удаляют металлические крепления, в конце дела вкладывают чистый бланк формы листа-заверителя для заверительной надписи. Затем дело подшивают в твердую папку в 4 прокола или в переплет.

Если в деле постоянного хранения есть документы временного хранения, то папку не переформировывают.

Если в деле временного хранения есть документы постоянного хранения, то папку переформировывают. Листы дела для удобства использования и обеспечения сохранности нумеруют черным графитным карандашом или нумератором в правом верхнем углу. В конце дела на отдельном листе-заверителе оформляется заверительная надпись, в котором цифрами и прописью указывается количество пронумерованных листов и оговариваются все особенности нумерации (пропуски или ошибки в нумерации).

Графы “Фонд”, “Дело № ” заполняются при подготовке документов к передаче в архив. Номера фонда и описи могут быть проставлены на карточках в начале годы или в процессе их заполнения.

 

СДАЧА ДЕЛ В АРХИВ

Для сдачи дел в архив создается и утверждается экспертная комиссия из 3-5 человек, которая руководствуется правилами и инструкциями Главного архивного управления. В нее входят: зам. руководителя, зав. канцелярией или секретарь, представитель архива, ведущие специалисты.Комиссия определяет ценность документов и отбирает дела для сдачи в архив и для уничтожения (дела, сроки хранения которых истекли). Сроки хранения: научно-технических документов - после минования практической надобности, но не свыше 25 лет; гибкие магнитные диски (дискеты) - 5 лет.

На документы, подлежащие уничтожению, составляется акт, который подписывается председателем и членами экспертной комиссии и утверждается руководителем учреждения.

Дела хранятся в архиве учреждения, ведомственных организаций и в государственном архиве.

Сдача дел в архив учреждения осуществляется по графику, утвержденном руководителем.

Дела временного хранения (до 10 лет) передаются в ведомственный архив по номенклатуре дел. Дела постоянного срока хранения, временного свыше 10 лет и по личному составу принимаются в архив по описи.

Если архив не имеет достаточного помещения допускается хранить дела временного хранения до их уничтожения по усмотрению руководителя в структурных подразделениях.

Главное архивное управление утверждает перечень организаций и предприятий дела которых подлежат сдаче в гос.архив и по графику принимает от них дела.

До передачи в гос.архив дела хранятся в архивах учреждения в течение следующих сроков:

¨       в учреждениях государственного значения - 15 лет;

¨       в учреждениях областного подчинения - 10 лет;

¨       в учреждениях городского и районного подчинения - 5 лет;

¨       материалы по личному составу - 75 лет;

¨       записи актов гражданского состояния - 75 лет.

По истечении указанных сроков дела передаются на хранение в гос.архив.

СНЯТИЕ КОПИЙ С ДОКУМЕНТОВ

 КОПИЯ – воспроизведение всех реквизитов документа.

1. Копия документа воспроизводится машинописным способом или с помощью средств оперативного размножения на бланке учреждения.

2. Все реквизиты копии оформляются так же, как и документы, по ГОСТ 6.38-90.

3. Если копия оформляется не на бланке, то при снятии ее полностью воспроизводится текст бланка подлинника.

4. Отметка «Копия» печатается то 7-го положения табулятора.

5. Копии заверяют в организациях и в нотариальной конторе.

6. В организации копию документа заверяют надписью «Верно», затем пишут должность сотрудника, завершившего копию, его личную подпись, расшифровку подписи и дату заверения.

7. Копия документа может быть заверена печатью.

8. Разновидности копий: отпуск, выписка, дубликат. Отпуск – это полная копия исходящего документа, остающегося у отправителя, которая изготовляется одновременно с подлинником под копирку и заверяется. Дубликат – второй экземпляр документа, выданный в связи с утерей подлинника. Дубликат и подлинник имеют одинаковую юридическую силу. Выписка из документа – копия части документа.

 

ОРГАНИЗАЦИЯ ПРИЕМА ПОСЕТИТЕЛЕЙ

Одним из важнейших видов деятельности руководителя является прием посетителей, который можно разделить на три вида:

а) прием сотрудников своего учреждения по текущим делам;

б) прием посетителей других организаций, в т.ч. делегаций;

в) прием посетителей по личным вопросам.