Пояснювальна записка

Пояснювальна записка — це документ, який адресований керівнику організації для пояснення дійсної ситуації, фактів, дій або вчинків працівника на вимогу керівника, а у деяких випадках — за ініціативою працівника.

Пояснювальна записка у межах організації складається на чистому аркуші паперу з вказівкою таких реквізитів:

адресат (кому направляється);

найменування виду документа (Пояснювальна записка);

заголовок до тексту (про що);

текст;

дата;

підпис.

Якщо пояснювальна записка направляється керівнику іншої організації, то вона складається на бланку і реєструється.

На практиці пояснювальною запискою також називають другу частину документу (звіту, плану, проекту) або один із додатків до нього.

Якщо така пояснювальна записка має самостійне значення і відокремлена від основного документа, її складають на бланку організації. Залежно від змісту і призначення пояснювальні записки діляться на дві групи:

службові;

особисті записки працівників з приводу їх поведінки, роботи тощо.

Пояснювальна записка оформляється аналогічно доповідним запискам. Викладення тексту може бути прямим або зворотнім (висновок передує доводам).

Довідка

Довідка — це документ інформаційного характеру, що описує, підтверджує та встановлює факти, події.

Довідки можуть бути службового і особистого характеру.

Довідка службового характеру складається на запит або за вказівкою вищих органів чи службової особи. Довідка, що видається службовій особі, підписується виконавцем, а та, що направляється до вищих органів — керівником організації, або особою, яка виконує його обов´язки.

Довідка, що видається за межі організації, оформляється на бланку і містить у собі такі реквізити: вид документа; адресат;

дата; заголовок до тексту; текст; підпис, місце укладання. Внутрішня довідка оформляється на внутрішньому бланку або на чистому аркуші.

Довідки особистого характеру оформляються на бланках або на чистих аркушах і мають такі реквізити: вид документа; індекс; дата; текст; підпис; печатка. У тексті зазначається назва установи, якій видається довідка. Доцільно починати текст довідки з подання в називному відмінку прізвища, імені та по-батькові особи, про яку подаються відомості. Не рекомендується вживати архаїчні звороти типу "цим повідомляємо", "дійсно працює" тощо.

Оскільки текст довідки, як правило, типовий, треба користуватися трафаретними бланками, в яких від руки заповнюються лише окремі частини реквізитів.

В організаціях частіше всього складаються довідки, що підтверджують роботу або оплату праці співробітників. У них вказуються спеціальність, посада, кваліфікація, час роботи і розмір заробітної плати.

Одним із видів довідки є довідка, яка складається по запиту керівництва і містить інформацію на виробничу тематику, наприклад, про стан торгівлі визначеними товарами, фінансовий стан організації та інші. Такі довідки можуть бути як для внутрішнього, такі для зовнішнього використання. Вони складаються у двох примірниках, один із яких направляється адресату, а другий — залишається у справі підрозділу, який склав цей документ.

При наявності у довідці повідомлень фінансового характеру вона підписується керівником і головним бухгалтером, а їх підписи завіряються печаткою організації.

Дата або період часу, до якого відносяться приведені у довідці інформаційні матеріали, включаються у заголовок до тексту: "За станом на 10.09.01 р.", "За період з 10.08.01р. по 30.09.99 p.".