1. Организуя прием сотрудников, секретарь обязан:

а) знать круг лиц, имеющих доступ к руководителю в любое время и пропускать их безпрепятственно;

б) довести до сведения всех сотрудников учреждения часы приема и предупредить о них посетителей;

в) сообщать руководителю о посетителе с помощью переговорного устройства.

2. Организуя прием командированных из других организаций, секретарь обязан:

а) выяснить, согласовано ли заранее посещение;

б) выяснить вопрос, по которому прибыл посетитель;

в) отметить командировочное удостоверение;

г) оказать помощь в подборе необходимых материалов;

д) выяснить, обеспечен ли командированный специалист гостиницей; если нет, то оказать помощь в решении этого вопроса;

Если на прием прибыла делегация, то секретарю необходимо позаботиться заранее о выделении сотрудника учреждения, который будет сопровождать делегацию по объектам.

3. Организация приема посетителей по личным вопросам:

а) секретарь проводит запись на прием предварительно в карточках или журнале приема посетителей по форме: 

№ п/п

Дата и время приема

Фамилия, имя, отчество

Место работы

Примечание

 

б) в дни приема сотрудники, которые могут понадобиться руководителю, должны быть на рабочем месте, чтобы в случае необходимости руководитель мог переговорить с ними по телефону или вызвать к себе;

в) если в дни приема руководитель отсутствует, прием осуществляет работник, исполняющий обязанности руководителя;

г) если прием отменяется по уважительной причине, секретарь обязан известить посетителей об этом заранее и сообщить время, на которое прием переносится.

Обязанности секретаря во время приема:

а) позаботиться, чтобы была вывешена табличка о днях и времени приема посетителей;

б) вести учет посетителей и контролировать выполнение решений, принимаемых во время приема посетителей;

в) следить за очередностью приема и регламентом беседы.

работа секретаря по организации и проведению совещаний, заседаний, собраний

 Для решения вопросов, требующих коллегиального обсуждения, проводятся различного рода совещания, заседания, собрания. В зависимости от состава участников, периодичности проведения и характера обсуждаемых вопросов, они делятся на:

·     диспетчерские (ежедневные);

·     еженедельные;

·     ежемесячные собрания, заседания;

·     конференции;

·     пленумы, симпозиумы и т.д.

Есть выражение: «Хочешь сократить длительность совещания - не жалей времени на его подготовку».

1. Крупные совещания проводятся по плану, который дает возможность секретарю заранее продумать мероприятия по их подготовке.

Техническое оснащение совещания: стулья, столы (для президиума), меловая доска, микрофон, трибуна, аптечка с медикаментами и т.д.

Вместе с техническим персоналом секретарь проверяет исправность сетевых розеток, видео- и акустической аппаратуры, наличие удлинительных шнуров, экранов и т.д.

Необходимо предусмотреть рабочее место для стенографистки, при необходимости - присутствие переводчика.

Организационное обеспечение участников совещания:

·     регистрация;

·     размещение;

·     транспортное обеспечение;

·     питание;

·     культурно-массовые мероприятия;

·     снабжение канцпринадлежностями;

·     оснащение помещения техническими средствами.

2. Секретарь, как правило, ведет подготовку к оперативным совещаниям, которые проводятся раз в неделю или ежедневно в кабинете руководителя.

Обязанности секретаря по подготовке оперативного совещания:

·     оповещает участников совещания;

·     осуществляет контроль за их своевременной явкой;

·     выясняет и докладывает руководителя о причинах отсутствия участников на совещании;

·     обеспечивает канцтоварами, стульями участников совещания;

·     после окончания совещания приводит в порядок кабинет.

3. Если руководитель приглашен на совещание, то секретарь должен:

·     заранее подготовить для него нужные документы;

·     отпечатать текст доклада;

·     своевременно напомнить руководителю о дате, месте и часе совещания, его продолжительности.

4. Если руководитель посылает на совещание своего заместителя, то секретарь должен сообщить ему всю необходимую информацию и обеспечить соответствующими материалами.

ПОДГОТОВКА ИНФОРМАЦИИ ДЛЯ РУКОВОДИТЕЛЯ

1. С каждым днем поток информации возрастает. Для ее обработки в некоторых организациях существуют целые отделы.

2. В небольших офисах этой работой занимается секретарь, который обязан помогать руководителю в подборе информации.

3. С целью подготовки информации секретарь может обратиться в библиотеку или к компетентным специалистам.

4. В международной практике используются два способа обработки информации

1) все подобранные материалы ксерокопируются, в них делаются пометки, подчеркиваются главные мысли в статьях, отмечаются интересные факты;

2) составляется информативно-обзорный реферат по плану.

План

1. Вводная часть

1.1. Общее название реферата

1.2. Список статей с указанием авторов и сведений об изданиях

2. Основная часть

2.1. Цель обзора

2.2 Конкретные цифры, примеры, факты, которые руководитель может использовать практически

2.3. Вывод авторов статей

Составляя реферат, секретарь не должен вносить каких-либо дополнений от себя. Следует избегать повторений, сложных предложений, включения в текст иностранных слов, терминов. В реферат могут быть включены таблицы, схемы, графики.

5. Подборку материалов вкладывают в папку и представляют руководителю.