2. Організація обліку руху запасів

Для організації документування операцій з руху запасів розробляють облікові номенклатури (табл. 9.2).

Таблиця 9.2

Перелік номенклатур з обліку запасів

Назва номенклатур	Призначення номенклатур	Носії інформації
Назва постачальників	Для обліку розрахунків з постачальниками Для обліку розрахунків з підзвітними особами Для обліку надходження запасів Для обліку наявності запасів на складах та місцях зберігання у структурних підрозділах	Прибутковий ордер (ф. № М-4) Акт приймання матеріалів (ф.№ М-7) Лімітно-забірна картка (ф. № М-8, М-9) Акт-вимога на додатковий відпуск (заміну) матеріалів (ф. № М-10) Товарно-транспортна накладна (ф.№ ТН-1)
Прізвище, ім’я та по-батькові підзвітної особи, яка придбала запаси
Назва структурного підрозділу, з якого надходять запаси (виготовлені на підприємстві, поворотні відходи, брак, матеріали від списання основних засобів або МШП)
Назва структурного підрозділу, у який відпускаються запаси для виготовлення продукції та ведення діяльності. Об’єкти калькулювання собівартості продукції	Для обліку матеріальних витрат за структурними підрозділами та об’єктами калькулювання	Накладна-вимога на відпуск (внутрішнє переміщення) матеріалів (ф.№ М-11) Реєстр приймання-здачі документів (ф.№ М-13) Картка складського обліку матеріалів (ф. № М-12) Накопичувальні відомості Відомість 5.1 Журнал 5 або 5А
Технічно правильна назва запасів та їх технічна характеристика (марка, тип, сорт, профіль та розмір) Кількість запасів та одиниця виміру Ціна за одиницю
Вартість запасів

Організація обліку надходження запасів на склади підприємства включає: встановлення порядку приймання запасів на склад; вибір форм первинних документів; розробку методики та техніки їх складання; розробку та затвердження графіків документообігу з руху запасів, встановлення порядку аналітичного і синтетичного обліку руху запасів.

Варіанти документування операцій з руху запасів:

1) На супровідних документах постачальників комірник проставляє штамп, у якому зазначає кількість оприбуткованих запасів, дату операції та підпис;

2) складання прибуткового ордеру (ф. № М-4) в одному примірнику на фактичну кількість запасів, що надійшли.

У разі надходження запасів без документів (“невідфактуровані поставки”), виявлення у процесі приймання недостач, порушення цілісності тари або упаковки, їх невідповідності вимогам стандартів, технічних умов, кресленням, зразкам договору або показникам, зазначеним у супровідних документах, цінності приймає спеціальна постійно діюча комісія, призначена наказом по підприємству. До її складу включають бухгалтера матеріального відділу, завідувача складом та представника постачальника або сторонньої незацікавленої організації. Комісія встановлює фактичну наявність запасів, їх якість, тощо та складає акт приймання матеріалів (ф. № М-7).

Організація обліку вибуття запасіввключає: вибір документів, необхідних для оформлення кожної операції (видача на виробничі потреби, передавання між структурними підрозділами, продаж, списання у разі невідповідності критеріям визнання активом); розробку робочої інструкції про порядок видачі зі складу кожного виду матеріальних цінностей; розробку робочої інструкції зі складання документів; розробку графіків документообігу та порядку аналітичного і синтетичного обліку вибуття запасів.

Відпуск виробничих запасів на виробничі потреби оформляють лімітно-забірними картками(ф. № М-8, М-9). Понадлімітний і одноразовий відпуск матеріалів безпосередньо у виробництво зі складу й заміна одних видів матеріалів іншими оформлюєтьсяактом-вимогою на додатковий відпуск (заміну) матеріалів (ф. № М-10). Акт виписують у двох примірниках: один примірник – для одержувача, другий – для складу.

Для обліку руху матеріальних цінностей усередині підприємства (оприбуткування поворотних відходів, відходів від браку, від ліквідації основних засобів, списання малоцінних та швидкозношуваних предметів та розбирання тимчасових не титульних споруд), а також при їх відпуску стороннім юридичним або фізичним особам виписується накладна-вимога на відпуск (внутрішнє переміщення) матеріалів (ф.№ М-11) у двох примірниках. Накладна обов’язково підписується головним бухгалтером.Товарно-транспортну накладну(ф. № ТН-1) виписують при перевезенні запасів вантажним автотранспортом.

Первинні документи зі складу до бухгалтерії здають за реєстром приймання-здачі документів(ф.№ М-13). Реєстр оформлюють у двох примірниках.

3. Організація обліку запасів на складах

Організація обліку запасів на складах включає: вибір регістрів кількісного-сортового обліку запасів; призначення матеріально-відповідальних осіб; забезпечення зразками підписів осіб, які мають право підписувати документи з руху запасів; журналами контрольних записів про стан складського обліку, номенклатурою запасів, бланками документів і регістрів складського обліку; встановлення графіку здачі первинних документів в бухгалтерію; розробку порядку проведення інвентаризації цінностей.

Складський облік– це сортовий кількісний облік матеріальних цінностей, який ведеться у місцях їх зберігання безпосередньо матеріально-відповідальною особою. З усіма матеріально-відповідальними особами укладають договори про повну матеріальну відповідальність.

Регістром аналітичного обліку запасів на складах є картки складського облікуматеріалів(ф. № М 12). Їх відкривають на початку року у бухгалтерії для кожного номенклатурного номеру запасів. Заповнені картки передають завідувачу складом під розписку у спеціальномуреєстрі карток складського обліку матеріалів. За кожним складом ведеться окремий реєстр видачі карток складського обліку.

У місцях зберігання кожного виду запасів прикріплюють матеріальний ярлик(ф. № М-16). У ньому зазначають основні показниками, що характеризують кожний вид запасів, у тому числі їх номенклатурний номер, тому ярлик служить паспортом для матеріальних цінностей.

Станом на останній день звітного місяця матеріально-відповідальна особа заповнює в одному примірнику у кількісному виразі відомість обліку залишків матеріалів на складі та передає її до бухгалтерії для співставлення показників з обліку запасів на складах та у бухгалтерії.

Запаси, які не належать підприємству(прийняті на відповідальне зберігання, давальницька сировина, невідфактуровані поставки, тощо) зберігають відокремлено. Їх облік ведуть у спеціальних книгах за видами, номенклатурними номерами запасів та за власниками, замовниками.