Тема 10:організація обліку грошових коштів та дебіторської заборгованості Ключові поняття:

Безготівкові розрахунки – це розрахунки, що здійснюються шляхом запису операцій на рахунках банків.

Готівкові розрахунки – це розрахунки, що здійснюються за допомогою готівки у порядку, установленому законодавством України.

Касова дисципліна - це своєчасне оформлення операцій з надходження та видачі грошей, правильне ведення касової книги та звіту касира, своєчасне подання звіту та документів до бухгалтерії, своєчасна здача понад лімітованих коштів до банку, забезпечення цільового використання коштів.

1. Основи організації обліку грошових коштів та дебіторської заборгованості

Організація обліку грошових та розрахункових операцій полягає у цілеспрямованому упорядкуванні способів і методів збирання первинної облікової інформації, обробки показників, вибору вихідної інформації, раціоналізації й удосконаленні оперативного контролю та роботи облікового апарату.

Для раціональної організації обліку грошових коштів необхідні певні передумови: забезпечення бухгалтерії нормативними документами з обліку грошових коштів та дебіторської заборгованості та реквізитами контрагентів; наявність мережі банків; облаштування каси відповідно до вимог нормативних документів; забезпечення обіговими коштами в обсягах, необхідних для своєчасних розрахунків; наявність штату касирів та інкасаторів відповідної кваліфікації.

2. Організація обліку касових операцій

Організація обліку касових операцій включає: 1) організацію приміщення каси та збереження готівки; 2) організацію документування касових операцій; 3) організацію аналітичного і синтетичного обліку касових операцій; 4) оперативний контроль касової дисципліни.

Організація касового господарствавключає: обладнання приміщення каси, яке б унеможливлювало доступ до нього сторонніх осіб; підбір кадрів; організацію доставки виручки у банк та готівки з банку; охорону каси.

Ліміт каси розраховується підприємством самостійно, виходячи із залишків каси за три місяці попереднього року, взятих поспіль. Розрахунок ліміту каси підписується головним (старшим) бухгалтером та керівником підприємства та затверджується внутрішнім наказом по підприємству.

Організація документування касових операцій включає: вибір первинних документів, якими оформлюються касові операції; розробку порядку їх складання, реєстрації, перевірки та підписування; призначення осіб, відповідальних за оформлення документів; забезпечення бухгалтерів реквізитами, необхідними для складання документів, комп’ютерною технікою для їх заповнення та реєстрації у журналі та розробку графіків документообігу.

Готівка до каси приймається за прибутковими касовими ордерами (ф. КО-1). Їх підписує головний бухгалтер або особа, уповноважена наказом по підприємству. Особам, яка вносить кошти, видається квитанція за підписом головного бухгалтера, засвідчена відбитком печатки підприємства.

Видачу готівки з каси оформлюють видатковими касовими ордерами (ф. КО-2) або видатковими відомостями. Документи на видачу готівки підписують керівник і головний бухгалтер. До видаткових ордерів додають заяву на видачу готівки, розрахунки, тощо. Прибуткові касові ордери і квитанції до них, а також видаткові касові ордери і видаткові відомості заповнюються бухгалтером чорнилом темного кольору чорнильною або кульковою ручкою, за допомогою комп'ютерних засобів чи іншими способами, які забезпечили б належне збереження цих записів протягом установленого для зберігання документів терміну. Прибуткові та видаткові касові ордери до передавання в касу бухгалтер реєструє у журналі реєстрації прибуткових і видаткових касових документів (ф. КО-3). Приймання і видача готівки за касовими ордерами може проводитися тільки в день їх складання. Ордери, за якими операції не виконані (внаслідок відсутності осіб, які вносять або одержують кошти), анулюють, про що роблять відмітку у журналі реєстрації документів. Для виконання операції на наступний день у разі потреби складають новий ордер з новим номером.

Організація аналітичного й синтетичного обліку касових операційвключає: вибір регістрів аналітичного і синтетичного обліку касових операцій; методики і техніки аналітичного й синтетичного обліку касових операцій.

Для обліку операцій з готівкою використовують Касову книгу. Для кожної валюти ведуть окрему касову книгу. Аркуші касової книги нумеруються та шнуруються. Їх кількість засвідчується підписами керівника і головного бухгалтера та скріпляється відбитком печатки підприємства. За показниками касових ордерів операції з руху готівки записують до касової книги у день їх здійснення. У кінці робочого дня касир обраховує обороти по касі та виводить залишок готівки у касі. Перші примірники, що є невідривною частиною аркуша касової книги, залишаються у касовій книзі. Другий відривний примірник аркуша касової книги, є звітом касира, за яким вони звітують щодо руху грошей у касі.

Звіт касира є регістром аналітичного обліку касових операцій. Після перевірки та обробки звіту касира бухгалтер за його показниками заповнює Журнал 1 і Відомість 1.1, що є регістрами синтетичного обліку касових операцій. Їх заповнюють у хронологічному порядку. Вони є підставою для записів операцій до Головної книги.

Для відображення операцій в іноземній валюті також використовують Журнал 1 і Відомість 1.1, які відкривають для кожної з валют. Їх заповнюють у валюті здійснення операцій із перерахунком у національну грошову одиницю за курсом НБУ на день здійснення операцій.