Телефонограма

Телефонограма використовується у межах дії місцевого телефонного зв´язку. Зміст телефонограми передається адресатові по телефону, текст диктується і записується.

При передаванні телефонограми необхідно дотримуватись наступного:

- передавати тільки термінову і коротку інформацію;

- перевіряти правильність запису повторним читанням;

- текст має бути стислим (не більше 50 слів);

- не використовувати рідковживані складні звороти, слова, що важко вимовляються;

- записувати телефонограми у спеціальний журнал.

Працівник, який приймає телефонограму, повинен записати такі реквізити:

- назву адресата, установи, яка передає телефонограму;

- індекс; -дату;

- заголовок (при необхідності);

- текст;

- підпис (посадової особи, яка підписала текст);

- прізвища осіб, хто передав і хто прийняв телефонограму;

- час приймання та передачі тексту.

Таким чином, телефонограма — узагальнена назва різних за змістом документів, які відрізняються особливим способом прийому-передачі тексту — телефоном. Телефонограми використовуються для передачі термінових коротких повідомлень, для передачі виклику на наради, засідання, а також для отримання інформації оперативного характеру, яка потребує документального оформлення.

Телефонограми друкуються на папері формату не менше ніж А5 за встановленою формою (див. зразок). Після обов´язкового звірення з приймаючим переданого тексту телефонограми особа, яка передавала текст заповнює такі реквізити:

- у рядку "Прийняв" зазначається посада і прізвище особи, яка прийняла телефонограму та номер її телефону;

- у рядку "Передав" вказується посада, прізвище, номер телефону, з якого телефонограма була передана, час передачі телефонограми (години, хвилини) і дата (число, місяць, рік).

До телефонограми, зміст якої передається в декілька адрес, на звороті телефонограми складається список адресатів і номери телефонів, за якими вона повинна бути передана.

Отримана телефонограма повинна бути віддрукована, вичитана, зареєстрована і передана керівництву організації негайно. Забороняється передавати телефонограми між структурними підрозділами організації.

Передача телефонограм, ведення міжміських телефонних розмов здійснюється з телефонних апаратів, визначених для цієї мети.

Зразок

ТЕЛЕФОНОГРАМА

21.08.01 №23-08/39

Начальнику комерційного відділу

фірми "Альфа"

Ініціали, прізвище

тел. 318-11-86

На виконання доручення правління фірми від 07.06.01 № 883/45 24.09.01 о 10.00 у правовому управлінні корпорації (Орлина площа, 9, кім. 121) відбудеться нарада з обговорення проекту комерційної угоди. Просимо взяти участь у нараді.

Начальник

правового управління підпис, ініціали, прізвище

Передав: посада підпис Прізвище, телефон

________________________ год. _ хв. дата

Прийняв: посада Прізвище, телефон

ОФОРМЛЕННЯ СПІЛЬНИХ ДОКУМЕНТІВ

Документи, що видаються спільно з іншими організаціями оформляються і викладаються за відповідною формою. В заголовку документа вказується повне найменування організацій, які беруть участь у розробці документа, наприклад:

Державний комітет статистики Міністерство економіки

України України

НАКАЗ

02.06.01 № 128/58

м. Київ

Підписи на цих документах розміщуються на одному рівні, в найменуванні посад осіб, які підписують документ, вказуються найменування міністерств, відомств, організацій, які беруть участь у розробці документа, наприклад:

Заступник голови Заступник Міністра

Державного комітету економіки України

підпис, розшифрування підпис, розшифрування

підпису підпису

Примірники цих документів, в тому числі і додатки, які залишаються у справах кожної організації, повинні мати найменування посад, особисті підписи посадових осіб, їх розшифрування і дату. Індексом такого документа є порядкові реєстраційні номери, що присвоюються організаціями, які його видали, розділені косою рискою. Першим повинен вказуватися номер організації, відповідальної за підготовку проекту документа.

Датою такого документа є дата його реєстрації установою, яка здійснювала реєстрацію цього документа останньою.

ПРАВИЛА ОФОРМЛЕННЯ КОПІЙ І ДОДАТКІВ

Додатки до основних документів можуть бути трьох видів:

- додатки, які затверджуються відповідними розпорядчими документами;

- додатки, які пояснюють або доповнюють зміст основного документу;

- додатки до супровідних листів як самостійні документи.

Вказівка про наявність додатка може бути у тексті основного або супровідного документа. Назви додатків, кількість сторінок у них та примірників вказуються між текстом документа і підписом. При наявності декількох додатків до розпорядчого документа на них проставляється порядковий номер: "Додаток 1 "/´Додаток 2" та ін.