2. Організаційно – протокольне забезпечення міжнародних конференцій нарад самітів.

Міжнародні конференції - тимчасові колективні органи, які створю­ються для розгляду питань, що представляють спільний інтерес. Міжна­родні конференції бувають міжурядовими і неурядовими. Міжурядові конференції - зібрання офіційних представників двох або більше держав для розгляду тих або інших питань, які зачіпають інтереси цих держав.

 

Різниця в найменуваннях міжнародних форумів (наради, конгреси, зустрічі, переговори, саміти) суттєво не впливає на їхнє пртокольно-організаційне забезпечення.

Для організаційного забезпечення конференції її ініціаторами ство­рюється секретаріат (оргкомітет). Його роль полягає в розсилці запро­шень, розробці проектів документів, бронюванні готелів, замовленні транспорту, підготовці конференц-залів тощо. Під час роботи конферен­ції секретаріат відповідає за низку адміністративних питань: організа­цію зустрічі учасників конференції, підтримання зв'язку з місцевою вла­дою, забезпечення делегатів перекладачами та аудіо - й відеозасоба-ми, ведення протоколів засідань згідно із правилами процедури, тира­жування проектів документів, опублікування матеріалів конференції після її завершення тощо.

Обов'язковий елемент конференції- наявність правил процедури, які визначають діяльність її учасників і до яких головуючий апелює у випад­ку сумнівів або незгоди. Правила процедури можуть бути поширеними завчасно у вигляді проекту разом із повідомленням про час і місце про­ведення міжнародного форуму, його порядком денним.

 

До початку форуму вирішується й питання про офіційні та робочі мо-и конференції. Офіційні мови - мови, якими видаються всі документи, що отримують статус офіційних. Робочі мови - мови, якими ведуться дебати, складаються доповіді, проекти документів. Організатори конфе­ренції беруть на себе зобов'язання забезпечити синхронний переклад виступів на всі офіційні й робочі мови конференції. Представник, який виступає мовою, не визнаною офіційною або робочою, повинен сам за­безпечити переклад на одну з офіційних мов (забезпечити усний пере­клад або надати текст виступу, надати в розпорядження перекладача свого представника для зручності). Усний переклад на неофіційні мови під час роботи міжнародних конференцій не забезпечується. Проект правил процедури може також містити:

•    порядок і тривалість дискусії: наприклад, право виступити один раз з кожного питання; право на протест (реагування на образливі або недоречні висловлювання); право відповіді на висловлювання ін­ших виступаючих;

•    порядок внесення пропозицій (зазвичай приймаються лише пись­мові пропозиції в якості можливого проекту резолюції);

•    кворум конференції (зазвичай їх два): мінімальна кількість учасників, присутність яких необхідна для ведення дискусії, і мінімальне число учасників, присутність яких потрібна для проведення голосування;

•    порядок прийняття рішень.

Організатори конфе­ренції беруть на себе зобов'язання забезпечити синхронний переклад виступів на всі офіційні й робочі мови конференції. Представник, який виступає мовою, не визнаною офіційною або робочою, повинен сам за­безпечити переклад на одну з офіційних мов (забезпечити усний пере­клад або надати текст виступу, надати в розпорядження перекладача свого представника для зручності). Усний переклад на неофіційні мови під час роботи міжнародних конференцій не забезпечується. Проект правил процедури може також містити:

•    порядок і тривалість дискусії: наприклад, право виступити один раз з кожного питання; право на протест (реагування на образливі або недоречні висловлювання); право відповіді на висловлювання ін­ших виступаючих;

•    порядок внесення пропозицій (зазвичай приймаються лише пись­мові пропозиції в якості можливого проекту резолюції);

•    кворум конференції (зазвичай їх два): мінімальна кількість учасників, присутність яких необхідна для ведення дискусії, і мінімальне число учасників, присутність яких потрібна для проведення голосування;

•    порядок прийняття рішень.

 

На першому засіданні (відкритті конференції) зазвичай головує пред­ставник приймаючої країни (тимчасовий голова). Подальше головування здійснюється на засадах щоденної ротації представників (глав делега­цій) всіх країн-учасниць. Країна, з якої починається головування на ро­бочих засіданнях, також визначається за допомогою жеребкування. Далі дотримуються принципу алфавіту.

 

Функції головуючого чітко окреслюються в правилах процедури. їх за­твердження - одне з перших питань, які виносить головуючий на розгляд учасників конференції.

До числа процедурних функцій головуючого належить:

•    відкриття й закриття конференції, оголошення перерви в її роботі;

•    оголошення порядку денного;

•    запрошення виступаючих на трибуну;

•    контроль за дотриманням виступаючими регламенту, передбаче­ного процедурою;

•    постановка на обговорення й голосування питань, які виникають під час дискусій;

•    оголошення результатів голосування;

•  інформування конференції з усіх питань, які стосуються її роботи.