Постанова

Постанова — це форма розпорядчого впливу на хід подій у процесі управління колегіального органу. Постанови видаються Урядом України, Державними комітетами, місцевими державними адміністраціями, радами місцевого самоврядування, комісіями та ін.

Постановою є також прикінцева частина протоколу засідання колегіального органу (зборів, правління, президії та ін.). Ці постанови вводяться у протокол або додаються до нього. При необхідності можуть оформлятись як витяги із протоколу. Текст постанови складається із констатаційної та розпорядчої частин.

У констатаційній частині фіксуються мотиви дій, які передбачені постановою, дається посилання на розпорядчий документ вищого органу управління як основа для видання постанови.

Розпорядча частина починається із найменування колегіального органу і слова "постановляє", яке пишеться великими літерами. Наступний текст викладається у владній наказовій формі (кому, що і коли робити).

Датою постанови є дата засідання колегіального органу, на якому вона прийнята.

Підписують постанову голова та секретар колегіального органу на спеціальних бланках організації.

Реквізити постанови:

найменування виду документа (Постанова);

дата;

індекс;

місце видання;

заголовок;

текст;

підписи;

візи;

гриф узгодження.

Акти

Акт — це документ, який складено декількома особами для підтвердження фактів, подій. Вони складаються у різних ситуаціях і тому мають багато різновидів:

акт приймання робіт, виконаних за договором;

акт приймання-передачі документів;

акт приймання-передачі товарно-матеріальних цінностей;

акт списання матеріалів;

комерційний акт та ін.

Акти оформляються комісією, що діє постійно або призначається за рішенням керівництва організації.

Акти можуть бути внутрішніми і зовнішніми документами організації.

Акти повинні мати вступну і основну частини.

У вступній частині акту вказується посилання на основу його складання (письмове або усне розпорядження керівництва, якість, факти, події, дії).

Потім вказується склад комісії: прізвище та ініціали голови і членів комісії, при необхідності їх посади, а також присутніх.

Кожен акт має свій заголовок (Акт приймання передачі справ та ін.).

В основній частині акту викладаються цілі, завдання, сутність проведеної роботи, її результати у вигляді висновків, пропозицій. У кінці тексту вказується кількість складених екземплярів і кому вони призначені.

Акти підписуються головою і членами комісії.

Якщо акти складені за матеріальними, фінансовими та іншими важливими питаннями, то їх необхідно затвердити керівництвом організації і завірити підпис печаткою. Після цього вони мають юридичну силу.

Доповідна (службова) записка

Доповідна записка — це документ, адресований керівнику організації або вищому органу управління. Вона містить викладення якогось питання з висновками та пропозиціями щодо його вирішення.

Доповідна записка складається тоді, коли є необхідність довести до відома керівника про наявні факти, події, про виконану роботу.

Доповідна записка повинна мати заголовок до тексту, який розкриває її зміст. Вона складається із двох частин. У першій частині тексту викладаються факти, події, що стали приводом до написання доповідної записки, а друга частина повинна містити висновки та пропозиції про конкретні дії, які на думку автора, необхідно здійснити за викладеними фактами.

Внутрішні доповідні записки повинні бути підписані працівником, а зовнішні, що направляються у вищі органи — керівником організації.

Датою доповідної записки вважається дата її підпису.

Зразок доповідної записки

Директору фірми "Альфа" Григор´єву Ю.М.

Доповідна записка

03.06.01 р.

Про додаткове фінансування замовлення № 506____ .

Доводжу до Вашого відома, що ціни на поліграфічні послуги у III кварталі 2001 р. зросли на 10 %, а калькуляція витрат на замовлення № 506 передбачає витрати за старими цінами.

У зв´язку з цим прошу виділити додатково грн. для завершення робіт за вказаним замовленням.

Начальник відділу реклами підпис Сич Ч.П.

Зразок службової записки, написаної агентом з продажу у рекламне агентство

Дата Кому: Від кого:

Заголовок: Планування рекламної компанії

Початок нашої рекламної кампанії припадає на другу половину січня 2002 року. Це зобов´язує нас дотримуватись визначеного графіка.

З 10 по 15 серпня нам необхідно прийняти остаточний план рекламної кампанії і визначити джерело фінансування. Пропоную призначити загальну нараду 11 серпня о 10 годині і провести її у моєму офісі. На протязі першого тижня вересня ми повинні надати наші плани для розгляду представникам кожного із шести регіонів.

Жирнов A.M. узгодить дати з усіма регіонами і до 1 серпня повідомить Вам про результати.

Якщо у Вас виникнуть якісь питання з приводу наших планів, телефонуйте нам.

Підпис Сич Ч.П.