4. Організація технології облікового процесу
Основними стадіямитехнології облікового процесує: документування господарських операцій (реєстрація первинних показників), приймання документів бухгалтером, їх підготовка до обробки, контроль достовірності, обробка, зберігання, видача інформації та її передавання.
Організація документування господарських операцій включає: вибір форм первинних документів для кожного об’єкта обліку; технічних засобів і способів складання документів; призначення осіб, відповідальних за правильне і своєчасне складання документів; визначення часу документування кожного виду господарських операцій та переліку робіт, необхідних для створення документа, вибір способів передавання інформації від одного виконавця до іншого.
Приймання документів від матеріально-відповідальних осіб підтверджується підписом бухгалтера у супровідних регістрах (при прийманні звіту касира у касовій книзі), або супровідних документах (при прийманні документів з руху запасів у реєстрі ф. М-13), або спеціальних книгах (картках).
Підготовка облікової інформаціївключає кодування показників, їх запис або перезапис на електронних носіях інформації, декодування, розмноження носіїв інформації, а також створення електронних носіїв інформації.
Контроль достовірності показників полягає у перевірці змісту інформації, законності господарських операцій, їх економічної доцільності, а також правильності арифметичних підрахунків. Контроль необхідно здійснювати на усіх стадіях технологічного процесу, але обов’язково на двох з них: при одержанні інформації та її видачі з інформаційної системи. При надходженні документів у бухгалтерію вони ретельно перевіряютьсяза формою - встановлюють чи заповнені усі реквізити, а також чіткість, ясність записів, відсутність помарок, виправлень;по суті – чи правильно відображена господарська операція і чи відповідає вона цьому документу;законністю – чи відповідає господарська операція нормам чинного законодавства, чи не спричиняє вона шкоду юридичним або фізичним особам; правильністю арифметичних розрахунків.
Обробка показників– це перетворення первинної (вхідної) інформації у вихідну (підсумкову) шляхом логічних та розрахункових операцій. Сукупність технічних засобів, методів і відповідного технологічного і організаційного порядку, що використовуються в інформаційній обліково-економічній системі у процесі виконання її завдань, утворюютьформу обліку. У наш час застосовуються такі форми обліку: меморіально-ордерна, Журнал-Головна, журнально-ордерна, журнальна, спрощена, проста, комп’ютерна.
Система обробки облікової інформації включає: групування та перегрупування (сортування) документів; таксування, складання зведених документів і запис операцій у регістрах обліку, формування показників аналітичного та синтетичного обліку, узагальнення інформації.
Групування і перегрупування документів здійснюються за певною ознакою, що дозволяє вирішити певні облікові завдання. Вибір напрямків групування і перегрупування документів визначається потребами управління в інформації щодо руху або наявності кожного об’єкта господарювання.
Таксування– це розцінка документів шляхом множення ціни на кількість, тобто одержання суми або вартісної оцінки господарської операції.
Контирування– це процес розноски суми господарської операції по рахунках обліку.
Для узагальненняінформації поточного обліку використовують Головну книгу, оборотно-сальдову відомість, тощо.
Облікову реєстрацію необхідно здійснювати систематично і регулярно у міру надходження документів до бухгалтерії. Господарські операції в облікових регістрах необхідно відображувати у тому звітному періоді, у якому вони були здійснені, тобто облікові регістри слід складати щомісяця. Це дозволить своєчасно з належною якістю виконати облікові роботи. Послідовність заповнення облікових регістрів зображена на рис. 4. 3.
Рис. 4.3. Послідовність заповнення облікових регістрів
Видача інформаціївключає такі технологічні процеси: перекодування показників на мову користувачів; запис на носіях у вигляді, що дозволяє їх прочитати; редагування, оформлення, розмноження, комплектація.
Організація складання звітностівключає: визначення форм звітності та терміни їх подання; користувачів звітності; осіб, відповідальних за виконання кожного виду робіт; строків підготовки інформації та складання форм звітності; способів передавання форм звітності користувачам; технічних засобів, необхідних для складання звітності. Для забезпечення своєчасного складання звітності розробляють і затверджують табель-календар звітності (табл. 4.2).