2. Оформление результатов ревизии и проверки

Структура акта контроля.

Контроллеры составляют акты в зависимости от проведённого типа контроля (на соответствие, финансовой отчётности и эффективности).

Акты проведения контроля включает в себя семь разделов:

1. Введение

2. Цель контроля

3. Масштаб

4. Выявления

5. О проведённой работе в ходе контроля

6. Выводы

7. Рекомендации

1. В разделе «Введение» излагаются основания для проведения контроля, то есть в соответствии с каким законодательными и нормативно – правовыми актами проведён контроль (например: Закон Республики Казахстан «О контроле», Плана работы Комитета финансового контроля на соответствующий год, поручение руководства Комитета и Министерства, и других уполномоченных государственных органов и информацию о регистрации проверок в органах прокуратуры)

- кем проводился контроль

- наименование объекта контроля, который подвергался контролю

при подготовке к контролю необходимо затребовать у объекта контроля данные касательно того, каким органом контроля осуществлялся предыдущий контроль, за какой период и его результаты, а также принятые меры по его результатам

- информация об объекте контроля – отражаются Ф.И.О. главных распорядителей лимитов, имеющих право первой и второй подписи

2. По разделу «Цель контроля» - точная формулировка того, что должно быть выполнено в процессе его проведения. указывается с какой целью проводится контроль с указанием предполагаемых вопросов, включая определение целевого и эффективного использования бюджетных средств, достоверность финансовой отчётности и эффективности использования бюджетных средств

3. Раздел «Масштаб» состоит из следующих частей:

- что входило в контроль – какие объекты контроля и какие вопросы подпрограммы

- процедуры контроля – каким образом осуществлялся контроль, выборочным или сплошным методом (например, контроль кассовых операций проведён сплошным методом, а контроль соблюдения законодательства по оплате труда – выборочным методом)

- охваченный промежуток времени – в акте необходимо указать на какой период времени применяются процедуры контроля, то есть контролю подверглись период в три месяца, два года и т.д. Необходимо указывать период времени с какой по какой даты объект контроля охвачен контролёром.

- продолжительность контроля - продолжительность контроля заключается в том, в течении какого периода осуществлялся контроль.

- ограничения (если таковые есть)- необходимо указать случаи непредставления, неполного представления необходимых документов, отказ в даче пояснений (разъяснений) и т. д.

4. Раздел «Выявления» представляет основную часть акта контроля, здесь отражаются результаты проведённого контроля. В частности, что выявлено – необходимо отразить выявления, расположив его по годам и в хронологическом порядке, по типам нарушений в соответствии с выходными формами акта, приложенных к акту с указанием итоговых сумм для последующего отражения их в отчётности.

Затем проводятся доказательства выявленных фактов, описываются кратко и должно содержать только документально обоснованные и проверенные факты. При их изложении необходима ясность и точность описания со ссылкой по каждому факту на соответствующие нормативные акты, которые нарушены или не соблюдены.

5. Раздел «О проведённой работе в ходе контроля» - указывается устранение нарушений и недостатков в ходе контроля

6. Раздел «Выводы» - содержит причины, обусловившие данные нарушения, их факторы образования

7. Раздел «Рекомендации» (если таковые есть) на основании изложенных причин составляются предложения в части того, что нужно сделать объекту контроля по приведению их деятельности в соответствии с бюджетным законодательством, т.е. для предотвращения нарушений в будущем. А также внесение предложений по изменению действующего законодательства или по совершенствованию нормативных правовых актов.

Требования к составлению акта контроля

Акт проведение контроля имеет важное значение, так как обсуждается большинством должностных лиц объекта контроля и несомненно, является основой для принятия решений по улучшению его деятельности.

Окончательные акты должны соответствовать стандартам отчётности.

В акте отражаются результаты экономического анализа финансово-хозяйственной деятельной со ссылкой на соответствующие таблицы и расчёты.

Содержание акта контроля должны отвечать следующим принципам:

1. Полноты

2. Краткости

3. Логичности

4. Объективности

5. Точности

6. Конструктивности

Формулировки в акте должны носить лаконичных характер и быть тактичным. Не следует употреблять терминов, носящий характер юридической квалификации действий должностных лиц: «растратил», «присвоил», «преступление», «злоупотребление», «преступная деятельность», «халатность». Необходимо помнить, что оценку действий виновных лиц дает вышестоящий орган учреждения и правоохранительное органы.

При написании акта ревизор должен ограничиваться примерно следующей терминологией: «недостача», «излишек», «перерасход», «невыполнение плана», «материальный ущерб», «нарушение закона, приказа, инструкции».

Нельзя смешивать недостачу с хищением. Под недостачей понимается нехватка на ревизуемом объекте или у конкретного материально ответственного лица денежных средств или товарно-материальных ценностей по сравнению с их количеством по данным бухгалтерского учёта.

Не включаются в акт как бы то ни были факты, основанные на устных заявлениях. В формулировках не должны просматриваться личные взгляды и выводы, замечания и умозаключение ревизора. В тоже время не допустимо замалчивание в акте контроля нарушений и недостатков в работе ревизуемого объекта и отдельных должностных лиц. За объективность и правдивость фактов проводимых в акте, за точность каждой цифры ревизор несёт ответственность.

Качественное составление акта проведения контроля - важная и ответственная задача. Особое внимание при этом обращается на убедительность аргументов, приведённых в акте по фактам негативных явлений в деятельности отдельных должностных и материально-ответственных лиц.

По результатом контроля должны подготавливаться акты, заключения, констатирующие выявленные факты и оформленные в установленном порядке. Постановления, предписания и представления органов контроля должны содержать выводы и рекомендации, направленные на исправление недостатков в объекте контроля, и, при необходимости, предложения по проведению последующего контроля с указанием его отдельных направлений, не охваченных настоящим контролем

Акт проведения контроля составляется в четырех экземплярах со всеми приложениями: первый экземпляр - для проверяющего, второй - для руководителя объекта контроля, третий - для Счетного Комитета по контролю за исполнением республиканского бюджета, четвертый - для Комитета финансового контроля.

Акт контроля подписывается проверяющим, первым руководителем учреждения и главным бухгалтером. При наличии возражений или замечаний по акту проведения контроля со стороны руководителя, главного бухгалтера они делают об этом оговорку перед своей подписью и прилагают письменное возражения или замечания при подписании акта, либо в течении трёх дней со дня ознакомления с актом контроля.

Руководитель Комитета финансового контроля или территориального подразделения рассматривает полученные возражения в недельный срок со дня поступления возражений дает заключение руководителю объекта контроля, и после чего акт контроля считается подписанным.

При отказе руководителя объекта контроля, главного бухгалтера подписывать акт проведения контроля, он подписывается контролёром – ревизором. В этом случае акт проведения контроля должен быть направлен объекту контроля по почте или иным способом, подтверждающим дату его получения. При этом к экземпляру акта контроля, оставшему на хранении в Комитете или его территориальных подразделениях прилагаются документы подтверждающие факт получения объектом контроля акта проведения контроля. Указанный акт проведения контроля в обязательном порядке должен передаваться руководству Комитета или территориального подразделения для выяснения причин, вызвавших возражение объекта контроля и принятия окончательного решения.

В случае когда объект не согласен с выводами руководителя Комитета или территориального подразделения, он вправе обжаловать принятое решение в порядке, установленным законодательством Республики Казахстан.

В тех случаях когда, по выявленным фактам необходимо принять срочные меры к устранению нарушений или привлечению к ответственности лиц, виновных в этих нарушениях, в ходе контроля составляется отдельны (промежуточный) акт, с приложением к нему объяснений должностных лиц.

Приложение к акту предварительно подписываются и нумеруются.

Должностные лица Комитета или его территориального подразделения, принявшие от проверяющих материалы контроля, непозднее 5-дневного срока после подписания акта контроля оформляют заключение на его соответствие стандартам контроля и программе проверки.

Акты контроля в Комитете принимают начальники Управлений и их заместители, а в его территориальных подразделениях - начальники отделов.

Один экземпляр утвержденного заключения е приложенным актом и программой контроля передается в Управление (отдел) методологии, анализа и отчетности для проведения экспертизы качества материала контроля, где принимается и регистрируется в отдельном журнале входящей корреспонденции.

Материалы контроля после их рассмотрения передаются руководству Комитета и территориальных подразделений, которые в недельный срок по результатам его рассмотрения принимают соответствующие решения.

Территориальные подразделения представляют в одном экземпляре результаты актов контроля использования средств республиканского бюджета Комитету.

Не допускается внесение каких-либо изменений в акт контроля после его подписания проверяющими и должностными лицами объекта контроля.

По мере выявления нарушений и недостатков в финансовой деятельности, контролер-ревизор вносит руководителю объекта контроля предложения о принятии мер по пресечении противоправных действий, устранению допущенных нарушений, обеспечению возмещения причиненного материального ущерба.

В тех случаях, когда принятыми в ходе контроля мерами не обеспечивается полное устранение всех выявленных недостатков в работе объекта контроля. Комитет и ею территориальные подразделения:

1) направляют предписание руководителю объекта контроля об устранении выявленных нарушений, о принятии мер к возмещению причиненного материального ущерба по установленной форме

2) территориальные подразделения Комитета направляют предложения по предотвращению фактов нарушений, устранению причин и условий, оказывающих негативное влияние на работу объектов контроля для дальнейшей реализации.

При установлении фактов использования выделенных средств на не предусмотренные казначейскими разрешениями, по предписанием Комитета и его территориальных органов Комитет Казначейства и его территориальные подразделения отзывают средства, выделенные из республиканского бюджета, у государственных учреждений, в том числе у администраторов республиканских бюджетных программ.

Комитет и его территориальные подразделения рассматривают дела об административных правонарушениях и налагают административные взыскания за нарушения в использовании средств республиканского бюджета, предусмотренные статьей 177 Кодекса Республики Казахстан об административных правонарушениях.

Комитет и его территориальные подразделения:

1) осуществляют контроль за устранением выявленных недостатков и нарушений, выполнением принятых по результатам контроля решений;

2) ведут учет контроля и их результатов;

3) территориальные подразделения Комитета составляют и представляют в Комитет отчеты о проделанной работе по установленной форме

4) Комитет проводит анализ по выявленным и восстановленным финансовым нарушениям и направляет в установленном порядке информацию в Правительство Республики Казахстан, администраторам бюджетных программ;

5) по окончании контроля о фактах нарушений в использовании бюджетных средств и злоупотреблениях руководителей информирует вышестоящие инстанции;

6) направляются предложения государственным и исполнительным органам республики по предотвращению подобных случаев в дальнейшем и привлечении виновных лиц к предусмотренной законодательными актами ответственности, возмещению причиненного материального ущерба.