Протокол

Протокол — це документ, який фіксує хід обговорення питань та прийняття рішень на зборах, нарадах, засіданнях, конференціях та на засіданнях колегіальних органів.

Протокол також є документом, який складений офіційною особою для засвідчення якогось факту (протокол інспектора пожежної охорони, санітарного інспектора тощо). За своїм змістом вони наближаються до актів і мають невелику вагу.

Протоколи фіксують послідовний процес роботи та прийняття рішення.

У повних та стенографічних протоколах повинен бути зміст всіх виступів за кожним питанням порядку денного.

Протоколи ведуть:

• посадові особи — секретарі, діловоди, стенографісти;

• особи вибрані на засіданні — секретарі, секретаріати.

Протоколи складають на основі рукописних, стенографічних, магнітофонних записів, проведених під час засідання.

В протоколі висвітлюються всі думки, які висказані у процесі обговорення, точки зору та заяви, а також всі прийняті рішення.

В комерційних організаціях складаються протоколи засідань правління акціонерних товариств, ради директорів (засновників), протоколи загальних зборів акціонерів та ін.

Протокол має такі реквізити:

найменування організації (якщо це необхідно);

назва виду документа (протокол);

дата, місце проведення зібрання;

індекс;

гриф затвердження (якщо протокол підлягає затвердженню);

заголовок;

порядок денний. Питання формулюються у називному відмінку;

текст;

підписи керівників зборів, нарад, голови та секретаря.

Заголовок тексту протоколу є назва колегіального органу або конкретної наради із зазначенням їх характеру:

Протокол ... засідання правління ВАТ ..., засідання місцевого комітету профспілки, наради у директора.

Текст протоколу складається із вступної та основної частини.

У вступній частині після слова "Присутні" вказуються прізвища всіх присутніх на засіданні членів колегіального органу або працівників, а також запрошених осіб. Якщо їх кількість більше 15, до протоколу додається список присутніх. У цьому випадку у вступній частині протоколу вказується тільки їх загальна кількість. Прізвища учасників засідання розміщують в алфавітному порядку (окремо — члени колегіального органу, окремо — запрошені). Після прізвища запрошеної особи вказують назву організації яку він представляє, місце роботи і посаду. На багатолюдних зборах та засіданнях вказують тільки кількість присутніх (присутніх — 90 чоловік).

Після виборів голови та секретаря (якщо це потрібно) вказують їх прізвища та ініціали:

Голова ініціали та прізвище.

Секретар ініціали та прізвище.

Після цього нижче розміщують порядок денний засідання (перелік питань які треба розглянути).

Питання у порядку денному розміщують за їх важливістю, складністю і часом обговорення. Прості питання розглядаються останніми. Кожний пункт порядку денного нумерується, записується з нової строки і відповідає на питання "про що"? ("Про підсумки роботи...")

Основна частина протоколу складається із розділів відповідних пунктів порядку денного. Текст кожного розділу розміщується за схемою:

СЛУХАЛИ: ВИСТУПИЛИ: УХВАЛИЛИ.

Слово "СЛУХАЛИ" пишеться великими літерами на одній строчці з цифрою порядкового номеру питання порядку денного. На наступному рядку з абзацу вказують прізвище та ініціали доповідача.

Потім у формі прямої мови викладають зміст доповіді.

Якщо текст доповіді написаний, то він додається до протоколу, а після прізвища доповідача записують "текст доповіді додається".

Слово "ВИСТУПИЛИ" записується великими літерами з нового абзацу, а потім вказується прізвище та ініціали осіб, які виступали та їх зміст виступу за формою прямої мови.

Особлива увага надається запису виступів осіб які мають свою особливу думку щодо змісту основної доповіді. Не обов´язково записувати мову слово у слово. Краше написати про що говорив доповідач.

Питання до доповідачів і виступаючих записується у такій формі, як вони були сформульовані.

Слово "УХВАЛИЛИ" пишеться великими літерами нижче з нового абзацу.

Рішення, якщо воно містить різні питання, треба групувати за пунктами та нумерувати арабськими цифрами. Кожний пункт починають з нового рядка.

Якщо рішенням затверджується якийсь документ, то останній додається до протоколу. Формулювання рішень повинно носити розпорядчий стиль без подвійного тлумачення.

Датою протоколу є дата проведення засідання колегіального органу (зборів, наради), а якщо воно проходить декілька днів, то вказуються дати початку і закінчення через риску.

Протоколи спільних засідань мають дробний номер з відповідними номерами протоколів різних органів, які брали участь.

Протокол підписують голова і секретар зборів або засідання. До протоколу додаються необхідні матеріали: доповіді, довідки та ін.

ВІДКРИТЕ АКЦІОНЕРНЕ ТОВАРИСТВО "УНІВЕРСАМ"

ПРОТОКОЛ № 6

02.08.01 р.

Засідання правління ВАТ "Універсам" Голова: Романов В.П. Секретар: Рогова І.П.

Присутні: Гудима В.Д., Корін Р.С., Разін СП., Тихий П.С.

Порядок денний:

1. Про створення філії у м. Вінниці.

Доповідач Гудима В.Д.

2...........

1. СЛУХАЛИ: ТИХОГО П.С. - короткий зміст доповіді.

ВИСТУПИЛИ:

КОРШ Р.С. — короткий зміст виступу. РАЗШ СП. — короткий зміст виступу. УХВАЛИЛИ:

1.1. Підготувати необхідну документацію на створення філії у м.Вінниці до 10.03.01 р. Відповідальний Разін Р.Б.

1.2.Доопрацювати бізнес-план філії з урахуванням пропозицій та доповнень Коріня Р.С. і Разіна СП. до 10.09.01 р. Відповідальний Тихий П.С.

2. СЛУХАЛИ:

(пункт 2 порядку денного)

Голова правління підпис РомановВ.П.

Секретар підпис Рогова І.П.

Рішення, які прийняті на засіданні, доводяться до працівників організації (виконавців) у вигляді копії самого протоколу або витягу постановчої частини із нього, або у вигляді інших розпорядчих документів: наказів, рішень, складених на основі протоколу.

Протоколи зберігаються не менше 10 років, а потім передаються в архів.